Zwischen Urlaubskarte und Blockchain Ein Digitallotse für jedes Rathaus

Autor / Redakteur: Ilona Benz/Franz-Reinhard Habbel / Manfred Klein

Ob OZG-Umsetzung oder Sicherung des Wirtschaftsstandorts, die Kommunen tragen die Hauptlast der Digitalisierung. Doch oft fehlt es am Know-how. Die Digitallotsen der kommunalen Landesverbände in Baden-Württemberg sollen das nun ändern.

Anbieter zum Thema

Unscheinbares Ambiente, aber konzentrierte Arbeitsatmosphäre. Die künftigen Digitallotsen sind mit Engagement bei der Sache
Unscheinbares Ambiente, aber konzentrierte Arbeitsatmosphäre. Die künftigen Digitallotsen sind mit Engagement bei der Sache
(© Franz-Reinhard Habbel)

22 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus baden-württembergischen Kommunen kamen nach Wiesloch, um sich in einem Seminar zum Kommunalen Digitallotsen zu ­qualifizieren. Es war eine der ­ersten Veranstaltungen der Verwaltungsschule des Gemeindetags Baden-Württemberg, die die Seminare im Auftrag der Kommunalen Spitzenverbände unter dem Dach der ­Digitalakademie@bw des Landes Baden-Württemberg durchführt. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer kamen aus unterschiedlichen Bereichen der Verwaltung. Unter ihnen waren IT-Fachleute, Mitarbeiter des Hauptamtes, Vertreter des Personalreferats, Experten aus dem Bauamt und Leiter von Stabsstellen des Bürgermeisters.

Jede Kommune ist anders

Vor welche Herausforderungen stellt Digitalisierung die Verwaltung? Die Bandbreite bereits eingesetzter und beabsichtigter In­strumente reicht von der „Urlaubskarte bis zur Blockchain“.

Bildergalerie

Die Unterschiede könnten dabei nicht größer sein. Steht bei einer Verwaltung die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems im Fokus, so befasst sich die andere bereits mit dem Aufbau einer Mobilitätsplattform oder dem ­autonomen Fahren. Und nur vereinzelt haben die Kommunen bisher mit einem konkreten Maßnahmenplan verbundene Digitalstrategien, die den Bürgerinnen und Bürgern, der Wirtschaft und den Verwaltungsmitarbeitern die Chancen der Digitalisierung aufzeigen. In dem Seminar „Kommunaler Digitallotse“ wurde daher auch die dringende Notwendigkeit einer Re-Organisation der Verwaltung hin zu einem Netzwerk ­augenscheinlich.

Beharrungskräfte überwinden

Besonders deutlich wurde, dass in vielen Kommunen die Bereitschaft zur Veränderung von Prozessen und Arbeitsformen nur gering ausgeprägt ist. Nur wenn die Führungskräfte hinter der Digitalisierung stehen, sind Veränderungen möglich. Dazu müssen Führungskräfte die Veränderungen selbst leben, den Einsatz moderner ­Instrumente zur Kommunikation wollen und Kooperation und ­Kollaboration aktiv vorantreiben. Veränderungsprozesse nur von einzelnen Ämtern und Abteilungen aus anzustoßen, wird kaum erfolgreich sein können.

„Es ist schwierig, Amtsleiter und Mitarbeitende in Ämtern und ­Abteilungen von der Einführung digitaler Prozesse zu überzeugen. Das Beharrungsvermögen ist sehr groß. Führungskräfte stehen nur bedingt hinter uns“, klagt eine ­Seminarteilnehmerin.

Neben dem persönlichen Engagement der Führungskräfte kommt der Qualifizierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine entscheidende Bedeutung zu. Sie sind die aktiven Kräfte, die Veränderungen umsetzen. Deshalb müssen sie mit dem notwendigen Grundwissen und dem erforderlichen Handwerkszeug ausgestattet werden.

Das Seminar für Kommunale ­Digitallotsen in Wiesloch zeigte ­zudem eindrucksvoll, dass zahlreiche Verwaltungsmitarbeiter im ­selben Boot sitzen. Behörden- und kommunenübergreifende Schulungen stärken diese Community. Es gilt, am Thema „dran zu bleiben“, Begeisterung zu wecken ­sowie Kolleginnen und Kollegen in der eigenen Verwaltung mitzunehmen.

Dass dies keine vergebliche Mühe ist, zeigte sich an der großen ­Bereitschaft der Seminarteilnehmer neue Wege zu gehen, sich ­Verfahren und Anwendungen von anderen Kommunen, IT-Dienstleistern und IT-Unternehmen ­anzusehen. Und auch das Engagement der Teilnehmer überzeugte.

Aufgabe der Digitallotsen

Eine wesentliche Aufgabe der ­Digitallotsen wird es nun sein, die Kolleginnen und Kollegen sowie die Führungskräfte mit ihrem Elan anzustecken. Ziel des Qualifizierungsprogramms „Kommunaler Digitallotse“ ist es, in allen 1.101 Städten und Gemeinden sowie in allen 35 Landkreisen in Baden-Württemberg ausgewählte Verwaltungsmitarbeitende als Digitallotsen zu gewinnen und zu qualifizieren. Als Impulsgeber sollen sie notwendige Transformations- und Veränderungsprozesse in den Verwaltungen anregen und als Motivatoren für Digitalisierungsprojekte im Land handeln.

