eIDAS Summit 2021 eIDAS als Digitalisierungsturbo für Verwaltung und Wirtschaft

Autor / Redakteur: Rebekka Weiß, LL.M. (Bitkom), Enrico Entschew und Christian Seegebarth (beide Bundesdruckerei, D-Trust) / Manfred Klein

Die Corona-Pandemie und ihre Folgen offenbaren, wie wichtig eine sichere und vertrauenswürdige elektronische Kommunikation für das Funktionieren von Wirtschaft und Gesellschaft sind. Eine wichtige Rolle bei der Umsetzung spielt die eIDAS-Verordnung der EU.

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Behörden müssen bei der digitalen Kommunikation handlungsfähig bleiben
Behörden müssen bei der digitalen Kommunikation handlungsfähig bleiben
(© envfx – stock.adobe.com)

Remote-Arbeit und die Zunahme von Kollaborationsarbeit über Fernkommunikation und Tools hat aber auch bestehende Schwächen in der Durchsetzung von digitalen Arbeitsmitteln und -wegen aufgezeigt. Die bestehenden Lücken können mit der EU-Verordnung für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) schnell geschlossen werden. Wie die aktuelle Bitkom-Studie „Corona: Unternehmen spüren wirtschaftlichen Nutzen der Digitalisierung“ aufzeigt, hat die Pandemie in der deutschen Wirtschaft die Bedenken gegen die Digitalisierung fast vollständig verschwinden lassen: Gut ein Jahr nach dem ersten Lockdown zweifeln nur noch zwölf Prozent aller Unternehmen mit mindestens 20 Beschäftigten am Nutzen der Digitalisierung für ihre Organisation. Die Lernkurve war steil: 8 von 10 Managern haben mittlerweile neue Technologien für den Betrieb erprobt. Der Bitkom appelliert daher, eIDAS-Instrumente für die Digitalisierung in Unternehmen und Verwaltung einzusetzen.

Der Ausbruch der Corona-Pandemie und die damit verhängten Kontaktbeschränkungen und Grenzschließungen stellten Wirtschaft und Verwaltung plötzlich vor eine völlig neue Situation. Aus den dabei gewonnenen Erfahrungen ergeben sich wichtige Aufgaben für die Zukunft. Die derzeitige Entwicklung zeigt bereits ganz klar den Trend:

Viele Unternehmen nehmen Abschied vom Papier. So werden in 62 Prozent der Unternehmen weniger Dokumente ausgedruckt als noch vor einem Jahr, nur in 8 Prozent sind es mehr. Digitale Prozesse sind zum Beispiel bei der Beschaffung aber auch beim Urlaubsantrag oder der Krankmeldung essentiell geworden, um erfolgreiche Arbeit im Mobile Office durchzusetzen, Papier und Transportwege zu sparen und so zeitgleich mit dem Digitalisierungsschub auch den Nachhaltigkeitsgedanken weiter zu fördern.

Unternehmen und Behörden müssen handlungsfähig bleiben

Die wesentlichste Aufgabe betrifft die Fortsetzung des Geschäftsbetriebs und der Verwaltungsdienste. Auch in Zeiten von Kontaktbeschränkungen müssen Behörden in der Lage sein, Gewerbeanmeldungen entgegenzunehmen oder Zollbescheinigungen auszustellen. Unternehmen müssen auch ohne persönlichen Kontakt weiterhin Geschäfte mit nationalen und europäischen Partnern tätigen können. Hilfreich dabei sind zum Beispiel Verträge, die komplett digital abgeschlossen und verwaltet werden können.

Sind Behörden geschlossen und brechen die Unternehmensumsätze abrupt ein, sind effiziente Prozesse und ein kostenbewusstes Arbeiten besonders wichtig. Durchgängige digitale Workflows sowie eine schnelle und sichere Kundenidentifizierung helfen dabei, Zeit und Ausgaben einzusparen.

Digitaler Vertrauensraum in der EU

Für all dies wird ein digitaler Vertrauensraum benötigt, in dem Unternehmen, Bürger und Behörden untereinander Geschäfte und eGovernment-Leistungen komfortabel, medienbruchfrei und zu geringen Kosten tätigen können.

Die gute Nachricht: Der rechtliche Rahmen für einen solchen digitalen Vertrauensraum ist mit der 2014 in Kraft getretenen Verordnung für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) bereits vorhanden. Die schlechte Nachricht: In der Breite werden die darin definierten eIDAS-Werkzeuge, als Vertrauensdienste bezeichnet, in Deutschland noch nicht genügend eingesetzt. Immerhin gibt es einige ermutigende Beispiele, etwa den „Entwurf eines Gesetzes zum Aufbau des elektronischen Rechtsverkehrs mit Gerichten und zur Änderung weiter prozessrechtlicher Schritte“ des Bundesministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz.

Die EU-Verordnung will das Fundament für einen digitalen Binnenmarkt und eine europaweit nutzbare eGovernment-Infrastruktur legen. Um dieses Ziel zu erreichen, führt eIDAS neue Verfahren und Instrumente für sichere elektronische Transaktionen im gesamten EU-Raum ein. Diese werden mit einer hohen Rechtswirksamkeit ausgestattet und sind sofort nutzbar. Dazu gehören zum Beispiel die Fernsignatur und das elektronische Siegel. Mit der Fernsignatur lassen sich elektronische Unterschriften auslösen, beispielsweise über Smartphones und Tablets. Diese elektronische Unterschrift mit dem höchsten Sicherheitsniveau hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

Das elektronische Siegel überführt das Behördensiegel und den Firmenstempel ins digitale Zeitalter: Gesiegelte Dokumente weisen eindeutig auf den Absender hin, schützen gleichzeitig das Dokument vor Manipulationen und sind europaweit als Beweismittel vor Gericht zugelassen.

