Neue Wege im Schnittstellenmanagement

Einfach kommunizieren via Datendrehscheibe

| Autor / Redakteur: Gerald Plessnitzer, Torben Hingst / Susanne Ehneß

Gerald Plessnitzer, IT-Leiter der FH Kärnten
Gerald Plessnitzer, IT-Leiter der FH Kärnten (Bild: FH Kärnten)

Der Grund für die Genauigkeit: Je spezifischer die FH die einzelnen Arbeitsschritte im Prozess aufnahm und dokumentierte, desto besser ließen sie sich im Pflichtenheft berücksichtigen und später abbilden. Im Laufe des Projekts entstand eine enge und effiziente Zusammenarbeit mit einer Lernkurve für beide Seiten.

Direkte Kommunikation

Die Implementierung erforderte eine gute Kommunikation zwischen der FH und Mach, auch über die relativ große räumliche Distanz hinweg. Es gab einen direkten Draht zum Team – samt partnerschaftlicher Zusammenarbeit „auf Augenhöhe“, von der das Projekt ebenso profitierte wie vom externen Prozess- und Schnittstellen-Know-how. Inklusive Schulungen waren nur wenige Vor-Ort-Termine notwendig: Mithilfe von WebEx-Sitzungen wurde der Server effizient implementiert. Ein weiterer Vorteil der Lösung: Für die Verbindung des Campusmanagements und des ERP-Systems mit der Personalsoftware war keine Rücksprache mit dem Personalmanagement-Hersteller nötig.

Überschaubare Investition

Unterm Strich war die Einführung des Integrationsservers nicht viel aufwendiger als bei Punkt-zu-Punkt-Schnittstellen, und die Vorteile wogen die Investition schon nach kurzer Zeit deutlich auf. Für die IT ist das gesamte Handling der Schnittstellen vereinfacht, die bestehenden können wesentlich leichter angepasst und neue zügig realisiert werden – mittelfristig auch ohne Unterstützung von Mach. Auch Programm-Updates verlieren ihren „Schrecken“, weil nur noch geringfügige Anpassungen am Integrationsserver notwendig sind.

Weitere Vorteile sind die bessere Austauschbarkeit von Drittsystemen sowie die zentrale Verwaltung, die einen sehr guten Überblick über die diversen Schnittstellen ermöglicht. Auch das Monitoring ist verbessert: Die Buchhaltung oder die Personalabteilung erhalten Informationen über die Funktionstüchtigkeit in Echtzeit. So kann bei Bedarf sofort eingegriffen werden. Der automatische Datenabgleich kommt den Anwendern zugute und erleichtert ihre Arbeit spürbar.

Fazit

Damit hat die IT-Abteilung ein wichtiges Anliegen umgesetzt: Prozesse zu optimieren und zu vereinfachen. Insgesamt stehen an der FH Kärnten nicht länger Bits und Bytes im Vordergrund. Stattdessen löst die effiziente Unterstützung von Prozessen die reinen Infrastrukturthemen ab. Hierzu will sich die FH in Zukunft mithilfe von Prozesslandkarten Transparenz verschaffen, um die Anwender noch zielgerichteter zu entlasten und Geschäftsprozesse zu verschlanken.

Entsprechend gehören der Ausbau des Integrationsservers und die Einführung der neuen Mach-ERP-Software in Web-Technologie zu den Themen der nahen Zukunft. Auch eine Bring-Your-Own-Device-Strategie für die Studierenden wird umgesetzt und die interne Software-Entwicklung auf Scrum umgestellt. Aufgaben, bei der sich die Verantwortlichen auf ein gutes IT-Team verlassen können und auch von den Erfahrungen anderer – Hochschulen oder Hersteller – profitieren.

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