Landkreis Birkenfeld auf dem Weg zur virtuellen Verwaltung

Elektronische Archivierung statt Hängeregistratur

05.10.2009 | Redakteur: Gerald Viola

Projektteam vor dem Verwaltungsgebäude Birkenfelder Schloss
Projektteam vor dem Verwaltungsgebäude Birkenfelder Schloss

Stetig wachsende Dokumentenbestände stellten den Landkreis Birkenfeld vor die Herausforderung, das konventionelle Ablagesystem und damit seine Verwaltungsprozesse zu modernisieren. Lange Suchzeiten standen einem qualitativ hochwertigen Service am Bürger entgegen. Außerdem hatten die langen Aufbewahrungsfristen immer mehr teure Archivfläche zur Folge. Ein Dokumentenmanagementsystem versprach Abhilfe.

Der Landkreis Birkenfeld liegt im westlichen Rheinland-Pfalz an der Grenze zum Saarland. Er umfasst vier Verbandsgemeinden sowie die Stadt Idar-Oberstein mit insgesamt etwa 90.000 Einwohnern. Die Verwaltung des Landkreises mit ihren rund 170 Mitarbeitern ist auf mehrere Standorte in der Kreisstadt Birkenfeld und der Stadt Idar-Oberstein verteilt.

Um seinen Aufgaben künftig noch besser nachkommen zu können und dabei den wachsenden Kostendruck im Zaume zu halten, beschloss der Landkreis im Jahr 2001, ein elektronisches Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen. Nach einer umfassenden Evaluation relevanter Systeme entschieden sich die Verantwortlichen Mitte 2001 für die DOMEA-konforme DMS-/Archivsoftware ELOprofessional aus dem Hause ELO Digital Office. „ELOprofessional bietet eine ideale, an unsere Anforderungen angepasste Systemplattform. Wichtig war uns neben der Abbildung gesetzlicher Vorschriften insbesondere eine hohe Benutzerfreundlichkeit, sprich einfache Handhabung, sowie eine hohe Flexibilität des Systems“, erläutert Martin Hehner, EDV-Projektleiter ELO beim Landkreis Birkenfeld.

Pilotprojekt Medienarchiv

Im Juli 2001 erfolgte der Startschuss im Bereich des Presse- und Bildarchivs. Binnen weniger Monate wurde die bis dahin geführte Hängeregistratur auf eine elektronische Ablage umgestellt. Seither werden alle Pressemitteilungen und Veröffentlichungen sowie das Bildarchiv des Kreises elektronisch erfasst und archiviert. „Das System zeigte sehr schnell das enorme Potenzial, das wir auch in weiteren Bereichen unserer Verwaltung nutzen wollten. Die Umstellung fiel dank der intuitiven Bedienung des neuen Systems leicht, das analog zur vorherigen Papierablage logisch strukturiert wurde. Vor allem aber machten die kombinierten Suchmöglichkeiten über Indexdaten sowie die integrierte Volltextdatenbank die Recherche nach Informationen zum Kinderspiel“, berichtet Hehner.

Aufgrund der positiven ersten Erfahrungen dehnte der Landkreis den Einsatz des DMS nach sechs Monaten auf andere Verwaltungsbereiche aus. Seither werden im Bereich der Führerscheinstelle alle Antragsdokumente per Scanner erfasst und mit Hilfe einer OCR-Auswertung automatisch archiviert. Im Baureferat konnten mehrere Regalwände mit Hunderten von Papierordnern geräumt werden. Sie umfassten bis dato die Baustatiken aller genehmigungspflichtigen Neubauten seit dem Ende der 1960er Jahre.

Im Januar 2002 wurden auch die Büroleitung, das Landratssekretariat sowie der Sitzungsdienst in das Projekt einbezogen. Seither kann sich die Führungsebene der Verwaltung einer integrierten Kommunikationsplattform bedienen. Dank der Verzahnung mit Microsoft Office – inklusive der direkten Anbindung von Outlook-Mail und der Aufgabenliste – wickeln die Mitarbeiter nunmehr alle dokumentenbezogenen Arbeitsprozesse über das ELO-System ab.

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