Zusätzlich fördert eIDAS den Einsatz elektronischer Identifizierungssysteme (eID). Die EU-Staaten sind verpflichtet, nationale elektronische Identifizierungsmittel gegenseitig zu akzeptieren und anzuerkennen.

Die eIDAS zeigt: Mit Hilfe der Vertrauensdienste (elektronische Signaturen, Siegel, Zeitstempel, Zustelldienste und Zertifikate zur Authentifizierung) können sich Unternehmen, Verwaltungen und Privatpersonen digital, für unabhängige Dritte nachvollziehbar innerhalb der Europäischen Union auf einer einheitlichen Rechtsbasis austauschen. Die eIDAS schafft neue Anwendungsmöglichkeiten für sichere digitale Prozesse innerhalb und zwischen allen Ländern der Europäischen Union. Dies betrifft alle Lebenslagen. So können Verträge grenzüberschreitend rechtssicher in elektronischer Form abgeschlossen werden. Patientendaten und medizinische Kommunikation, wie Arztbriefe, sind nun europaweit auf einheitlicher Grundlage digital schützbar. Öffentliche Register, wie Handelsregister und Grundbücher, haben jetzt die Option der beweisgültigen digitalen Beauskunftung. Die öffentliche Verwaltung kann über Landesgrenzen verbindlich kommunizieren.

Aus der Praxis: Förderanträge ohne Fax und Post durchgängig elektronisch und sicher realisieren

Wie die eIDAS-Vertrauensdienste im Zusammenspiel elektronische Kommunikationsprozesse vertrauenswürdig gestalten, lässt sich am Beispiel eines Förderantrags veranschaulichen: Die Webseite für den Förderantrag ist mit einem qualifizierten Webseitenzertifikat abgesichert. Dieses sorgt für einen verschlüsselten Datenverkehr und ermöglicht dem Antragsteller, die Identität des Webseitenbetreibers, im Beispiel die Behörde, zu bestätigen. Die Antragsteller identifizieren sich über die Online-Ausweisfunktion des Personalausweises. Nachdem sie die notwendigen Daten eingegeben haben, unterschreibt der Antragsteller das Formular mit seiner elektronischen Unterschrift. Beim Eingang versieht die Behörde den Antrag und begleitenden Dokumente mit einem elektronischen Zeitstempel, der rechtssicher nachweist, dass die eingereichten Unterlagen zu der angegebenen Zeit genauso vorgelegen haben. Erstellt die Behörde ihrerseits Dokumente, bringt sie auf diese ein elektronisches Siegel auf. Damit lässt sich der gesamte Vorgang langfristig nachvollziehbar und unverändert elektronisch archivieren. Die Zustellung an den Antragsteller erfolgt rechtsgültig per elektronischem Einschreibedienst, in Deutschland per DE-Mail.

Lösung zum Lückenschluss: eIDAS-Instrumente gesetzlich stärker berücksichtigen

Verwaltungen müssen dazu beitragen, das „Henne und Ei“-Problem zu lösen. Viele Behörden können auch während der Pandemie keine eIDAS-Werkzeuge akzeptieren oder gar proaktiv anbieten. Zudem ist der Einsatz der eID-Funktion des Personalausweises nur für eine Minderheit der Verwaltungsdienste möglich.

In der Verantwortung steht insbesondere die Politik, die durch entsprechende Gesetzesänderungen die eIDAS-Vertrauensdienste gesetzlich stärker berücksichtigen und einen kohärenten rechtsrahmen schaffen muss. So sieht das Verfahrensverwaltungsgesetz momentan nur den Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur vor. Werden diese Vorgaben auf elektronische Siegel erweitert, wie bei der elektronischen Justizkommunikation, können Behörden in Zukunft Beglaubigungen von Dokumenten noch einfacher ausstellen. Das E-Government-Gesetz sollte um eine Regel ergänzt werden, nach der die eIDAS-Werkzeuge genutzt werden müssen. Behörden wären dann verpflichtet, elektronische Dokumente nicht nur mit der qualifizierten elektronischen Signatur, sondern auch mit dem Siegel anzunehmen. Dies würde der Digitalisierung von Behörden, und mittelbar auch Wirtschaft und Gesellschaft, einen enormen Schub bringen.

Fazit

Die eIDAS-Verordnung hat das Potenzial, die Digitalisierung in Wirtschaft und Verwaltung entscheidend voranzubringen und damit die Folgen zukünftiger Krisen erheblich abzufedern. Die rechtlichen und technischen Voraussetzungen sind vorhanden. Jetzt muss eine rasche Umsetzung auf allen Ebenen in Wirtschaft und Verwaltung erfolgen. Die anstehende eIDAS-Novellierung bietet zudem eine gute Möglichkeit, eIDAS auf die politische Agenda zu setzen und auf die Vorteile der Verordnung aufmerksam zu machen.

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