Interview mit BVA-Präsident Verenkotte eGovernment hebt Effizienzpotenziale in der Bundesverwaltung

Redakteur: Manfred Klein

Das Bundesverwaltungsamt (BVA) will – zusammen mit der Bundestelle für Informationsttechnik (BIT) – in den kommenden Jahren zum Rundum-sorglos-IT-Dienstleister" der Bundesverwaltung reifen. Ziel des ehrgeizigen Vorhaben­s ist es, die Chancen und Effizienzpotenziale der Verwaltungsmodernisierung auszuschöpfen.

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eGovernment, Personalentwicklung und behördliche Dienstleistungen sollen beim BVA Hand in Hand gehen
eGovernment, Personalentwicklung und behördliche Dienstleistungen sollen beim BVA Hand in Hand gehen
(Foto: © S.John - Fotolia.com)

Dazu sollen die Harmonisierung der IT-Landschaft und die Gestaltung von IT-Standards vorangetrieben werden.

BVA-Präsident Christoph Verenkotte
BVA-Präsident Christoph Verenkotte
(Foto: Bundesverwaltungsamt (BVA))

Darüber hinaus sieht die neue Gesamtstrategie des Bundesverwaltungsamtes die Schaffung einer eigenständigen IT-Strategie vor. Diese soll das BVA in die Lage versetzen, eigene Ressourcen zu schonen und gleichzeitig als vollwertiges Inhouse-Beratungszentrum für die gesamte Bundesverwaltung tätig zu werden.

Schon jetzt ist das Bundesverwaltungsamt mit seinen IT-Lösungen und IT-Dienstleistung in der Bundesverwaltung breit aufgestellt. Wie das aber alles im Detail funktionieren soll, darüber sprach der Präsident des Bundesverwaltungsamtes, Chri­stoph Verenkotte, mit eGovernment Computing.

Herr Verenkotte, das BVA will seine Leistungen in den Bereichen Organisations-, Prozess- und IT-Beratung ausbauen und dabei auch zu privaten Anbietern in Konkurrenz treten. Wie soll dieses Ziel – angesichts des demografischen Wandels und des damit verbundenen Fachkräftemangels – erreicht werden? Was ist unter dem Drei-Partner-Modell zu verstehen?

Verenkotte: Das Thema Verwaltungsmodernisierung stellt bereits seit vielen Jahren ein großes Anliegen des BVA dar. Die angebotene Beratungsunterstützung auf dem Gebiet der Organisations- und IT-Beratung ist eine unserer am stärksten nachgefragten Dienstleistungen. Zu unseren Kunden zählen – neben Bundesbehörden aller Hierarchiestufen – auch Zuwendungsempfänger des Bundes und internationale Institu­tionen.

Unser Vorteil ist, dass unsere Berater sehr intensiv mit den Aufgaben und Tätigkeiten der unterschiedlichen Behörden und Institutionen vertraut sind. Allerdings ist es nicht möglich – und auch nicht wirtschaftlich – den teilweise sehr spezialisierten Beratungsinhalt zu allen Themenfeldern vorzuhalten.

Daher – aber auch wegen der hohen Nachfrage in diesem Bereich – muss die eigene Beratungskompetenz derzeit dauerhaft durch externe Beratungsdienstleistungen ergänzt werden. Zu diesem Zweck wurde das Drei-Partner-Modell entwickelt. Hierbei führen drei Partner (Auftraggeber/Kunde – das Bundesverwaltungsamt/Bundesstelle für Informationstechnik (BIT) – externer Dienstleister) gemeinsam ein Projekt durch.

Der Kunde (Behörde) definiert einen entsprechenden Bedarf für Beratungsleistungen an das BVA. Das BVA bietet dann sowohl Unterstützung durch eigene Berater, Berater der Bundesstelle für Informationstechnik (BIT) als auch Dienstleistungen externer Partner in kombinierter Form an.

Vor diesem Hintergrund wollen wir unser Leistungsangebot ausbauen und unsere Beratungskompetenz erhöhen, um langfristig noch mehr externe Dienstleistungskosten einzusparen.

