Prozessmanagement

„Ein Bild sagt mehr als tausend Folien“

| Autor: Susanne Ehneß

(Bild: mapoli-photo_Fotolia.com)

Das Thema Prozessmanagement kommt zunehmend im Bewusstsein der Öffentlichen Verwaltung an: Immer häufiger werden Verwaltungsabläufe ganzheitlich betrachtet, analysiert, optimiert, ­dokumentiert und umgesetzt.

Prozessmanagement hat das Ziel, Abläufe zu entschlacken und so redundante Bearbeitungsschritte oder lange Liegezeiten zu verhindern. Linda Oldenburg, Prozessmanagerin bei der MACH AG, spricht über ihre Erfahrungen aus der Praxis.

Für welche Verwaltungsbereiche empfiehlt sich ein Prozessmanagement?

Oldenburg: Das ist schnell beantwortet und nicht schöngeredet: für alle. Tatsächlich ist der Nutzen der Methode unabhängig vom Verwaltungsbereich, von der Größe der Einrichtung und von der Art des Prozesses, den man untersucht.

Um Ihnen die Bandbreite deutlich zu machen: Wir haben mit Prozessmanagement unter ­anderem mit der Diözese Rottenburg-Stuttgart geguckt, wie die Außenkassen angebunden werden können, mit einer großen und kleineren Bundesverwaltungen deren gesamte Beschaffung strukturiert, mit einer Hochschule in Vietnam Vorarbeiten für die Einführung ­eines ERP-Systems getroffen und mit der Bundeskunsthalle den Ausstellungsprozess effizienter gestaltet.

Was sind typische Projekte für Behörden?

Oldenburg: In der Praxis treffen wir, grob gesagt, auf drei unterschiedliche Ansätze. Unsere Kunden kommen entweder vom Prozess her und sind unzufrieden, weil er nicht wirklich rund läuft, zu lange dauert oder die Mitarbeiter überlastet sind. Eine andere Ausgangslage sind Umstrukturierungen – entweder der gesamten Behörde oder in einzelnen Abteilungen. Auch hier kommt man mit Prozessmanagement-Methoden zu Transparenz und kann die neuen Strukturen gut vorbereiten.

Eine dritte Variante sind gesetzliche Anforderungen, die beispielsweise neue Aufgaben bringen, neue Berechtigungskonzepte oder die Dokumentation von Abläufen notwendig machen.

Gibt es auch Einrichtungen, die wenig Erfahrung mit Prozessmanagement haben und es erst einmal kennenlernen wollen?

Oldenburg: Ja, durchaus, einige Behörden oder Abteilungen probieren die Methoden erst einmal unverbindlich aus. In einem zweitägigen Workshop eruieren wir dann zum Beispiel den Bedarf, der gerne auch noch diffus sein darf, und klären ihn.

Die Methoden werden vorgestellt und ausprobiert, und am Ende hat man einen strukturierten Überblick über einen Prozess und eine Vorgehensweise und kann dann entscheiden, was man damit macht und ob man darauf aufbauend weiterarbeiten möchte.

Das Interview geht auf der nächsten Seite weiter.

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