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Elektronische Akte Eine Klammer für verteilte Vorgänge und Dokumente

DMS und eAkte, diese beiden Begriffe werden häufig in einem Atemzug genannt. Wodurch aber geht eine Aktenlösung über elektronisches Dokumentenmanagement hinaus?

Die eAkte eröffnet auch in der Beschaffung Einsparpotzenziale
Die eAkte eröffnet auch in der Beschaffung Einsparpotzenziale
(© shutterstock)

Die Akte setzt auf dem DMS auf und fasst sachlich zusammengehörige oder verfahrensgleiche Dokumente und Vorgänge elektronisch zusammen. Diese können aus dem DMS stammen, ebenso aber auch aus dem ERP-System oder der eMail Anwendung. Vorgangsbezogene Informationen liegen meist in der jeweils zugehörigen Fachanwendung vor und stehen jeweils nur einem begrenzten Nutzerkreis zur Verfügung.

Die Akte bildet einen „Mantel“ um sie und vermittelt einen ganzheitlichen Blick auf einen bestimmten Themenbereich, wie zum Beispiel „Lieferanten“. Dadurch lassen sich viel bessere inhaltliche Rückschlüsse ziehen. Vorgangsbezogene Informationen liegen so nicht mehr nur in der jeweiligen Fachanwendung vor, wo sie einem begrenzten Kreis an Benutzern zur Verfügung stehen.

„xSuite Procurement File Cube“ zum Beispiel ist eine elektronische Einkaufsakte, die von dem Softwarehersteller xSuite entwickelt wurde und unter SAP ERP und SAP S/4 HANA läuft. Sie kann alleinstehend oder als Erweiterung zu den anderen Lösungen des Herstellers für Beschaffung, Auftragsbestätigungen und Rechnungsverarbeitung genutzt werden.

In der elektronischen Einkaufsakte werden alle für den P2P-Prozess (Bestellen und Bezahlen) relevanten Dokumente und SAP-Belege (Lieferantenverträge, Schriftverkehr, Rechnungen….) an zentraler Stelle zusammengefasst, selbst wenn sie an verschiedenen Orten abgelegt wurden. Getreu dem Aktenprinzip sind somit alle wichtigen Informationen zu sämtlichen lieferanten- bzw. beschaffungsbezogenen Vorgängen nachvollziehbar dargestellt und jederzeit abrufbar. Wie bei Aktenlösungen üblich, gehören auch zu dieser Lösung umfassende Suchfunktionen, ein integriertes Berechtigungskonzept und die Möglichkeit, Workflows einzurichten. Ziel des Ganzen: Den Einkauf in seiner täglichen Arbeit entlasten.

Weitere Informationen erfahren Sie auf der Online-Konferenz für Einkauf und Buchhaltung im September 2020.

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