Seminarangebot

Das dreitägige Seminar in Wiesloch wurde durch insgesamt fünf Module strukturiert. Aufgezeigt wurden unter anderem Chancen und Möglichkeiten einer Entlastung von Personal sowie Vereinfachung der Abläufe durch konsequente Digitalisierung von Verwaltungsprozessen.

Markus Losert von der Stadtverwaltung Karlsruhe stellte am ersten Seminartag die Megatrends der gesellschaftlichen Veränderungen dar und ging dabei besonders auf die sozialen Aspekte wie die Sammlung von personenbezogenen ­Daten und Profilbildung ein. Vorgestellt wurden neue Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI), Blockchain, autonome Maschinen und Sensoren.

Jetzt Newsletter abonnieren

Wöchentlich die wichtigsten Infos zur Digitalisierung der Verwaltung und Öffentlichen Sicherheit.

Mit Klick auf „Newsletter abonnieren“ erkläre ich mich mit der Verarbeitung und Nutzung meiner Daten gemäß Einwilligungserklärung (bitte aufklappen für Details) einverstanden und akzeptiere die Nutzungsbedingungen. Weitere Informationen finde ich in unserer Datenschutzerklärung.

Aufklappen für Details zu Ihrer Einwilligung

Losert erläuterte an den Beispielen des Parkraummanagements in Stuttgart und Ludwigsburg den Einsatz von Sensoren in Parkhäusern. Über Augmented-Reality-­Anwendungen im Bereich Mobilität lassen sich beispielsweise die nächsten Straßenbahnhaltestellen auf dem Smartphone anzeigen. Das Thema Chatbot verknüpfte der ­Referent unter anderem mit dem Bürgerservice 115.

Insgesamt wurde deutlich, dass ­Digitalisierung die Verwaltungsmitarbeiter dabei unterstützt, in eine ganz neue Beziehung zu den Bürgerinnen und Bürgern einzutreten.

Open-Data voranbringen

Allerdings haben viele Führungskräfte in den Kommunen Sorgen, sich mit Bereitstellung von öffentlichen Daten Probleme des Datenschutzes oder der Verwertungsrechte ins Haus zu holen, so ­Losert weiter. Da sei noch viel Überzeugungsarbeit notwendig, meinte der Referent abschließend.

Vorbild in Sachen Open Data war das Transparenzportal der Stadt Hamburg. Um Vertrauen in der Bevölkerung aufzubauen, werden dort Entscheidungen der Verwaltung bekannt gemacht. Angesprochen wurden auch weitere eGovernment-Instrumente wie Beteiligungsportale oder Mängelmelder.

Ilona Benz, Referentin beim ­Gemeindetag Baden-Württemberg und Leiterin der Stabsstelle Digitalisierung beim Kommunalen Spitzenverband und Co-Autorin dieses Beitrags, nahm die Teilnehmer im Anschluss mit auf eine ­Reise durch die Digitalisierungsprogramme und -projekte des Landes Baden-Württemberg.

Sieht es der Gemeindetag Baden-Württemberg doch als eine seiner derzeit zentralsten und wichtigsten Aufgaben an, die Städte und Gemeinden zur Gestaltung des ­digitalen Wandels zu befähigen. Unter dem Dach seiner Initiative „Städte und Gemeinden 4.0 – ­Future communities“ unterstützt der Gemeindetag Baden-Württemberg seine 1.063 Mitgliedsstädte und –gemeinden mit Workshops, Förderprogrammen, Vernetzungsveranstaltungen und vor-Ort-­Beratung.

Gemeinsam mit den Kolleginnen und Kollegen der Schwesterverbände, Städtetag und Landkreistag Baden-Württemberg, hat sie das Qualifizierungsprogramm „Kommunale Digitallotsen“ maßgeblich mit auf den Weg gebracht. Sie zeigte zunächst auf, wie sich das Umfeld der Verwaltung durch die Digitalisierung verändern wird und was das für die Kommunen bedeutet. Digitalisierung geht weit über eGovernment und Breitbandausbau hinaus und umspannt alle Lebensbereiche. Anhand ­konkreter Beispiele wie der Smart City Wendlingen, dem Reallabor Schorndorf oder dem FABLab in Neuenstadt am Kocher verdeutliche die Referentin, welche Möglichkeiten für Kommunen in der Digitalisierung stecken. Eine der Hauptbotschaften ihres Vortrags war: „Digitalisierung ist keine ­Frage der Größe der Kommune.“

Erarbeiten Sie ein Smart-City-Konzept

In einer Praxisübung erarbeiteten die Teilnehmer ihre persönliche Smart City bzw. Smart Village-­Vision. Sie definierten Ziele für ­eine smarte Stadt oder Gemeinde, die dafür notwendige Infrastruktur, die relevanten Lebensbereiche und die Rollen der Kommunalverwaltung, der Bürgerinnen und Bürger sowie weiterer betroffener Akteure.

