Landkreis Birkenfeld auf dem Weg zur virtuellen Verwaltung

Elektronische Archivierung statt Hängeregistratur

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Anbindung an C.I.P.-Kommunal

Karl Heinz Müller, Abteilungsleiter Finanzen beim Landkreis Birkenfeld, zeigt sich dementsprechend sehr zufrieden: „Durch die Nutzung von ELOprofessional konnten wir die traditionelle Archivierung im Referat Kreisstraßenbau weitgehend einstellen.“ In seiner Abteilung wurde zudem die komplette Dokumentation bei der Umstellung auf die doppelte Haushaltsführung (DOPPIK) mithilfe des ELO-Systems realisiert. Im Zuge dessen wurde ELOprofessional im Juli 2005 an die im Hause befindliche Finanzlösung C.I.P.-Kommunal angebunden.

Seither versehen die Sachbearbeiter die Anordnungsbelege mit einem Barcode und scannen sie an zentraler Stelle in das DMS ein. Die komplette Verschlagwortung und Archivierung inklusive aller buchungsbegleitenden Belege erfolgt vollautomatisch. Über den Barcode zieht ELO sich alle zugehörigen Metadaten aus der Datenbank der Finanzsoftware. Die Archivstruktur in ELO ist durch den Verwaltungsgliederungsplan vorgegeben und wird automatisch befüllt. Parallel zu dieser Struktur generiert das DMS anhand sogenannter „Dynamischer Register“ eine zweite Sicht analog zum aktuellen Haushaltsplan.

Dabei bildet das System etwaige Änderungen in der Struktur der Haushaltspläne automatisch ab. Sowohl der Umfang der archivierten Metadaten als auch die Suchmodi der Metadatenfelder (wie beginnt mit, enthält, phonetische Suche etc.) werden bei der Konfiguration den jeweiligen Anforderungen angepasst. ELOprofessional archiviert die Dokumente rechtskonform, jegliche Änderungen oder Löschungen dokumentiert die Software automatisch. Zudem sichert ein ausgeklügeltes Rechtesystem die Dokumente vor unberechtigtem Zugriff.

Pilotprojekt: Elektronische Genehmigungsprozesse

Für die Zukunft plant die Kreisverwaltung einen Genehmigungsablauf, der frei von Medienbrüchen komplett elektronisch gesteuert und bearbeitet wird. Hierzu wurde Anfang 2009 der Zeichnungsprozess auf der digitalen Ebene abgebildet. Der Sachbearbeiter oder der zuständige Zeichnungsberechtigte leitet nun die Anordnungen sukzessive weiter – entweder an die Kasse oder die Anlagenbuchhaltung in der Finanzabteilung.

Des Weiteren sollen die Sachbearbeiter künftig irreversible, elektronische Stempelobjekte an den Dokumenten anbringen können, sodass sie neben den Anwenderdaten (Benutzername, Datum und Uhrzeit) individuelle Kommentare eintragen können.

Dabei lassen sich die einzelnen Workflow-Schritte mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Der Vorteil dabei: um ein Vielfaches beschleunigte Prozessabläufe sowie transparente Bearbeitungsstände, die sicher nachvollzogen werden können.

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