Elektronische Rechnung mit ZUGFeRD für Kommunen

Ein Gewinn für alle Beteiligten

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Auch auf die umfangreiche Erfahrung zahlreicher Nachbarländer mit eRechnung in der Öffentlichen Verwaltung kann zurückgegriffen werden. Ein Blick über die Grenzen zeigt, dass Deutschland noch ganz am Anfang des Einsatzes von eRechnungen bei Städten und Gemeinden steht. Unsere Nachbarländer in Österreich, Schweiz, Frankreich, Belgien, Luxemburg, Niederlande, Dänemark, Schweden oder Finnland setzen eRechnungen – zum Teil bereits seit vielen Jahren – erfolgreich ein.

Während Deutschland auf ein einheitliches Format und die Freiwilligkeit der Verwendung des Formats setzt, wird in allen genannten Ländern die Verwendung des Formats für alle Arten von Rechnungen an die Öffentliche Verwaltung verpflichtend verordnet.

Im öffentlichen Vergabewesen wird schließlich in den kommenden Jahren in bestimmten Anwendungsbereichen der Empfang und die Verarbeitung grenzüberschreitender elektronischer Rechnungen verpflichtend eingeführt. Mit der am 26. Mai 2014 in Kraft getretenen Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen soll eine europäische Norm für die Kernelemente einer elektronischen Rechnung geschaffen werden.

Die EU legt damit die Grundlage für ein einheitliches Rechnungsformat im grenzüberschreitenden Vergaberecht fest. Die EU-Mitgliedstaaten müssen sicherstellen, dass die öffentlichen Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnung entsprechen. Die Mitgliedstaaten erlassen die Rechts- und Verwaltungsvorschriften, die erforderlich sind, um der Richtlinie bis spätestens 27. November 2018 nachzukommen.

Städte und Gemeinden sollten sich also schon jetzt mit dem Thema eRechnung beschäftigen: Mit ZUGFeRD ist ein internationales Format konzipiert worden, das bereits heute genutzt werden kann und genutzt wird.

Die beiden nationalen Foren für elektronische Rechnungen in Deutschland (FeRD, Forum für elektronische Rechnung Deutschland) und in Frankreich (FNFE, Forum National de la Facture Electronique) haben bereits seit einigen Jahren in verschiedenen Gremien – zum Beispiel in der europäischen Normung oder in europäischen Expertengremien zur elektronischen Rechnungstellung – regelmäßig kooperiert und Informationen ausgetauscht. Die beiden Foren haben ein Memorandum of Understanding verabschiedet, das eine „Gemeinsame Initiative zur elektronischen Rechnungen“ vorsieht und eine bilaterale Zusammenarbeit gründet.

Die jeweiligen Ministerien haben ihre offizielle Unterstützung für diese Initiative zugesagt. Das Ziel der bilateralen Zusammenarbeit ist eine gemeinsame Spezifikation für elektronische Rechnungen, die dem Modell der Hybrid-Rechnungen gerecht wird, also über PDF visualisiert und in XML strukturiert werden kann.

Es werden dazu gemeinsame Workshops durchgeführt und grenzüberschreitende Pilotprojekte zwischen französischen und deutschen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen durchgeführt.

Der erste Workshop zum Thema eRechnung/ZUGFeRD fand am 26. und 27. März 2015 unter der Schirmherrschaft der Ministerpräsidentin des Saarlandes in Saarbrücken bei der Eurodata AG statt, ein zweiter Workshop ist für den 8. und 9. Oktober 2015 in Metz geplant.

Zukünftige EU-Entwicklungen wie beispielsweise ein EU-Format im Vergabebereich können ohne Weiteres in ZUGFeRD integriert werden, und FeRD als nationale Plattform wird das Thema eRechnung in Wirtschaft und Verwaltung weiterhin aktiv begleiten.

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