Die elektronischen Lohnsteuerkarte Ein weiterer Schritt Richtung eGovernment

Autor / Redakteur: Uwe Grande, Dr. Thomas Duve / Manfred Klein

Im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens behält der Arbeitgeber die Lohnsteuer bei jeder Lohnzahlung vom Bruttoarbeitslohn seiner Angestellten ein und führt sie an das Finanzamt ab. Der Arbeitgeber benötigt dazu jedoch spezielle Informationen von seinen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern (sogenannte Lohnsteuerabzugsmerkmale).

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eGovernment soll auch bei der Lohnsteuerkarte Geld sparen
eGovernment soll auch bei der Lohnsteuerkarte Geld sparen
( Archiv: Vogel Business Media )

Erst diese Daten ermöglichen es ihm, den korrekten, individuellen Lohnsteuerbetrag des Arbeitnehmers vom Bruttoarbeitslohn abzuziehen und an die Finanzverwaltung zu überweisen. An diesem grundlegenden Ablauf wird sich auch in Zukunft nichts ändern.

Was sich aber nun ändern wird, ist die Form der Informationsübermittlung. Als Informationsträger der Lohnsteuerabzugsmerkmale diente seit nunmehr 85 Jahren die Lohnsteuerkarte aus Papier. Jedes Jahr aufs Neue erhielt jeder Arbeitnehmer seine persönliche Lohnsteuerkarte von der Gemeindeverwaltung und gab sie anschließend an seinen Arbeitgeber weiter. Abgesehen von möglichen Ermäßigungsanträgen oder anderen Ergänzungen war für die Arbeitnehmerin beziehungsweise den Arbeitnehmer die Sache damit erst einmal erledigt.

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Der Verwaltungsaufwand, der sich hinter diesem kleinen DIN A5-Kärtchen verbarg, war sowohl für die Öffentliche Verwaltung als auch für die Arbeitgeber relativ hoch. Nur wenigen Bürgern dürfte bekannt sein, wie aufwendig die Herstellung der Lohnsteuerkarte war und welcher Verwaltungsaufwand damit verbunden war.

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Nachhaltige Entlastung für die Öffentliche Verwaltung

Im Allgemeinen sah dieses jährliche Prozedere (da es von Land zu Land strukturelle und organisatorische Unterschiede gibt, wird an dieser Stelle der Herstellungsprozess exemplarisch für das Bundesland Nordrhein-Westfalen dargestellt) wie folgt aus: Zunächst musste ermittelt werden, wie viele Lohnsteuerkarten benötigt werden. Dazu wiesen die Oberfinanzdirektionen (OFDen) die Gemeinden an, ihren Bedarf an Lohnsteuerkarten zu melden. Die Gemeinden meldeten die Zahlen über die zuständigen Finanzämter an die OFDen. Diese stellten anschließend eine Bedarfsliste zusammen.

Im Jahr 2009 ist in den Ländern insgesamt ein Bedarf von etwa 64 Millionen Lohnsteuerkarten angefallen. Von NRW aus wurde für das gesamte Bundesgebiet über ein formalisiertes Ausschreibungsverfahren die Beschaffung des benötigten Kartons in die Wege geleitet – immerhin 380 Tonnen Pappkarton für das Jahr 2009. Von dem ausgewählten zentralen Hersteller der Lohnsteuerkartenrohlinge konnten die OFDen der Länder ihren gemeldeten Bedarf abrufen. Bestimmte Anforderungen an die Lohnsteuerkarten, wie zum Beispiel Gewicht, Farbe oder ein Wasserzeichen, wurden nach Prüfung der Bundesvordruckkommission durch ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen bekannt gegeben.

Nun mussten die Rohlinge noch bedruckt werden, was in zwei Schritten erfolgte und von jedem Land selbst umgesetzt wurde. Zunächst wurde auf die Rohlinge das amtliche Vordruckmuster aufgedruckt sowie optional einige allgemeine Informationen, etwa die Bezeichnung der Gemeinde, der amtliche Gemeindeschlüssel und die Bezeichnung des Finanzamts. Für diesen ersten Druck beauftragte jedes Land eine nach einem formalisierten Ausschreibungsverfahren ausgewählte Druckerei.

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Verschlankung der Verwaltungsprozesse

In einem zweiten Druckverfahren wurden anschließend in den Gemeinden oder deren kommunalen Rechenzentren die personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer aufgedruckt (zum Beispiel Name, Adresse, Identifikationsnummer, Steuerklasse). Damit die Gemeinden auch die Pauschbeträge für behinderte Menschen und Hinterbliebene eintragen konnten, wurden diese Daten von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt. Über die ausgestellten Lohnsteuerkarten haben die Gemeinden entsprechende Verzeichnisse geführt.

