Elektronische Rechnung mit ZUGFeRD für Kommunen Ein Gewinn für alle Beteiligten

Autor / Redakteur: Stefan Engel-Flechsig / Manfred Klein

Die elektronische Rechnung ist ein Schlüssel zur Verschlankung von Geschäftsprozessen und führt zu erheblichen Kosten- und Effizienzgewinnen in Wirtschaft und Verwaltung. Gute Gründe also für Städte und Gemeinden, sich schon jetzt mit dem Thema eRechnung zu befassen. Aber worauf gilt es zu achten.

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Wann kommt die eRechnung?
Wann kommt die eRechnung?
(Bild: Maksym-Yemelyanov - Fotolia.com)

Die Einführung von elektronischen Rechnungen ist für Städte und Gemeinden ein überaus lohnender Schritt: Kosten können so deutlich reduziert werden, Prozesse können beschleunigt und insgesamt kann die Effizienz sowohl der damit verbundenen Abläufe als auch die der Verwaltung insgesamt erheblich gesteigert werden. Vor allem standardisierte Abläufe in gleichbleibender Qualität mit strukturierten Daten führen zu diesen Einsparungen.

Die Fachhochschule für Öffentliche Verwaltung NRW hat im Jahr 2012 eine Verringerung der durchschnittlichen Durchlaufzeit von Rechnungen von neun auf zwei Tage und eine Verringerung der Prozesskosten für Bearbeitung und Recherche um 25 Prozent berechnet. Andere Untersuchungen gehen von noch höheren Einsparpotenzialen aus.

Best Practices verringern Einführungsrisiko

Allein dies sollten eigentlich schon ausreichende Gründe sein, um sich dem Thema eRechnung eingehender zu widmen.

Zudem gibt wesentliche Hilfestellungen, die von Städten und Gemeinden genutzt werden können: Zum einen ist dies das Format ZUGFeRD selbst, und zum anderen sind das die Erfahrungen, die in einigen Öffentlichen Verwaltungen mit der Einführung der eRechnung bereits gemacht wurden. Diese Best Practices stehen Nacheiferern natürlich zur Verfügung. Hinzu kommen die Erfahrungen vieler Nachbarländer, die ebenfalls hilfreich sein könnten.

So wurde zum Zweck des Erfahrungsaustausches ein erster deutsch-französischer Workshop in Saarbrücken bei der Eurodata AG durchgeführt. Im Rahmen des Treffens tauschten sich hochkarätige Experten-Teams aus Politik und Wirtschaft über ihre jeweiligen Erfahrungen mit dem ZUG-FeRD-Format aus. ZUGFeRD 1.0 ist als Datenformat im Juni 2014 von FeRD veröffentlicht worden und steht als kostenloser Download zur Verfügung. ZUGFeRD ist als hybride Rechnung konzipiert und besteht aus einer PDF-Rechnung mit strukturierten XML-Daten. Da das Format auf internationalen Standards aufbaut, kann es ohne größeren Integrationsaufwand in jeder IT- und Softwareumgebung eingesetzt werden.

Seit 2014 läuft die Integration von ZUGFeRD in vorhandene Software- und IT-Lösungen; mehr als 5.000 Unternehmen und Verwaltungen haben das Format seither heruntergeladen, weit über 100 IT-Unternehmen, die sich bei FeRD gemeldet haben, bieten bereits Anwendungen mit ZUGFeRD an. Darunter sind auch kommunale Dienstleister wie zum Beispiel das KRZ Minden-Ravensberg/Lippe, das IT-Innovationszentrum des Saarlandes oder die Anstalt für Kommunale Dienstleistungen Bayern AKDB.

Im öffentlichen Bereich finden sich erste ZUGFeRD-Anwendungen, die über die Pilotphase hinausgehen, zum Beispiel beim Bundesverwaltungsamt, in einer Reihe von Städten und Gemeinden sowie bei kommunalen IT-Dienstleistern und kommunalen Dienstleistungsunternehmen im Energiebereich. Die Erfahrungen dieser Anwender zeigen, dass die größte Herausforderung nicht die Integration des Formats ist, sondern die aktive Umgestaltung der internen Rechnungsbearbeitungsprozesse.

