Elektronische Beschaffung im Public Sector Eintrittsbarrieren beseitigen

Von Manfred Klein

Noch gibt es bei der elektronischen Beschaffung zahlreiche Hürden. Das ist jedenfalls das Ergebnis einer Studie, die von der Universität der Bundeswehr und von Amazon Business durchgeführt wurde. eGovernment Computing sprach dazu mit Prof. Dr. Michael Eßig, Professor für Allgemeine Betriebswirtschaftslehre an der Universität der Bundeswehr München und Florian Boehme, Country Manager Amazon Business DACH.

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Prof. Dr. Michael Eßig, Professor für Allgemeine Betriebswirtschaftslehre, Universität der Bundeswehr München (l.) und Florian Boehme, Country Manager Amazon Business DACH mit der Studie
Prof. Dr. Michael Eßig, Professor für Allgemeine Betriebswirtschaftslehre, Universität der Bundeswehr München (l.) und Florian Boehme, Country Manager Amazon Business DACH mit der Studie
(© Amazon)

Herr Eßig, was bringt eine Universität der Bundeswehr dazu – sieht man von der Frage der Drittmittel einmal ab –, an einem elektronischen Marktplatz zu forschen?

Eßig: Wir forschen schon seit vielen Jahren zu Fragestellungen der öffentlichen Beschaffung – ein Thema, das bislang trotz des hohen Beschaffungsvolumens von geschätzt 350 Milliarden Euro pro Jahr betriebswirtschaftlich noch kaum untersucht wird. In diesem Zuge befassen wir uns damit, wie die öffentliche Beschaffung modernisiert werden kann – eine zentrale Rolle spielt dabei selbstverständlich die Digitalisierung.

Nicht nur die neue Bundesregierung möchte laut Koalitionsvertrag „öffentliche Vergabeverfahren vereinfachen, professionalisieren, digitalisieren und beschleunigen“. Viele öffentliche Beschaffer:innen wünschen sich, ihre knappen Ressourcen möglichst effizient einsetzen zu können. Elektronische Kommunikationsmittel im Vergabeverfahren sind in der Zwischenzeit nicht nur gewollt, sondern verpflichtend. Das kann aber nur der erste Schritt sein – Digitalisierung ist mehr.

Nun ist das Vergabe- und Beschaffungsrecht ja keine ganz einfache Materie. Wo sehen Sie die größten Herausforderungen, wenn es darum geht, geltendes Recht ins digitale Zeitalter zu überführen? Ist das Recht in seiner derzeitigen Form überhaupt tauglich für die Digitalisierung, und welche Rolle spielt dabei Brüssel?

Eßig: Prinzipiell ist das geltende Recht definitiv tauglich und bietet Spielraum, um digitale Lösungen wie einen elektronischen Marktplatz auch im öffentlichen Sektor einsetzen zu können. Zwar sind die Begrifflichkeiten „Elektronischer Marktplatz“ oder „(Angebots-)Vermittler“– keine Begrifflichkeiten der öffentlichen Auftragsvergabe, allerdings findet sich in der Begründung zur EU-Vergaberichtline der Begriff der „Nebenbeschaffungstätigkeit“ (Art 2, Abs. 1 Nr. 15 VRL 2014/24/EU), unter dem sich diese wohl subsumieren ließen.

Nichtsdestotrotz gibt es Potenzial, das Vergaberecht offener für die Einführung digitaler Lösungen zu gestalten. Im speziellen Fall der elektronischen Marktplätze wäre dies über eine Aufnahme und Definition der Rolle von Marktplätzen oder (Angebots-)Vermittlern in den Vergabeverordnungen möglich. Eine klare Definition dieser Begrifflichkeiten würde die öffentliche Auftragsvergabe konzeptionell auf die Nutzung elektronischer Marktplätze vorbereiten und öffentlichen Auftraggebern ein Gefühl der Sicherheit bei der Nutzung der Lösung vermitteln.

Die Vorschriften der EU gelten erst ab bestimmten Wertgrenzen oder Schwellenwerten (zum Beispiel 215.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungsaufträge). Alle Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge in der EU bis zu diesen Schwellenwerten werden auf Grundlage nationaler Vorschriften durchgeführt. Nichtsdestotrotz besitzt die Europäische Union einen gewissen Hebel, um durch Richtlinien oder Grundsätze die Digitalisierung in den Mitgliedsstaaten voranzutreiben beziehungsweise zu forcieren.

Die Digitalisierungsdiskussion im Public Sector wird derzeit vor allem von den Themen digitale Souveränität und Governance bestimmt. Inwieweit passt da das Angebot eines privatwirtschaftlichen Unternehmens – noch dazu eines US-amerikanischen?

Böhme: Die Notwendigkeit der Digitalisierung ist im öffentlichen Sektor angekommen – nun muss es an die Umsetzung gehen. Es geht also um eine nachhaltige Organisationstransformation und Aufsetzung neuer Prozesse. Wir dürfen bei Amazon Business schon mit vielen Kunden im öffentlichen Sektor zusammenarbeiten, die sich dieser Themen sehr bewusst sind und in diesem Umfeld voranschreiten. In diesem Zusammenhang machen sich die unterschiedlichen Institutionen des öffentlichen Sektors genaue Gedanken, welche Leistungen sie vergeben oder welche sie eigenständig erledigen. So ist die Vergabe an privatwirtschaftliche Unternehmen in bestimmten Fällen die wirtschaftlichste Option und wird strategisch getroffen.

Die Studie von der Universität der Bundeswehr München zeigt zum Beispiel auf, dass der Aufbau eines elektronischen öffentlichen Beschaffungsmarktplatzes die Wirksamkeit der Vergabeprinzipien (Wirtschaftlichkeit, Wettbewerb, Verhältnismäßigkeit) für marktgängige Leistungen verbessert. So kann etwa ein Service nach dem Vorbild gängiger B2B-Lösungen wie Amazon Business mit Funktionalitäten wie der Dokumentation der Angebotsvergleiche oder der elektronischen Rechnungsstellung die Arbeit öffentlicher Beschaffer unterstützen und noch effizienter und einfacher machen. Das Ziel muss also sein, dass ein elektronischer Beschaffungsservice im öffentlichen Sektor das Vergaberecht erfüllt, besonders nutzerfreundlich für Nachfrager und Anbieter ist sowie ein hohes Maß an IT-Sicherheit ermöglicht.

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