Föderales Informationsmanagement Ein Baukasten optimiert die Prozesse der öffentlichen Verwaltung

Autor / Redakteur: Steffen Eckold / Manfred Klein

Mit dem Projekt Föderales Informationsmanagement (FIM) soll sowohl auf fachlicher als auch auf technischer und organisatorischer Ebene eine Infrastruktur geschaffen werden, die Informa­tionen zu Verwaltungsverfahren erfasst und b­ereitstellt. Damit werden die Voraussetzungen für einen effizienten und effektiven Betrieb von E-Government-Anwendungen aller föderalen Ebenen geschaffen.

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Das FIM-Haus: Bausteine des föderalen Informationsmanagement
Das FIM-Haus: Bausteine des föderalen Informationsmanagement
(© Sachsen-Anhalt)

Am 17. Mai 2012 gaben das Ministerium der Finanzen des Landes Sachsen-Anhalt und das Bundes­ministerium des Innern den Startschuss für das Steuerungsprojekt des IT-Planungsrates „Föderales Informationsmanagement (FIM)“. Wesentlicher Ausgangspunkt für das Projekt sind die positiven Erfahrungen aus der Zusammenarbeit von Bund und Ländern bei der Erarbeitung des Leistungskataloges der öffentlichen Verwaltung (LeiKa).

Sachsen-Anhalt war hier federführend für die Analysen zur Ver­einheitlichung von Informationen und deren Auswertung verantwortlich. In der Folge entstand für die öffentliche Verwaltung ein Standardisierungs­rahmen, der nahezu analog auf Formulare und Prozesse angewendet werden kann. Zudem wird damit der redaktionelle Aufwand – trotz höherer Qualität – beim Beschreiben von Informationen in Verwaltungs­verfahren gesenkt.

Der Wert von Informationen ist heute unum­stritten. Bereits der Begriff Informationsgesellschaft charakterisiert die Bedeutung und unterstreicht, welche Erwartungen die Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen an die Informationen – auch der öffentlichen Verwaltung – haben. Korrektheit, Verständlichkeit, Aktualität sowie ein schneller und einfacher Zugang sind nur einige der Anforderungen. Die Verwaltung wandelt sich immer mehr zum Dienstleis­ter. Der Bedarf an standardisierten Informationen wächst zunehmend.

Das Projekt FIM verfolgt deshalb das Ziel, Informationen zu Verwaltungsvorgängen zwischen Bund, Ländern und Kommunen auf freiwilliger Basis zu harmonisieren. Um die Ansprüche an ein service­orientiertes Verwaltungshandeln zu erfüllen, inves­tiert die Verwaltung viel in ihr Informationsmanagement. Zum einen in geeignete Hard- und Software, zum anderen – und darum geht es beim FIM vorrangig – muss in Erstellen und Pflege der Informationen investiert werden.

Viele Verwaltungen pflegen ihre Informationen zu Verfahren derzeit selbst. Die Informationen liegen dabei in den Verwaltungen in sehr unterschiedlichen Formen vor. Wichtig für einen zuverlässigen Verwaltungsservice ist jedoch, dass gleiche Inhalte auch gleich beschrieben werden.

Genau hier setzt FIM an. Mit fachlichen und technischen Standards wird ein Informationsmanagement aufgebaut, das alle föderalen Ebenen beim I­nformationsaustausch untereinander und mit den Bürgerinnen und Bürgern im Verwaltungsverfahren unterstützt.

Wesentlich für ein Verwaltungsverfahren sind:

» die Leistungsbeschreibung

Sie informiert Bürgerinnen und Bürger sowie Wirtschaft über Leistungen der öffentlichen Verwaltung (Kundensicht).

» das Formular

Damit beantragen Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen eine Leistung unter Angabe verschiedener Informationen.

» sowie der Prozess

Der Antrag über ein Formular initiiert einen Prozess der Leistungserbringung innerhalb der Verwaltung, an dessen Ende in der Regel ein Bescheid zugestellt wird (Verwaltungssicht).

Ziel des Föderalen Informationsmanagements ist es, diese drei Bausteine in enger Kooperation mit den Vorhaben LeiKa und Nationale Prozessbibliothek (NPB) sowie anderen Initiativen zu harmonisieren und zu verzahnen.

Die Kommunen sind die ersten Ansprechpartner der Bürgerinnen und Bürger. Sie tragen die Hauptlast der zunehmend komplexeren Verwaltungsaufgaben und vollziehen die Mehrzahl aller Verwaltungsverfahren. Sie erteilen Auskünfte, erstellen Antragsformulare und betreiben das Verfahren.

FIM kann und soll mit gemeinsamen Infrastrukturen alle Ebenen entlasten und helfen, Doppel­arbeiten zu vermeiden. Dies trifft gerade auf Leistungen zu, bei denen die Kommunen von den Ländern übertragene Aufgaben wahrnehmen. Gleiches soll gleich beschrieben und ausgeführt werden. Sowohl der Gesetzgeber als auch die Vollzugsebene profitieren von einem gleichen Verständnis von Aufgabe, Voraussetzungen, Anspruchsgrundlagen und notwendigen Maßnahmen.

FIM will auf fachlicher, technischer und organisatorischer Ebene einen harmonisierten Baukasten für Leistungsbeschreibungen, Formulare und Prozesse schaffen. Aus diesem Baukasten sollen sich Nutzer innerhalb der öffentlichen Verwaltung bedienen können, um ihren redaktionellen Aufwand im Beschreiben von Verwaltungsverfahren ohne Qualitätseinbußen zu senken.

FIM liefert geprüfte Stamminformationen zu Leistungen, Formularen und Prozessen. Die Stamminformationen werden durch Bund und Länder erstellt. Die Vollzugsebene kann die Stamminforma­tionen nutzen, um die finale Leistungsbeschreibung, das Formular und den Prozess zu erstellen sowie zu beschreiben.

FIM bietet keine Endkundenanwendung, wie Formularserver oder webbasierte Informationsportale für Bürger und Unternehmen. FIM liefert nur standardisierte Ergebnisse, von denen die Verwaltung auf allen föderalen Ebenen profitiert.

Dies schließt die jeweils an einem Verwaltungsverfahren beteiligten Stellen und Dienstleister genauso ein wie organisa­tionsübergreifende Informations-, Kommunikations- und Transaktionsangebote wie den 115-Service oder Online-Portale der Verwaltung. FIM ist zudem eine zentrale Voraussetzung, Verwaltungsverfahren vollständig elektronisch abzuwickeln.

Im Vordergrund steht dabei aber nicht die technische Realisierung eines Verfahrens, sondern die Harmonisierung der fachlichen Grundbausteine in der Form ihrer Beschreibung. FIM ist Teil der fachlich-organisatorischen Basis für ein föderales E-Government. Mit den bereits jetzt vorhanden technischen Standards, einhergehenden rechtlichen Möglichkeiten und den ständig leistungsfähigeren Informations- und Kommunikationssystemen ist die Vision von papierlosen Verwaltungsvorgängen realisierbar.

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