Case Study[Gesponsert]

Elektronische Akten statt Aktenberge

| Autor: Sabina Merk

Die idyllische Wallfahrtskirche der Stadt Ellwangen
Die idyllische Wallfahrtskirche der Stadt Ellwangen (© Stadt Ellwangen)

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In Ellwangen verbindet sich altehrwürdige Architektur mit zukunftsweisendem Verwaltungshandeln. Das moderne Mittelzentrum in Baden-Württemberg setzt seit dem Jahr 2017 auf automatisierte Geschäftsprozesse und eine digitale Aktenführung auf der Basis einer Software für Enterprise-Content-Management (ECM). Ziel war, Dokumente und Informationen frei von Medienbrüchen zu verarbeiten und eine ganzheitliche Sicht auf die Akten zu erhalten.

In der mit mehr als 25.000 Einwohnern drittgrößten Kommune im Ostalbkreis hat die Verbindung zwischen kulturgeschichtlichem Erbe und moderner Infrastruktur immer schon eine entscheidende Rolle gespielt. Ellwangen hat mit der Basilika aus der Spätromantik, die das Stadtbild bis heute prägt, einem weitläufigen Renaissance-Schloss und einer barocken Wallfahrtskirche auf dem Schönenberg viel zu bieten. Auf ihr kulturelles Erbe ist die Stadt zurecht sehr stolz und kulturinteressierte Besucher kommen hier voll auf ihre Kosten. Doch damit nicht genug: Zahlreiche mittelständische Firmen und Großbetriebe haben sich dort ­angesiedelt und zum wirtschaftlichen Erfolg beigetragen.

Auf ihrer historischen Vergangenheit ruht sich die Stadt mit ihrer über 1.250 Jahre alten Geschichte jedoch keineswegs aus. Die jüngsten Entwicklungen zeugen von ­einer großen Innovationskraft, die Ellwangen auch in Zukunft zu ­einem spannenden Ort macht. Die Stadt bietet allen Bürgern und ­Besuchern bereits heute einen kostenlosen Internetzugang im Innenstadtbereich. Zudem setzen sich dort verschiedene Akteure und Händler für den fairen Handel ein, was Ellwangen 2018 die Auszeichnung „Fairtrade Town“ einbrachte. Und im Jahr 2026 steht ein ganz besonderes Ereignis auf dem Programm: Die Stadt an der Jagst wird Ausrichter der Landesgartenschau – wodurch sich im Bereich der Stadtentwicklung auf viele Jahre hinaus ganz neue Perspektiven ­ergeben.

Gute Ideen wurden in Ellwangen also immer gerne aufgegriffen und in die Tat umgesetzt. Da ist es beinahe schon selbstverständlich, dass die Stadt auch beim Thema „Digitale Verwaltung“ Vorreiter sein wollte.

Digitales Verwaltungs­handeln als Investition

Um auch in der Stadtverwaltung zukunftsfähig zu sein, hat sich ­Ellwangen daher im Jahr 2017 ­dafür entschieden, die Verwaltungsabläufe zu digitalisieren und zu automatisieren. Bereits frühzeitig hatten sich die Verantwortlichen mit der Thematik und der Einführung einer Lösung zur digitalen Aktenverwaltung auf kommunaler Ebene beschäftigt. Aufgrund der Vielzahl an unterschiedlichen Verfahren lag es der Stadtverwaltung dabei vor allem am Herzen, eine Lösung zu finden, die sich einfach in die in der ­Behörde bereits eingesetzten Drittsysteme integrieren ließ.

Dabei wurden die zugrundeliegenden Anforderungen in einer europaweiten Ausschreibung festgelegt. „Zu unseren wichtigsten Vorgaben gehörten dabei zum einen die Einführung eines elektronischen Aktenplans sowie die Digitalisierung und automatische Weiterverarbeitung der Posteingänge. Zum anderen legten wir aber auch auf die Möglichkeit Wert, E-Mails direkt aus der elektronischen ­Akte heraus zu erstellen und zu verarbeiten“, berichtet Franziska Schillerwein, Leitung Organisation/Projektleitung bei der Stadt Ellwangen.

Im Zuge des Ausschreibungsverfahrens konnte die elektronische Akte aus dem Hause des Stuttgarter ECM-Herstellers ELO Digital Office punkten. Für die Entscheidung zugunsten der ECM-Suite ELOenterprise in Kombination mit der Business Solution ELO Public Sector sprach vor allem deren ­Flexibilität und intuitive Bedienbarkeit. Weitere ausschlaggebende Faktoren waren aber auch das attraktive Preis-/Leistungsverhältnis sowie die Möglichkeit, eine Kommunalverwaltungslizenz ­ohne Anwenderbegrenzung zu erwerben.

Mit der Einführung der E-Akte wurde der ELO Business Partner n-komm aus Karlsruhe beauftragt, der auf das Thema rechtskonformes Arbeiten für die öffentliche Verwaltung in Kommunen spezialisiert ist. Die Implementierung der ECM-Suite startete im April 2017 und konnte nach drei Monaten abgeschlossen werden. Die auf Best-Practice-Ansätzen basierende Business Solution war sofort einsatzfähig. Es folgte eine viertägige Schulung der Anwender und seither profitieren die Bereiche Bildung und Soziales, das Organisationsamt, die IT-Abteilung sowie das Kulturamt von der digitalen Arbeitsweise. „Das Projektteam hat sich rasch im Umgang mit dem neuen System vertraut gemacht und möchten dessen Vorteile heute nicht mehr missen“, ergänzt Franziska Schillerwein.