Markus Guth und Christoph Ludwig von ITEOS stellten innovative Lösungen für eine moderne Verwaltung vor, erläuterten die Vorgehensweise bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes sowie die Angebote von „service-bw“, der zentralen eGovernment-Infrastruktur von Land und Kommunen. Im Grundlagenteil ging es auch um die Bausteine zur Verwaltungsmodernisierung und um Aspekte der Datensicherheit. Vermittelt wurden darüber hinaus erste Ansätze neuer Projektmethoden. Die Kommunalen Digitallotsen lernten, wie man ein positives Klima der Veränderung erzeugt.

In verschiedenen Praxisübungen erarbeiteten die Teilnehmer daneben Vorschläge, welche Dienstleistungen in der fiktiven Verwaltung der Gemeinde Entenhausen im Jahre 2026 digital angeboten werden sollten.

Das Spektrum reichte von Mobilitätsplattformen, Trackingsystemen für Verwaltungsverfahren, dem Einsatz von LoRa-Wan zur Messung und Übertragung von Sensordaten über eine papierlose Verwaltung, Gebäudeleitsysteme à la Google Maps, Sharing-Plattformen bis hin zu Co-Working-Spaces. Anschließend wurden in fünf Kleingruppen Handlungsempfehlungen zur Umsetzung ausgewählter Themenfelder skizziert, die Vorteile und den Nutzen für Bürger und Verwaltung herausgearbeitet sowie Gefahren identifiziert.

Grundlage neuer Verwaltungsangebote

Hartmut Gündra von der GeoNet.MRN e. V. in Heidelberg stellte die Potenziale der Nutzung von Verwaltungsdaten als Treibstoff der Digitalisierung vor. Dazu zählte er beispielsweise einen Mobilitätsdatenmarktplatz, auf dem Daten aus dem Verkehrsbereich zusammengeführt werden. Sein Beitrag beschäftigte sich zudem schwerpunktmäßig mit der Nutzung geografischer Informationen wie zum Beispiel den Leitungsauskünften und dem Aufbau eines Baustellenatlas.

Johann Scheidner, Kommunikationsexperte und Moderationstrainer von Odem Rhetorik aus Stuttgart gab einen eindrucksvollen Ein- und Ausblick in die Welt der neuen Kommunikation. Er öffnete seinen Vortrag mit der These, dass Digitalisierung die Art der Kommunikation fundamental verändern wird. „Tec“ und „Touch“ seien die zwei zentralen Merkmale, die diesen Prozess kennzeichnen würden, so Schneider.

Kommunikation, Vernetzung, Offenheit, Partizipation und Agilität seien die Buzz-Words, die den vor uns liegenden Weg beschreiben würden. Dahinter verberge sich die Notwendigkeit, sich mit Kolleginnen und Kollegen zu vernetzen und offen zu sein für neue Technologien und Prozesse. Führungskräfte müssen den Beschäftigten Vertrauen entgegenbringen und Mut machen mit dem Alten zu brechen und Neues auszuprobieren und dabei auch Fehler zuzulassen, wiederholte Schneider das Credo der Veranstalter.

„Gefragt sind Pfad-Finder und nicht Hürdensucher“, brauchte es Johann Scheidner in seinem Vortrag auf den Punkt. Die Führungskraft der Zukunft in der Verwaltung beschäftige sich zudem auch intensiv mit Changemanagement in der Verwaltung. Den Digitallotsen gab er wertvolle Hinweise und Tipps zu ihrer Rolle als Change-Maker in der Verwaltung.

Ohne engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werde die Digitalisierung in den Verwaltungen nicht vorangebracht werden können. Wer denke, die Kommunalverwaltung stecke geistig noch im Zeitalter der Lochkarten und bewegt sich in einem Kreativitätsradius in der Größe des eigenen Schreibtisches, irre sich gewaltig, Schneider.

Potenziale der Digitallotsen nutzen

Die Kommunalen Digitallotsen erkennen die Chancen der Digitalisierung und konfigurieren bereits zahlreiche richtungsweisende Ideen auf der kognitiven Festplatte. Um diese menschliche Potenziale nutzbar zu machen, ist eine breit angelegte Qualifizierungsoffensive notwendig. Baden-Württemberg macht dazu mit dem Qualifizierungsprogramm „Kommunale Digitallotsen“ den Anfang. Mit dem Ziel des Community-Aufbaus planen Gemeindetag, Städtetag und Landkreistag Baden-Württemberg nun in einem zweiten Schritt die Zusammenführung der Digitallotsen in einem Netzwerk.

Fazit

Tatsächlich ist der Netzwerkaustausch einer der größten Mehrwerte des Programms. Digitallosten sind Wandelgestalter, Potenzial­entdecker und Beziehungsmanager für ihre Kommunen. Baden-Württembergs Städte, Gemeinden und Landkreise haben sich auf den Weg zur digitalen Zukunftskommune gemacht.

(ID:45736049)