Auch auf die umfangreiche Erfahrung zahlreicher Nachbarländer mit eRechnung in der Öffentlichen Verwaltung kann zurückgegriffen werden. Ein Blick über die Grenzen zeigt, dass Deutschland noch ganz am Anfang des Einsatzes von eRechnungen bei Städten und Gemeinden steht. Unsere Nachbarländer in Österreich, Schweiz, Frankreich, Belgien, Luxemburg, Niederlande, Dänemark, Schweden oder Finnland setzen eRechnungen – zum Teil bereits seit vielen Jahren – erfolgreich ein.

Während Deutschland auf ein einheitliches Format und die Freiwilligkeit der Verwendung des Formats setzt, wird in allen genannten Ländern die Verwendung des Formats für alle Arten von Rechnungen an die Öffentliche Verwaltung verpflichtend verordnet.

Im öffentlichen Vergabewesen wird schließlich in den kommenden Jahren in bestimmten Anwendungsbereichen der Empfang und die Verarbeitung grenzüberschreitender elektronischer Rechnungen verpflichtend eingeführt. Mit der am 26. Mai 2014 in Kraft getretenen Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen soll eine europäische Norm für die Kernelemente einer elektronischen Rechnung geschaffen werden.

Die EU legt damit die Grundlage für ein einheitliches Rechnungsformat im grenzüberschreitenden Vergaberecht fest. Die EU-Mitgliedstaaten müssen sicherstellen, dass die öffentlichen Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnung entsprechen. Die Mitgliedstaaten erlassen die Rechts- und Verwaltungsvorschriften, die erforderlich sind, um der Richtlinie bis spätestens 27. November 2018 nachzukommen.

Städte und Gemeinden sollten sich also schon jetzt mit dem Thema eRechnung beschäftigen: Mit ZUGFeRD ist ein internationales Format konzipiert worden, das bereits heute genutzt werden kann und genutzt wird.

Die beiden nationalen Foren für elektronische Rechnungen in Deutschland (FeRD, Forum für elektronische Rechnung Deutschland) und in Frankreich (FNFE, Forum National de la Facture Electronique) haben bereits seit einigen Jahren in verschiedenen Gremien – zum Beispiel in der europäischen Normung oder in europäischen Expertengremien zur elektronischen Rechnungstellung – regelmäßig kooperiert und Informationen ausgetauscht. Die beiden Foren haben ein Memorandum of Understanding verabschiedet, das eine „Gemeinsame Initiative zur elektronischen Rechnungen“ vorsieht und eine bilaterale Zusammenarbeit gründet.

Die jeweiligen Ministerien haben ihre offizielle Unterstützung für diese Initiative zugesagt. Das Ziel der bilateralen Zusammenarbeit ist eine gemeinsame Spezifikation für elektronische Rechnungen, die dem Modell der Hybrid-Rechnungen gerecht wird, also über PDF visualisiert und in XML strukturiert werden kann.

Es werden dazu gemeinsame Workshops durchgeführt und grenzüberschreitende Pilotprojekte zwischen französischen und deutschen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen durchgeführt.

Der erste Workshop zum Thema eRechnung/ZUGFeRD fand am 26. und 27. März 2015 unter der Schirmherrschaft der Ministerpräsidentin des Saarlandes in Saarbrücken bei der Eurodata AG statt, ein zweiter Workshop ist für den 8. und 9. Oktober 2015 in Metz geplant.

Zukünftige EU-Entwicklungen wie beispielsweise ein EU-Format im Vergabebereich können ohne Weiteres in ZUGFeRD integriert werden, und FeRD als nationale Plattform wird das Thema eRechnung in Wirtschaft und Verwaltung weiterhin aktiv begleiten.

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