sicher-ausschreiben.de

eHealth und eGovernment: Effizienter Einkaufen

| Autor / Redakteur: Markus Sigmund / Gerald Viola

Unterstützung beim gesamten Beschaffungsprozess: Wolfgang J. Kaldenhoff und eine Kollegin arbeiten mit sicher-ausschreiben.de
Unterstützung beim gesamten Beschaffungsprozess: Wolfgang J. Kaldenhoff und eine Kollegin arbeiten mit sicher-ausschreiben.de

Steigende Personal- und Sachkosten, wachsender Wettbewerb, zunehmende Regulierungen durch den Gesetz­geber: Die Rahmenbedingungen für Einkäufer in Krankenhäusern haben sich deutlich verschärft.

Das Klinikum Region Hannover, Betreiber von zwölf Krankenhäusern und eines der größten kommunalen Klinikunternehmen Deutschlands, nutzt jetzt die elektronische Ausschreibungslösung sicher-ausschreiben.de, um seine Beschaffungsprozesse effizienter und sicherer zu gestalten.

„Ausschreibungen manuell vorzunehmen, ist sehr aufwendig und fehleranfällig. Daher wollten wir eine elektronische Lösung, die einen möglichst hohen Automatisierungsgrad aufweist“, sagt Wolfgang J. Kaldenhoff. Der Leiter Zentrale Vergabestelle des Klinikums Region Hannover begab sich im Jahr 2010 auf die Suche nach einer geeigneten IT-Lösung. Neben einem hohen Automatisierungsgrad sollte diese zudem möglichst ohne eigene Kapazitäten betrieben werden können sowie bereits erprobt sein: „Es war uns wichtig, dass es schon Erfahrungen mit der Lösung gibt. Bei sicher-ausschreiben.de konnten wir uns anhand von Referenzen von der Lauffähigkeit der Plattform überzeugen“, erklärt Kaldenhoff.

Die Entscheidung zugunsten von sicher-ausschreiben.de fiel im Frühjahr 2011. Die Ausschreibungslösung des IT- und Dienstleistungsspezialisten prego services GmbH unterstützt Einkäufer beim gesamten Beschaffungsprozess – von der internen Vorbereitung bis zum Zuschlag.

Von der Deckenbeleuchtung bis zum Bodenbelag

Alle Daten stehen sofort digital bereit und ermöglichen eine schnelle und unkomplizierte elektronische Kommunikation mit den Bietern. „Uns hat die Lösung in allen Bereichen überzeugt“, so Kaldenhoff. Inzwischen konnten bereits 20 Vergabevorgänge über die Plattform ausgeschrieben werden. Darunter befindet sich auch ein erstes Großprojekt: Im Krankenhaus in Lehrte, das zum Klinikum Region Hannover gehört, wurde der gesamte OP-Bereich erneuert. „Von der Deckenbeleuchtung bis zum Bodenbelag haben wir den kompletten Beschaffungsprozess über sicher-ausschreiben.de abgewickelt“, erklärt Kaldenhoff.

Mit Erfolg: „Die Zeit- und Kostenersparnis war enorm. Hätten wir die Ausschreibungen manuell vorgenommen, hätten wir bestimmt eine halbe Stelle mehr benötigt“, sagt er. Positiv bemerkbar gemacht habe sich insbesondere der Wegfall von Kopierarbeiten. „Früher mussten wir für jeden Bieter die Baupläne vervielfältigen und per Post verschicken. Bei größeren Projekten war das Aufkommen sogar so groß, dass wir die Arbeit an einen externen Dienstleister vergeben haben“, so Kaldenhoff. Mit sicher-ausschreiben.de mussten die Pläne dagegen nur einmal ins System übertragen werden. Die Bieter konnten diese dann von der Plattform selbstständig herunterladen. Auch die Veröffentlichung der Vergabe in den Amtsblättern lief komplett über die Lösung. Die Dokumente wurden vom System selbst generiert und über einen Verteiler versendet.

In Zukunft sollen sämtliche Beschaffungsprozesse über sicher-ausschreiben.de abgewickelt werden. Pro Jahr rechnet das Klinikum Region Hannover mit einem Vergabevolumen von jeweils rund 30 Bau- und 30 Lieferleistungen. Kaldenhoff ist optimistisch: „Ich rechne mit weiteren Effizienzsteigerungen durch die ständige Weiterentwicklung der Plattform“, sagt er.

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