Quo vadis, Hochschul-IT?

eGovernment: Hochschulen werden zum Best-Practice-Labor der Verwaltung

31.03.2010 | Autor / Redakteur: Stephan Sachse, ist Gründer und geschäftsführender Gesellschafter der Datenlotsen Informationssystem / Manfred Klein

Hochschulen müssen die unterschiedlichsten Aufgabenstellungen IT-technisch vernetzen
Hochschulen müssen die unterschiedlichsten Aufgabenstellungen IT-technisch vernetzen

Der Nutzer im Fokus

Im Mittelpunkt sollten die Akteure der Hochschule und die Unterstützung ihrer Prozesse und Abläufe stehen. Ein integriertes Campus-Managementsystem wie CampusNet unterstützt Hochschulleitung und -verwaltung, Lehrende, Studierende und Partner. Dabei spielen die individuellen Spezifila der Hochschule eine herausragende Rolle – ein Campus-Managementsystem sollte prozessorientiert und parametrisierbar sein, sich also den jeweiligen Strukturen und Prozesse anpassen. Integrierte Campus-Managementsysteme erlauben Hochschulen eine effizientere Organisation von Studium und Lehre. Die Verwaltungsbereiche werden durch sie besser vernetzt, die bis dato teilweise von Fachbereich zu Fachbereich unterschiedlichen IT-Lösungen werden auf einer einheitlichen und flexiblen Ebene integriert. Dies alles, kombiniert mit einem besseren Informationsfluss zwischen den verschiedenen Bereichen der Organisation, wirkt sich auch positiv auf die aktuellen Forderungen der Studierenden aus: zum Beispiel nach einer sinnvolleren Verteilung von Prüfungsterminen oder einer effizienteren Raumverwaltung. Zudem gewinnt die Verwaltung mehr Spielräume für einen besseren Studierendenservice.

Unterstützung des gesamten Student Lifecycle

Ein integriertes Campus-Managementsystem unterstützt an Hochschulen alle typischen Prozesse des akademischen Zyklus eines Studierenden – vom Interessenten zum Alumnus. Prüfungsordnungen, Lehrveranstaltungen und Prüfungen werden im Zusammenspiel miteinander und nicht losgelöst voneinander betrachtet. Die im IT-System abgebildeten („modellierten“) Prüfungsordnungen bilden dabei den Kern aller Prozesse des akademischen Lebenszyklus. Ein Beispiel dafür, wie ein Campus-Management-System Hochschulprozesse sinnvoll begleiten und die betroffenen Akteure unterstützen kann, ist der Bereich Bewerbung und Zulassung.

Hochschulen stehen immer wieder vor der Herausforderung, alle angebotenen Studiengänge durch ein effizientes Bewerbungsmanagement zu einer möglichst optimalen Auslastung zu bringen. Denn die Anzahl der eingeschriebenen Studierenden ist unter anderem eine wichtige Bestimmungsgröße für ihr Budget. Doch neunmal mehr Bewerber als Studienplätze sind an großen Hochschulen keine Seltenheit.

Kleinere Hochschulen oder Hochschulen an weniger attraktiven Standorten haben häufig das gegenteilige Problem, nämlich zu wenige Bewerber. Außerdem müssen die Hochschulen zunehmend komplexere Verfahrenstypen und Zulassungsbedingungen bewältigen.

Studienplätze schneller zusagen und den Bewerbungsprozess serviceorientierter gestalten – das wünschen sich viele Hochschulen. Lösungen wie CampusNet, die den gesamten Bewerbungsprozess von der Anforderungsbestimmung in den Fachbereichen über das Interessenten- und Bewerbungsmanagement bis hin zur Zulassung unterstützen, machen dies möglich. Interessenten und Bewerbern steht eine Web-Oberfläche zur Verfügung, die sie zielgerichtet durch das Bewerbungsverfahren leitet. Auch die Verwaltungsmitarbeiter auf der anderen Seite des Prozesses werden bei allen Arbeitsschritten unterstützt. Die wachsende Anzahl hochschulspezifischer Auswahlverfahren können durch eine Campus-Management-Lösung ebenfalls konfiguriert und abgebildet werden. Weitere Funktion wie die Erstellung von Rankings und Bescheiden per Knopfdruck entlasten die Verwaltung zusätzlich. Das neue dialogorientierte Verfahren, das ab dem Wintersemester 2011/2012 das Problem der Mehrfachbewerbungen lösen soll, wird auch Schnittstellen zum weitverbreiteten System CampusNet bereitstellen.

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