Neue Wege im Schnittstellenmanagement

Einfach kommunizieren via Datendrehscheibe

| Autor / Redakteur: Gerald Plessnitzer, Torben Hingst / Susanne Ehneß

Die IT an der FH Kärnten sorgt für reibungslose Abläufe
Die IT an der FH Kärnten sorgt für reibungslose Abläufe (Bild: FH Kärnten / Helge Bauer)

Je komplexer die IT-Infrastruktur und je etablierter die einzelnen Systeme, umso aufwendiger das Schnittstellenmanagement. Die Fachhochschule Kärnten löst dies mit neuen Methoden: Statt herkömmlicher Punkt-zu-Punkt-Verbindungen kommt der „Mach Integrationsserver“ zum Einsatz.

Gesicherter Betrieb, Anwendersupport, Software-Entwicklung an Systemen und Schnittstellen – die IT an der FH Kärnten sorgt für reibungslose Abläufe, 24 Stunden am Tag, an 365 Tagen im Jahr. Dafür sind zahlreiche Fachverfahren im Einsatz – allein in der Verwaltung unterstützen rund 20 Programme die Arbeit. Seit deren Einführung vor zehn oder 15 Jahren haben sie sich allerdings parallel weiterentwickelt. Bei der Pflege und Entwicklung standen eher fachliche Kriterien im Vordergrund und weniger die Kommunikation der Systeme untereinander. Das bedeutet, dass die IT die Arbeitsprozesse nicht mehr immer bestmöglich unterstützt.

Der Optimierungsbedarf machte sich unter anderem rund um das führende Personalmanagementsystem bemerkbar: Von hier aus müssen Daten unter Berücksichtigung der Datenschutzbestimmungen verschiedensten Anwendungen zur Verfügung gestellt werden. Aber nicht alle benötigten Schnittstellen können realisiert werden, da der zeitliche und finanzielle Aufwand zu hoch sind. So findet oftmals kein automatischer Datenabgleich statt. Das Resultat: Mehrfacheingaben und unterschiedliche Datenstände – und letztendlich eine hohe Belastung der Mitarbeiter.

Optimal ist anders

Aus IT-Sicht gibt es noch weitere Nachteile: Aufgrund der vielen individuellen und hochspezifischen Schnittstellen ist ein Austausch einzelner Anwendungen manchmal nur schwer möglich. Zusätzlich führen Versionswechsel, Updates oder Konfigurationsänderungen immer wieder zu Problemen – nicht zuletzt, weil die erforderlichen Tests aufgrund von Zeitmangel nicht in der nötigen Intensität durchgeführt werden können.

Und auch in Sachen Übersicht und Transparenz gibt es Verbesserungsbedarf: Statt einer einheitlichen Struktur existieren viele Ablageorte und Verzeichnisse für die Dokumentationen.

„Integrationsbeauftragter“

Ziel war eine zukunftsfähige Lösung, die die Schwachstellen der Punkt-zu-Punkt-Verbindungen langfristig umgeht und eine sehr viel größere Flexibilität in der Anbindung von Drittsystemen ermöglicht. Der neue Weg führte über den „Mach Integrationsserver“, eine Art „Datendrehscheibe“, die die Systeme voneinander entkoppelt: Die zu verbindenden Systeme müssen sich nicht mehr „kennen“, um miteinander zu kommunizieren – der Server macht verschiedene Datenformate miteinander kompatibel.

Schlanke Einführung

Das Projektteam begann mit einem Analyse-Workshop, um die Anforderungen aufzunehmen und die Machbarkeit zu überprüfen. Der „Mach Integrationsserver“ sollte zunächst drei zentrale Systeme miteinander verbinden: das Personalmanagementsystem, das von der FH selbst entwickelte Campusmanagementsystem sowie das Mach-ERP-System. Den Projektstart bildete ein weiterer Workshop, in dem die genauen Anforderungen und Prozesse in den jeweiligen Fachabteilungen definiert wurden.

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