Anschließend erfolgte die Zustellung an die Bürger, welche die Karte an den jeweiligen Arbeitgeber weitergegeben haben. Es handelte sich dabei unbestritten um einen langen und aufwendigen Weg, um einzelne Arbeitnehmerinformationen von der Finanzverwaltung an die Arbeitgeber zu übermitteln. Diese Art der Informationsübertragung wird nun nachhaltig geändert und wird künftig auf elektronischem Wege erfolgen.

Der geschilderte organisatorische Aufwand, der mit der Lohnsteuerkarte in Verbindung stand, wird nach Einführung des elektronischen Verfahrens entfallen. Gegenüber der bisherigen Verwendung einer Lohnsteuerkarte hat die neue elektronische Lohnsteuerkarte damit viele Vorteile, auch für die Arbeitgeber. Denn für ihn wird in Zukunft die bisher jährlich erfolgende Erfassung, Verwaltung und Vernichtung der Lohnsteuerkarten sowie die oftmals notwendige Erinnerung zur Abgabe der Lohnsteuerkarte nicht mehr erforderlich sein. Für die Arbeitgeber sind dann die Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) verbindlich, die sie von der Finanzverwaltung über eine Datenbank bereit gestellt bekommen.

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Sechs Fragen und Antworten zum neuen Verfahren

Mit der Einführung des elektronischen Verfahrens ergeben sich zwangsläufig viele Fragen. Einige zentrale Fragen, die insbesondere im Vorfeld der Umstellung auftreten können, sollen in diesem Beitrag aufgegriffen und beantwortet werden.

1. Was ist beim zukünftigen Verfahren zu beachten?

Die Umstellung auf das elektronische Verfahren erfolgt in mehreren Schritten. Im Herbst 2009 wurde für jede Arbeitnehmerin und jeden Arbeitnehmer letztmalig eine Lohnsteuerkarte für das Jahr 2010 ausgestellt. Diese behält für den Übergangszeitraum ab dem Jahr 2011 bis zur erstmaligen Anwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ihre Gültigkeit. Die auf der Lohnsteuerkarte 2010 enthaltenen Eintragungen sind vom Arbeitgeber einmalig auch für den Lohnsteuerabzug im Jahr 2011 zugrunde zu legen. Einträge und Freibeträge, die über das Jahr 2011 hinaus Gültigkeit haben, müssen nach Einführung des elektronischen Verfahrens durch den Arbeitnehmer erneut beim zuständigen Finanzamt beantragt werden.

Im Falle eines Arbeitgeberwechsels im Jahr 2011 muss der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte wieder aushändigen. Der Arbeitgeber darf die Lohnsteuerkarte 2010 daher nicht – wie sonst üblich – nach Ablauf des Jahres 2010 vernichten, sondern muss die Lohnsteuerkarte noch bis zur erstmaligen Anwendung des elektronischen Verfahrens aufbewahren.

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2. Wer ist für das neue Verfahren zuständig?

Die bisherigen Zuständigkeiten werden im Zuge der Einführung des elektronischen Verfahrens neu organisiert. Ab dem Jahr 2011 wechselt die Zuständigkeit für die Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklassenwechsel, Eintragung von Kinderfreibeträgen und anderen Freibeträgen) von den Meldebehörden auf die Finanzämter.

Für das Jahr 2010 ist Folgendes noch zu beachten: Die Finanzämter werden bereits im Jahr 2010 zuständig, falls die Änderungen den Lohnsteuerabzug 2011 betreffen.

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3. Was ist im Jahr 2011 (Übergangszeitraum) zu beachten?

Wenn ein Arbeitnehmer im Jahr 2011 erstmalig eine Lohnsteuerkarte benötigt, stellt das zuständige Finanzamt anstelle einer Lohnsteuerkarte eine Ersatzbescheinigung aus. Diese wird wie eine Lohnsteuerkarte behandelt, das heißt, sie darf ebenfalls erst nach der Einführung des elektronischen Verfahrens vernichtet werden.

Von der Ausstellung einer Ersatzbescheinigung kann abgesehen werden, wenn es sich um ledige Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer handelt, die im Jahr 2011 ein Ausbildungsverhältnis als erstes Dienstverhältnis beginnen. Hier kann der Arbeitgeber die Steuerklasse I unterstellen, wenn der Arbeitnehmer seine steuerliche Identifikationsnummer (IdNr), sein Geburtsdatum sowie die Religionszugehörigkeit mitteilt und gleichzeitig schriftlich bestätigt, dass es sich um das erste Dienstverhältnis handelt. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Erklärung des Arbeitnehmers bis zum Ablauf des Kalenderjahres als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren.

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4. Wann beginnt die praktische Umsetzung des neuen Verfahrens?

