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Eine echte Option

Einsatzmöglichkeiten des E‑Postbriefs in Behörden

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Für welche Fachverfahren der Öffentlichen Verwaltung ist der E-Postbrief konkret geeign­et?

Schulz: Will die Öffentliche Verwaltung den E-Postbrief mit elektronischer Zustellung einsetzen, bedarf es zunächst einer Prüfung, ob überhaupt ein durch Rechtsvorschrift angeordnetes Schriftformerfordernis vorliegt. Stellt sich heraus, dass dies nicht der Fall ist, bestehen keine Bedenken, den E-Postbrief auch für die Verwaltungskommunikation, das heißt, eine große Vielzahl von Fachverfahren, einzusetzen.

Ist der E-Postbrief ein echtes Schriftformäquivalent?

Schulz: Teils, teils. Der E-Postbrief mit klassischer Zustellung ist nämlich keine „elektronische Übermittlung“. Maßgeblich ist das intendierte „Ergebnis“ der Kommunikation; eine elektronische Kommunikation im Sinne des §3a VwVfG liegt daher nur vor, wenn den Empfänger ein nicht-verkörpertes Dokument erreicht. Damit bringt die Vorschrift zugleich zum Ausdruck, dass für die (öffentlich-rechtliche) Schriftform nicht die Unterschrift, sondern die Verkörperung das ausschlaggebende Kriterium ist.

Ob der hybride E-Postbrief die Funktionen der Schriftform erfüllt, ist daher ausgehend von allgemeinen Rechtsgrundsätzen zu beantworten. So legt §37 VwVfG fest, dass ein schriftlicher Verwaltungsakt die erlassende Behörde erkennen lassen und die Unterschrift oder die Namens­wiedergabe des Behörden­leiters enthalten muss.

Schriftlichkeit bedeutet Verkörperung einer Gedankenerklärung. Auch beim Tele- oder Computerfax (mittlerweile anerkannte Schriftformäquivalente) ist der Entäußerungswille des Absenders nicht auf die elektronische Übermittlung eines Schriftstücks gerichtet.

Beim Computerfax ändert sich nichts an der gewollten Schriftform, da der Absender vom bestimmungsgemäßen Ausdruck der Sendung durch das Faxgerät des Empfängers ausgehen kann. Gleiches gilt für den E-Postbrief mit klassischer Zustellung.

Eine von §37 geforderte Namenswiedergabe lässt sich ebenfalls sicherstellen. Lediglich soweit eine eigenhändige Unterschrift erforderlich ist, scheidet die Kommunikation über den Hybridbrief aus. In der rein elektronischen Variante besteht aufgrund der eindeutigen gesetzlichen Regelung (§3a Abs. 2 VwVfG) derzeit keine Möglichkeit, eine gesetzlich angeordnete Schriftform ohne qualifizierte elektronische Signatur zu ersetzen.

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