Einheitliches Entgeltabrechnungs- und Personalmanagementsystem bei der Stadt Würzburg

Ein System für alle Fälle

12.12.2006 | Autor / Redakteur: Gerald Viola / Gerald Viola

Das Rathaus in der kreisfreien Stadt
Das Rathaus in der kreisfreien Stadt

Nachdem die Verwaltung der Stadt Würzburg im Jahr 2003 bei der Abrechnung der Löhne und Gehälter ihrer Mitarbeiter auf eine integrierte Lösung umgestiegen war, wurde das System in den vergangenen drei Jahren um Personalmanagement-Module ergänzt. Heute stehen den Mitarbeitern Werkzeuge zur Verfügung, die die tägliche Arbeit erleichtern und helfen, Kosten zu sparen.

Die kreisfreie Stadt Würzburg (mit rund 130 000 Einwohnern die fünftgrößte Stadt in Bayern) liegt im bayerischen?Regierungsbezirk Unterfranken und wird von derzeit rund 2 600 Mitarbeiter verwaltet. Wie bei jeder anderen Stadtverwaltung, sind auch hier die Ausgaben im Bereich der Personalwirtschaft ein entscheidender Kostenfaktor des kommunalen Haushaltes.

Darüber hinaus muss die Lohn- und Gehaltsabrechnung der Stadtverwaltung Würzburg vielfältige Aufgaben bewältigen: Sie berechnet die Bezüge aller Mitarbeiter der Stadtverwaltung sowie der städtischen Eigenbetriebe, zu denen beispielsweise die Entwässerungsbetriebe, die Stadtreinigung, die Müllabfuhr und das Mainfranken-Theater gehören.

Die Personalabteilung ist ebenfalls für die Abrechnung von rund 1 200 Mitarbeitern zuständig, die bei verschiedenen externen Kunden beschäftigt sind oder waren (Versorgungsempfänger).

Moderne Lösung längst überfällig

Seit 1972 wurde die Arbeit der Personalabteilung durch ein Verfahren des kommunalen Rechenzentrums unterstützt. Allerdings erfüllte diese Lösung die wachsenden Anforderungen an ein modernes personalwirtschaftliches System schon lange nicht mehr. Das Bezügeverfahren bot keine Möglichkeit, weitere Module – etwa für die Stellen- und die Personalkostenplanung oder die Personalentwicklung – zu integrieren.

Für diese Aufgaben wurden individuelle Lösungen auf der Basis von Microsoft-Office-Produkten eingesetzt. Auch die Benutzerfreundlichkeit des alten Verfahrens ließ zu wünschen übrig. Damit lagen den Verantwortlichen ausreichende Gründe vor, sich im Jahr 2001 für die Ablösung des eingesetzten Systems stark zu machen. Gesucht wurde eine einheitliche Lösung für die Verwaltung, die Stück für Stück zu einem umfassenden Personalmanagementsystem ausgebaut werden kann. Das neue Bezügeverfahren musste zudem die gesetzlichen und tariflichen Regelungen des Öffentlichen Dienstes erfüllen.

Besonderheiten bei Lehrern und Theaterpersonal

Besondere Anforderungen stellte die Abrechnung der Versorgungsempfänger (unter anderem Arbeiter- / Angestelltenversorgung nach dem Versorgungstarif von 1961). Für die Lehrer war darüber hinaus die Darstellung der Arbeitszeit in Teilzeitbrüchen erforderlich. Und um das künstlerische Theaterpersonal abzurechnen, musste der Bühnentarifvertrag mit seinen Besonderheiten in der Software abgebildet werden.

Die Personalabteilung wollte mit der neuen Lösung zeitnah Auswertungen etwa zu den bestehenden Personalkosten generieren, um zum Beispiel die Ursachen von Personalkostenveränderungen schnell erklären zu können.

„Uns war es wichtig, eine Lösung zu finden, die bei Bedarf eine flexible Erweiterung der Entgeltabrechnung um Personalmanagementmodule ermöglicht“, bringt Kurt Schoger, DV-Organisator und verantwortlicher Projektleiter bei der Stadt Würzburg, die damals gesteckten Ziele auf den Punkt. „Alle Komponenten sollten dabei möglichst auf eine zentrale Datenbank zugreifen, um uns die Datenpflege zu vereinfachen.“

Systemwechsel hat sich gelohnt

Die kommunale Verwaltung hatte bei der Ausschreibung des Projekts im Oktober 2001 Angebote für eine Rechenzentrumslösung und für eine reine Inhouse-Lösung eingeholt. Schließlich entschied sich die Stadt Würzburg im Mai 2002 für den Einsatz von P&I LOGA als Inhouse-Lösung, da dies die kostengünstigste Variante war. Denn dabei entfallen die Kosten für die Datenleitung zum Rechenzentrum und die personalfallbezogene Pauschale.