Jürgen Seifer (IT-Leitung/Projektleitung) und Franziska Schillerwein (Organisation/Projektleitung) von der Stadt Ellwangen
Jürgen Seifer (IT-Leitung/Projektleitung) und Franziska Schillerwein (Organisation/Projektleitung) von der Stadt Ellwangen (© Stadt Ellwangen)

Digitale Aktenführung ­erfolgreich integriert

Bereits direkt bei der Einführung der E-Akte in die genannten Pilotbereiche zeigte sich der Mehrwert der Business Solution, denn sie ließ sich perfekt in die vorhandenen Strukturen des kommunalen ­Aktenplans integrieren. Benutzer haben seither die Möglichkeit, elektronische Akten nach der ihnen ­bekannten Systematik anzulegen und diese nach fachlichen Kriterien weiter zu strukturieren. Dafür stehen unterschiedliche Akten­typen, Teilakten, Register und Vorgänge zur Verfügung.

Zudem besteht nun die Möglichkeit, Dokumente, Rechnungen und Belege direkt beim Posteingang mit Hilfe der ECM-Suite zu digitalisieren. Die Dokumente können daraufhin entsprechend weiterverarbeitet und automatisch der ­zugehörigen E-Akte zugewiesen werden.

Die Prozesse und Geschäftsgänge in den verschiedenen Fachabteilungen werden mit Hilfe des in die ECM-Suite integrierten Workflows automatisiert gesteuert. „Besonders wichtig war uns hierbei, dass sich bereits bestehende Prozesse und vorhandene Dokumentenvorlagen einfach in die E-Akte einbinden ließen“, so die Projektleiterin. Damit gehören Medienbrüche der Vergangenheit an. Außerdem werden alle relevanten Dokumente und Informationen zentral in der E-Akte vorgehalten.

Schriftgutverarbeitung direkt in ELO

Um E-Mails und anderes Schriftgut direkt in der E-Akte erstellen und verarbeiten zu können, wurde diese mit dem eigens von ­n-komm entwickelten Tool für Schriftgutmanagement gekoppelt. Damit können die Mitarbeiter in der Stadtverwaltung nun zum Beispiel Serienbriefe in Microsoft Word ­direkt aus der E-Akte heraus erstellen. Die Vorlagen dazu werden zentral in der ECM-Suite verwaltet und automatisch mit den entsprechenden Adressdaten aus der ­E-Akte befüllt. Des Weiteren haben die IT-Spezialisten die ­E-Akte mit der GroupWare-Software GroupWise von Micro Focus verzahnt, so dass die Anwender auch direkt aus der E-Akte heraus E-Mails versenden können.

Damit wird eine medienbruchfreie Verarbeitung sämtlicher Dokumente – vom Posteingang bis hin zum Erstellen und Versenden ­dazugehöriger Dokumente und ­E-Mails – direkt aus der Verwaltungsakte heraus möglich. Alle ­Dokumente werden automatisch gesteuert, gezeichnet, korrigiert und freigegeben sowie den entsprechenden Geschäftsgängen zugeordnet. So erhalten die Nutzer der Business Solution in der Stadtverwaltung erstmals eine ganzheitliche Sicht auf die gesamten Akten.

Fazit und Ausblick

Innerhalb kurzer Zeit hat die Stadt Ellwangen mit der E-Akte den Schritt in die elektronische Aktenverwaltung gemeistert. „Der große Erfolg des Projekts liegt im ­Wesentlichen in der gelungenen Teamarbeit und der guten Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten begründet. Das fördert auch die Akzeptanz der ­Lösung bei den Anwendern in unserer ­Behörde“, resümiert Franziska Schillerwein. „Nicht nur hat uns die E-Akte vollständig überzeugt, auch die kompetente Zusammenarbeit mit dem ELO Business Partner hat uns bei der Stadtverwaltung begeistert.“

Die Anwender profitieren dabei nicht nur von der neuen Arbeitsweise ohne Medienbrüche, sondern auch von der integrativen Wirkung der digitalen Prozesssteuerung durch den ELO Workflow. Mit Hilfe der bereitgestellten Schnittstellen werden erstmals fachspezifische Informationen und Dokumente automatisiert und vorgangsbezogen in die jeweiligen ­Geschäftsgänge eingebunden. Die damit verbundene Effizienzsteigerung im Verwaltungshandeln ist enorm. Hinzu kommt die hohe ­Flexibilität und Skalierbarkeit der ­Lösung: Über spezielle Berechtigungssteuerungen und Funktionen zur Akteneinsicht werden die an die Datensicherheit und den Datenschutz gestellten Anforderungen jederzeit erfüllt.

Aufgrund der positiven Erfahrungen erarbeitet die Stadt Ellwangen gemeinsam mit n-komm weitere Teilprojekte: Die Projektbeteiligten arbeiten gerade mit Hochdruck an der Einführung der E-Rechnung. Im nächsten Schritt erfolgt ­anschließend die Einführung einer digitalen Personalakte auf Basis der Business Solution ELO HR ­Personnel File. Ein weiterer Beweis für die Innovationsfreude der Stadt an der Jagst, die Leistungsstärke und Flexibilität der ECM-Lösung sowie für die gute Zusammenarbeit mit den IT-Spezialisten.

Weitere Informationen

zu den Softwarelösungen von ELO erhalten Sie unter www.elo.com.

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