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Das Neue Arbeiten in der Öffentlichen Verwaltung eGovernment ohne Medienbruch

| Redakteur: Manfred Klein

Akten, Anträge, Dokumente oder Formulare – die Menge an unstrukturierten Inhalten in den Öffentlichen Verwaltungen wächst genauso stetig wie die Menge an wertvollen Informationen in Form von strukturierten Transaktionsdaten in Fachverfahren sowie in Vorgangsbearbeitungs- oder ERP-Systemen.

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Public-Sector-Chefin Angelika Gifford sieht im Verwaltungsarbeitsplatz Einsparpotenziale für eGovernment
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( Archiv: Vogel Business Media )

Diese getrennten Welten zwingen bei der Bearbeitung eines Vorgangs, in unterschiedlichen Systemen nach relevanten Informationen zu suchen – ein zeitaufwendiger Prozess. Um aber schnell und effizient auf Anfragen reagieren zu können, muss der Inhalt erfasst, gespeichert und den jeweiligen Benutzern zur richtigen Zeit am richtigen Ort mit den passenden Aktionen verfügbar gemacht werden.

Bei der Abwicklung von typischen Geschäftsvorfällen in der Verwaltung werden heute in der Regel in verschiedenen IT-Systemen Dokumente und Formulare erzeugt, die ab einem gewissen Zeitpunkt aktenrelevant werden und damit rechtssicher aufzubewahren sind. Da die entsprechenden IT-Systeme jedoch nur bedingt auf einheitlichen Systemstrukturen basieren, sind viele spezifische technische Schnittstellen für den Dokumentenaustausch notwendig. Unter den vorhandenen Bedingungen kann ein Dokumentenaustausch beziehungsweise eine Aktenzuordnung, also nur selten ohne ein manuelles Benutzereingreifen erfolgen. So existieren viele Medienbrüche.

Das Konzept des Modernen Verwaltungsarbeitsplatzes (MVA) von Microsoft verspricht hier Abhilfe. Denn durch das Konzept des MVA und des Office Business Gateway (OBG.net) werden verschiedene Arbeitsschritte in unterschiedlichen Fachverfahren in einem durchgängigen Gesamtprozess in die gewohnte Microsoft Office-Benutzeroberfläche integriert. Durch den unmittelbaren kontextsensitiven Zugriff auf benötigte Informationen aus unterschiedlichen Anwendungen werden beispielsweise redundante Dateneingaben vermieden und die Bedienerfreundlichkeit signifikant verbessert. Darüber hinaus profitieren auch die Unternehmen bei der Interaktion mit der Verwaltung durch Vereinfachung und Beschleunigung von Prozessen.

Wie die beiden Komponenten zusammenarbeiten, können Behördenvertreter auf einer Veranstaltung erfahren, die eGovernment Computing zusammen mit Microsoft am Montag, den 12. April, in der Münchner Niederlassung durchführt.

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