Nachdem alle Stammdaten aus dem Altsystem weitgehend automatisiert in P&I LOGA übertragen waren, wurden die Anwender geschult. In einer Systemparametrisierung nahm man daraufhin noch individuelle Anpassungen für die Abrechnung in P&I LOGA vor.

Monatlich werden 4 500 Abrechnungen „gestemmt“

Seit Januar 2003 läuft das System in der Stadt am Main nun im Echtbetrieb. Anfangs nutzten 20 Mitarbeiter das System, heute sind es bereits 45 Endanwender. Insgesamt werden etwa 4 050 Abrechnungen monatlich erstellt.

Für die Personalabteilung bedeutete der Wechsel des Systems, dass sie neue Aufgaben übernehmen musste: wie die Erstellung der monatlichen Verdienstabrechnungen und die Abwicklung des Zahlungsverkehrs mit den Mitarbeitern.

Unterstützt wurde die Personalabteilung dabei von Beginn an durch das integrierte Modul „Auswertungsgenerator“. Mit seiner Hilfe können nun ohne zusätzliche Programmierung individuelle Datenbankabfragen und Auswertungen generiert werden. Darüber hinaus hat die Personalabteilung mit dem neuen System die Möglichkeit, flexibler auf veränderte Regelungen in der Personalabrechnung zu reagieren.

Die Akzeptanz des Systems und die Bereitschaft, bei der Durchführung von personalwirtschaftlichen Prozessen aktiv mitzuwirken, waren bei allen Mitarbeitern von Anfang an vorhanden.

„Dies hat uns die Entscheidung besonders leicht gemacht, nach der erfolgreichen Einführung des neuen Entgeltabrechnungssystems, Stück für Stück Module für ein professionelles Personalmanagement zu integrieren“, begründet Projektleiter Kurt Schoger die nächsten Schritte, die anschließend bei der Stadtverwaltung in Würzburg gegangen wurden.

Eine runde Sache statt alter Insellösungen

Die Erweiterung des Systems war von Anfang an ein wichtiges Ziel des Gesamtprojektes. Denn die im Einsatz befindlichen zahlreichen Insellösungen konnten keine reibungslosen Abläufe garantieren und verursachten einen hohen Aufwand für die Datenpflege.

Beispiel Stellenplan: Mit der Integration des Moduls in das Gesamtsystem wird die doppelte Vorhaltung der Personalstammdaten entfallen. Denn das System greift dann automatisch auf die Daten aus der einzig nötigen Datenbank zu und liefert so mit einem sehr geringen Aufwand für den Anwender die gewünschten Informationen. Dies wird es der Würzburger Stadtverwaltung schon in Kürze ermöglichen, einen Soll-Stellenplan zu erstellen, dem dann automatisch die Daten aus dem im System gespeicherten Ist-Bereich die entsprechenden Stelleninhaber zugeordnet werden.

Auch Hochrechnungen sind jetzt möglich

Auch im Bereich Kostenplanung hat die Stadtverwaltung mithilfe des passenden Moduls in P&I LOGA im November vergangenen Jahres einen Schritt in Richtung moderne Personalverwaltung getan. Denn bisher basierten die Personalkosten auf den Ist-Kosten in einem Referenzmonat, die mit dem Auswertungsgenerator von P&I LOGA nach bestimmten Kriterien ausgewertet und in Excel importiert wurden. Zum Schluss war dann noch eine manuelle Aufbereitung der Daten notwendig, hochgerechnet hat man ebenfalls in Excel.

Durch den Einsatz des Moduls Kostenplanung erhofft sich das Team des Würzburger Personalamts, in Zukunft eine qualitativ bessere Aussage über die zu erwartenden Personalkosten treffen zu können. Denn in Kombination mit dem Stellenplan kann dann auch die Entwicklung der Stellen bei der Hochrechnung berücksichtigt werden. Und darüber hinaus wird ohne großen Aufwand auch das Durchrechnen verschiedener Szenarien möglich sein.

Variable Lohndaten

Doch nicht nur die Integration von auf P&I LOGA abgestimmten Modulen aus dem Hause P&I unterstützen die Prozesse und Abläufe in der Stadtverwaltung Würzburg. Mittels einer Schnittstelle und einem individuellen Zusatzprogramm erfolgt die Integration der Buchungsdaten in das kommunale Buchhaltungssystem automatisch. Ferner werden die variablen Lohndaten und die Fehlzeiten aus dem Zeitwirtschaftssystem generiert und können dann wiederum in P&I LOGA importiert werden.

Fazit: Ein wertvolles Werkzeug

„Wir konnten in den vergangenen Jahren die Erfahrung machen, dass das neue System sehr flexibel an unsere Bedürfnisse angepasst werden kann. Es hat sich somit als wertvolles Werkzeug erwiesen“, resümiert Projektleiter Kurt Schoger. „Denn der Bedarf an qualitativ hochwertigen und differenzierten Informationen ist im Laufe der Zeit gestiegen und wird sicher immer größer werden.“

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