Digitale Rechnungsprozesse

eInvoicing im Public Sector

| Autor / Redakteur: Marcus Laube* / Susanne Ehneß

Unbekanntes Terrain

Erschreckend ist jedoch die Tatsache, dass fast drei Viertel der befragten Kommunen noch keine Umstellung planen. 90 Prozent der Nicht-Nutzer konnten mit elek­tronischen Rechnungen nichts ­anfangen und gaben an, dass ihnen das Thema gänzlich unbekannt sei. Angesichts der gesetzlich vorgeschriebenen Umstellung bis 2018 ein alarmierendes Ergebnis. Dass das Thema eInvoicing zu komplex und bisher keine Zeit gewesen sei, sich damit auseinanderzusetzen, gaben 23 Prozent der befragten Kommunen als Begründung an.

Ein weiteres Fünftel sieht noch keinen akuten Handlungsbedarf, da bis zur Deadline 2018 noch genug Zeit für eine Umstellung sei. Angesichts der Tatsache, dass eine Umstellung nicht nur innerhalb weniger Wochen vorgenommen werden kann, sondern auch ein massives Einsparpotenzial birgt, ist die zögerliche Haltung der Kommunen kaum nachvollziehbar.

Vorteile der eRechnung

Die Vorteile, die digitalisierte Rechnungsprozesse bieten, sind zahlreich:

  • Kosten pro erstellter und empfangener Rechnung sinken,
  • transparente und effiziente Prozesse,
  • kürzere Bearbeitungszeit,
  • geringere Quote von Erfassungsfehlern,
  • Kosten für Transport und manuelle Weiterbearbeitung entfallen,
  • Umweltschutz,
  • Kapitalmanagement besser planbar, dadurch steigende Liquidität,
  • keine physischen Archive nötig,
  • einfacheres Wiederfinden bestimmter Rechnungen,
  • Stärkung der Kunden- und Lieferantenbeziehung,
  • dem als „Optical Character Recognition (OCR)“-Verfahren überlegen, da eine automatisierte Texterkennung aufwendig ist und die Fehlerquote in die Höhe treibt.

Europa

Einige europäische Länder haben bereits Gesetze verabschiedet, die eine vollständige Implementierung elektronischer Rechnungsprozesse im Öffentlichen Sektor begünstigt haben.

So liegt beispielsweise in den skandinavischen Ländern der Anteil elektronischer Rechnungen bereits bei 40 Prozent. Österreich führte die verpflichtende digitale Rechnung bereits im Januar 2014 ein, und in Italien gehört die Papierrechnung an die Öffentliche Verwaltung seit April dieses Jahres endgültig der Vergangenheit an. Ohne die Schaffung einer EU-Norm könnte allerdings ein europaweiter Rechnungsaustausch unmöglich werden.

Initiativen

Wie in allen EU-Ländern gibt es auch in Deutschland Verbände und Initiativen wie das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und den Verband elektronische Rechnung (VeR), deren Ziel es ist, die digitale Rechnungsstellung voranzutreiben (siehe Seite 3).

Der Öffentliche Sektor in Deutschland ist verpflichtet, seiner Rolle als treibende Kraft im Umstellungsprozess gerecht zu werden. Es gilt, sich ein Beispiel an unseren europäischen Nachbarn wie der Schweiz, Österreich oder Skandinavien zu nehmen.

Für eine zeitnahe und reibungs­lose Umsetzung der neuen Richtlinien und die Einführung der entsprechenden Datenformate müssen die Kommunen nun also die nötigen logistischen Voraussetzungen schaffen und den passenden eInvoicing-Anbieter finden.

Erfahren Sie auf der nächsten Seite mehr zu den rechtlichen Grundlagen der eRechnung.

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