Fraunhofer weist BMI den „dänischen Weg“

eGovernment-Projekt: Die Chefs mobil in digitale Prozesse einbinden!

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„Diese Bausteine der eVerwaltung werden von der dänischen Lösung unterstützt. Über mobile Endgeräte lassen sich wunschgemäß auch Führungskräfte in die digitalen Prozesse einbinden“, so Tschichholz.

Jeder Mitarbeiter täglich 30 bis 45 Minuten

In Dänemark haben bereits die Ministerien für Soziales und Integration, für Verkehr, für Klima und Energie, für Umwelt, für Arbeit und für den Wohnungsbau sowie die Staatskanzlei ihre Schriftgutverwaltung, die Verwaltungsarbeit und die Fallbearbeitung vollständig digitalisiert. Das gesamte Schriftgut – ob formell oder informell – wird in einer einheitlichen IuK-Umgebung verwaltet. Kernkomponente ist ein integriertes Wissensmanagement.

Die Mitarbeiter haben über ein digitales Archiv unmittelbaren Zugang zu relevanten Informationen. Social-Media- Technologien wie Chats sind in formelle Arbeitsabläufe integriert und unterstützen die informelle Kommunikation.

„Die Erfahrungen sind durchweg positiv: Im Ministerium für Soziales und Integration spart jeder Mitarbeiter täglich 30 bis 45 Minuten. 81 Prozent der Angestellten des Verkehrsministeriums sind zufrieden oder sehr zufrieden. Die letzten Umstellungen dauerten jeweils nur wenige Wochen.

Der Schulungsaufwand hält sich in Grenzen, da die Mitarbeiter auf gewohnte Nutzeroberflächen zurückgreifen können und sie in der kurzen Einführungsphase durch ‚Flurläufer‘ individuell unterstützt werden“, berichtet Tschichholz.

Ministerialvorlage auf das Tablet

Er und sein Team haben konkrete Anwendungsszenarien entwickelt, die nun in deutschen Ministerien einem Praxistest unterzogen werden. Im FOKUS eGovernment-Labor bildeten die Wissenschaftler Arbeitsvorgänge aus dem Innenministerium exemplarisch nach und überprüften, wie die dänische Lösung übertragen werden kann. „Wir haben beispielsweise gezeigt, wie damit Leitungs- und Ministerialvorlagen erarbeitet werden und Staatssekretär oder Minister diese bequem über einen Tablet-PC mobil abrufen können“, schildert Tschichholz, der die IuK-Plattform am FOKUS auch für interne Prozesse nutzt.

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