Maßgeschneiderte Digitalisierung für Behörden

Eine Komplettlösung für die elektronische Akte

| Redakteur: Manfred Klein

Kommunen wickeln die Mehrzahl aller Verwaltungsdienste mit den Bürgern ab. Entsprechend fallen hier die meisten Unterlagen und Akten an. Für den Umstieg auf die eAkte empfehlen Sie Kommunen daher eine eigene Digitalisierungsstrategie. Welche Vorteile bietet sie?

Bill: Wir empfehlen eine umfassende Betrachtung der digitalen Möglichkeiten. Das gilt für Großstädte übrigens genauso wie für mittelgroße Gemeinden. Projektbezogene einzelne Digitalisierungsmaßnahmen führen häufig zu den wenig gewünschten Insellösungen, die an anderer Stelle oder bei fortschreitender Digitalisierung Probleme bereiten können. Auch hier ist wieder besonders auf die Schnittstellen mit anderen Systemen und Verwaltungsebenen zu achten.

Ganz wichtig für die elektronische Verwaltung: die Kundenfreundlichkeit für alle Nutzer, also Bürger, Unternehmen und Verwaltung. Ziel ist, dass künftig nahezu alle Interaktionen mit der Verwaltung immer von beinahe überall erfolgen können. Hierfür ist die Einführung einer „Digitalen Signatur“ unerlässlich, denn sie ersetzt eine Vielzahl heute noch notwendiger Behördengänge. Die Verwaltungsvorgänge werden durch Digitalisierung übersichtlicher und transparenter. Das spart Zeit und langfristig auch Geld.

Bei der Digitalisierung von Aktenbeständen tritt ihr Unternehmen als „Rundum-Sorglos-Anbieter“ auf. Welche Dienstleistungen kann Vivento den Verwaltungen bieten? Und wie steht es mit der Ausschreibungspflicht?

Bill: Wir bieten tatsächlich alle Leistungen an, von der Logistik über die Arbeitsvorbereitung, das Scannen oder auch die Datenerfassung bis hin zur Entsorgung der Papierakten. Weiter halten wir bei Bedarf die gesamte Technik und Infrastruktur vor.

Falls gewünscht koordinieren und begleiten unsere erfahrenen Projektleiter den gesamten Prozess. Seit Kurzem bieten wir auch mobile Scanservices direkt beim Kunden an. Für viele Ämter hat das gleich mehrere Vorteile.

Sie müssen nicht selbst in die fürs Scannen erforderliche Hard- und Software investieren und die Belege bleiben innerhalb der Verwaltung verfügbar. Außerdem entfallen dadurch die speziellen Datenschutz-Anforderungen, die für einen Transport nötig sind.

Was die Ausschreibungspflicht anbelangt, so sprechen Sie hier einen Punkt an, der für die Behörden von besonderem Interesse ist. Die Beamten der Deutschen Telekom, die bei Vivento in Digitalisierungsprojekten eingesetzt werden, können etwa im Rahmen der sogenannten Amtshilfe sowohl für hoheitliche als auch nicht hoheitliche Aufgaben zu den einzelnen Behörden abgeordnet werden.

Grundlage dafür ist eine spezielle beamtenrechtliche Regelung. Die Abordnung von Beamten ist daher kein öffentlicher Dienstleistungsauftrag, sondern eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Behörden und es bedarf daher auch keiner Ausschreibung.

Worauf muss eine Verwaltung achten, wenn sie ein Digitalisierungsprojekt umsetzen muss?

Bill: Die oftmals begrenzten Mittel erschweren häufig einen ganzheitlichen Ansatz bereits in der Planungsphase. Eine weitere Hürde sind die komplizierten Genehmigungsprozesse in den Öffentlichen Verwaltungen. Es müssen gut durchdachte und strukturierte, Komplettlösungen geschaffen werden.

Ganz wichtig: Föderalismus und kommunale Selbstverwaltung dürfen sich nicht gegenseitig behindern. Mangelnde politische Abstimmung führt vielfach zu Einzelmaßnahmen. Um nicht der Gefahr zu erliegen, die analoge Welt eins zu eins in die digitale Welt zu übertragen wie etwa Bestandsdaten immer wieder neu abzufragen, empfehlen wir verwaltungsinterne Prozesse zu überprüfen und gegebenenfalls zu optimieren. Digitalisierung darf kein Selbstzweck sein: Nur wenn der Bürger einen Vorteil für sich erkennt, wird er die digitale Verwaltung im erwünschten Umfang nutzen.

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