Digitale Projektakte bei der Stadt Ulm

Eine echte Alternative zum Aktenkoffer

| Autor / Redakteur: Uwe Pagel / Susanne Ehneß

Gunter Czisch, Erster Bürgermeister der Stadt Ulm
Gunter Czisch, Erster Bürgermeister der Stadt Ulm (© Press'n'Relations)

Früher, so erinnert sich der Ulmer Finanzbürgermeister Gunter Czisch, schleppte er an den Wochenenden vor den Haushaltsberatungen ganze Aktenberge mit nach Hause, um sich entsprechend vorbereiten zu können. Heute braucht er dazu nur noch sein iPad.

Möglich macht dies ProMIS, die digitale Projektakte, die der Ulmer Softwareentwickler Exxcellent Solutions für die Stadt entwickelt hat. Inzwischen arbeiten mehr als 120 Beschäftigte der Stadt Ulm mit ProMIS. Ein Werkzeug, das sich gerade auch beim Management der aktuellen Großprojekte in Ulm, wie dem City-Bahnhof oder den Sedelhöfen, zunehmend als unverzichtbar erweist.

Digitale Handakte

Die Idee zu einer digitalen Handakte trug Gunter Czisch schon vor zehn Jahren mit sich herum. Doch weil das mobile Computing, wie wir es heute kennen, damals noch nicht erfunden war, verliefen seine ersten Versuche, das Problem mit Bordmitteln auf Basis von Microsoft-Office-Anwendungen zu lösen, wenig erfolgreich.

Dennoch ließ ihn die Idee nicht los. „Gerade bei größeren Projekten oder im Zuge der Haushaltsplanung habe ich nicht nur Berge von Papier mit mir herumgeschleppt. Es wurden auch Megabytes an eMails zwischen den Beteiligten hin und hergeschickt, so dass es manchmal schon schwierig wurde, herauszufinden, welches die aktuelle Version einer Präsentation oder einer Tabelle ist. Ganz abgesehen von den überquellenden eMail-Postfächern, die voll von den unterschiedlichsten Ständen eines Vorgangs waren“, erinnert sich Gunter Czisch.

DMS war keine Alternative

Für einen IT-affinen Menschen wie den Ulmer Finanzbürgermeister war dies auf Dauer kaum akzeptabel. Das Problem mit herkömmlichen IT-Mittel anzugehen, etwa mit Hilfe einer DMS-Lösung, war für ihn jedoch keine Alternative. „Derartige Systeme sind durchaus geeignet, wenn es beispielsweise um die revisionssichere Archivierung von buchhalterischen Belegen geht, aber sie sind viel zu komplex und zu wenig selbsterklärend für den breiten Einsatz in der Verwaltung“, so seine Begründung.

„Keep it simple“, so sein Credo. „Für mich gehört die Zukunft smarten und einfach bedienbaren Anwendungen, die keine komplexen Abläufe abbilden sondern genau das tun, was sie tun sollen – nicht weniger und nicht mehr.“

Der Lösungsweg zeichnete sich schließlich nach intensiven Diskussionen mit Gerhard Gruber, Geschäftsführer des Ulmer Softwarehauses Exxcellent Solutions ab. Als Spezialist für die Entwicklung individueller Anwendungen war es Gruber gewohnt, derartige Ideen in Software zu gießen. Und gemeinsam mit der Stadt Ulm nahm die neue Lösung schnell Formen an.

So einfach wie möglich

Grundidee war es, nicht nur den Aufwand für die Bedienung der Software zu minimieren. Auch die Administration sollte möglichst einfach sein. Trotzdem galt es natürlich, allen Anforderungen an die Datensicherheit und den Datenschutz genüge zu tun. Dazu gehörte deswegen auch ein differenziertes Berechtigungskonzept. Da eine digitale Projektakte nur Sinn macht, wenn alle am Projekt Beteiligten damit arbeiten, musste die Lösung innerhalb der Stadtverwaltung einfach verfügbar gemacht werden.

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