Um eine reibungslose Umsetzung gewährleisten zu können, soll das neue Verfahren ab Mitte des Jahres 2011 mit ausgewählten Arbeitgebern im Pilotbetrieb getestet werden.

Nach den derzeitigen Planungen ist es dann im Jahr 2012 soweit: Das neue elektronische Verfahren beginnt seinen Echtbetrieb. Ab diesem Zeitpunkt werden die Angaben der bisherigen Vorderseite der Lohnsteuerkarte (Steuerklasse, Kinder, Freibeträge und Religionszugehörigkeit) in einer Datenbank der Finanzverwaltung zum elektronischen Abruf für die Arbeitgeber bereitgestellt und künftig als Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) bezeichnet.

Die bisherige Lohnsteuerkarte hat dann ausgedient.

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5. Wie erfolgt die Anwendung des elektronischen Verfahrens durch den Arbeitgeber?

Die Kommunikation zwischen dem Arbeitgeber und der Finanzverwaltung wird entweder durch die Buchhaltungssoftware oder über das ElsterOnline-Portal erfolgen.

Für den Arbeitgeber beziehungsweise den entsprechenden Dienstleister (Steuerberater etc.) ist der Abruf der ELStAM für seine Arbeitnehmer erst nach einer Registrierung bei der Finanzverwaltung möglich. Diese erfolgt im Internet über das ElsterOnline-Portal unter www.elsteronline.de. Bei den meisten Arbeitgebern besteht eine solche Registrierung bereits, da dieser Weg für die Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen bereits gesetzlich vorgeschrieben ist.

Werden diese Tätigkeiten durch einen Vertreter der steuerberatenden Berufe oder einen Dienstleister übernommen, erfolgt der Abruf über dessen Registrierung. In diesen Fällen ist eine Registrierung des Arbeitgebers nicht erforderlich.

Für den elektronischen Abruf der ELStAM müssen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber nur noch ihr Geburtsdatum und die IdNr mitteilen sowie die Auskunft geben, ob es sich um das Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt. Hat das Arbeitsverhältnis auch schon im Jahr 2010 oder 2011 bestanden, liegen dem Arbeitgeber diese Informationen bereits vor, da sie auf der Lohnsteuerkarte des Jahres 2010 oder auf der Ersatzbescheinigung des Jahres 2011 aufgedruckt sind.

Nach dem derzeitigen Stand soll der Arbeitgeber die ELStAM in der Lohnabrechnung ausweisen. Die Verpflichtung seitens des Arbeitgebers, dem Arbeitnehmer unverzüglich einen Ausdruck der Lohnabrechnung mit den übermittelten ELStAM auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen, ist noch nicht abschließend geklärt.

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6. Was muss der Arbeitgeber bei der Datenübermittlung über die ELStAM-Datenbank beachten?

Die ELStAM der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sind solange gültig, bis deren Änderung dem Arbeitgeber angezeigt wird. Geänderte Daten der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer werden dem Arbeitgeber über eine Änderungsliste aus der ELStAM-Datenbank elektronisch bereitgestellt. Er ist verpflichtet, diese monatlich einmal abzurufen. Kommt der Arbeitgeber seiner Pflicht zum Abruf der Änderungsliste nicht nach, wird der Abruf angemahnt.

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist der Arbeitgeber verpflichtet, sich für den betreffenden Arbeitnehmer aus der ELStAM-Datenbank abzumelden.

Die Übermittlung und Speicherung der Lohnsteuerdaten in der ELStAM-Datenbank erfolgt auf Grundlage des § 39e Einkommensteuergesetz sowie des § 139b Abgabenordnung. Nur die aktuellen Arbeitgeber sind zum Abruf der ELStAM berechtigt. Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses entfällt diese Berechtigung.

Für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer besteht die Möglichkeit, auf Antrag bei ihrem zuständigen Finanzamt bestimmte Arbeitgeber für den Abruf ihrer ELStAM zu benennen oder auszuschließen. Möglich sind hier eine Positivliste, eine Teilsperrung und eine Vollsperrung. Hat ein Arbeitgeber aufgrund einer Sperrung jedoch keine Berechtigung für den Abruf der Daten seines Arbeitnehmers, ist er verpflichtet, den Arbeitslohn nach Steuerklasse VI zu besteuern.

Welche ELStAM zur Übermittlung gespeichert sind und welcher Arbeitgeber sie in den letzten zwei Jahren abgerufen hat, können die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer jederzeit über das ElsterOnline-Portal einsehen. Dazu ist eine Authentifizierung unter Verwendung der IdNr im ElsterOnline-Portal notwendig.

Nach Einführung des elektronischen Verfahrens können sich die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer künftig auch bei ihrem zuständigen Finanzamt per Antrag über ihre bei der Finanzverwaltung gespeicherten ELStAM erkundigen.

Ausführliche Informationen über das Verfahren sind abrufbar unter

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