Damit können wir – entsprechende Ressourcen vorausgesetzt – ein „Inhouse-Beratungszentrum“ aufbauen, welches Bundesbehörden praxisnah berät. Der demografische Wandel sowie der damit verbundene Fachkräftemangel führt an dieser Stelle bei uns nicht zu Beeinträchtigungen.

Auch jetzt sind wir es schon gewohnt, junges Personal einzustellen, einzuarbeiten und mit einer gewissen Fluktuation umzugehen. Es existiert ein umfassende Einarbeitungs- und Coachingkonzept, welches zum einen die erforderliche kompetente Beratung und zum anderen den erforderlichen Wissenstransfer sicherstellt.

Auf Basis der BVA-Strategie soll auch eine IT-Strategie erarbeitet werden. Welches werden die Schwerpunkte dieser Strategie sein und wie soll die angestrebte Zusammenarbeit mit dem Bundesinnenministerium organisiert werden?

Verenkotte: Unser gesamtstrategisches IT-Ziel ist es, die Zentralisierung und Professionalisierung der IT in der Bundesverwaltung voranzutreiben und dadurch Chancen und Effizienzpotenziale der Verwaltungsmodernisierung auszuschöpfen.

Die Arbeit des BVA dient dabei unter anderem der Harmonisierung der IT-Landschaft der Bundesverwaltung und der Gestaltung von Standards und Methoden in der Informationstechnik. Dabei kommt dem kontinuierlichen Ausbau der Position unserer Bundesstelle für Informationstechnik (BIT) als anerkanntem Partner auf allen Ebenen der Verwaltung, Wirtschaft und Wissenschaft eine besondere Bedeutung zu.

Das BVA ist nicht nur der leistungsstarke IT-Partner für das Bundes­innenministerium und seine Geschäftsbereichsbehörden. Wir sind als Dienstleistungszentrum mit Verwaltungs- und IT-Kompetenz für die gesamte Bundesverwaltung und für alle Bundesressorts aktiv. Damit sind wir in der Lage, der Verwaltung praxiserprobte Produkte und Dienstleistungen anzubieten.

Mit der geplanten neuen IT-Strategie werden wir die Informationstechnik des Bundesverwaltungs­amtes auf die in der BVA-Strategie beschriebenen zukünftigen Herausforderungen ausrichten. Dabei werden selbstverständlich die übergreifenden Vorgaben aus der IT-Strategie des BMI und der ressortübergreifenden IT-Steuerung durch den IT-Rat berücksichtigt. Ohne dem Prozess zur Entwicklung der neuen IT-Strategie vorgreifen zu wollen, werden sicherlich folgende Schwerpunkte enthalten sein, da diese sich bereits aus der IT-Strategie des Bundesinnenministeriums ergeben:

» eine effektive und qualitativ hochwertige IT zur Erreichung der Fachziele,

» die Gewährleistung der Informationssicherheit auf hohem Niveau,

» eine effiziente IT-Steuerung,

» der wirtschaftliche Ressourceneinsatz und

» die Zukunftsfähigkeit und Offenheit für Innovation.

Auf der Basis der neuen IT-Strategie werden wir einen Umsetzungsplan entwickeln, der unter anderem folgende Aspekte berücksichtigen wird:

» IT-Wissen, Kompetenzen und IT-Personal mit Blick auf die demografische Entwicklung.

» Weiterführung der begonnenen IT-Konsolidierung im Geschäftsbereich des BMI.

» Weitere Standardisierung von Architekturen und Infrastrukturen.

» Weiterentwicklung unseres IT-Angebots (Lösungen und Dienstleistungen).

» Beratungsleistungen und Management innovativer Projekte für die Öffentliche Verwaltung.

Bereits bei der Entwicklung von Vorgaben und Vorhaben für die IT der Öffentlichen Verwaltung müssen die praktischen Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse und nicht zuletzt auch die wirtschaftlichen Umsetzungsmöglichkeiten durch IT-Dienstleister berücksichtigt werden.

Deshalb streben wir an, die Zusammenarbeit mit dem IT-Rat, dem IT-Planungsrat und den anderen DLZ-IT im Anbieterbeirat weiter zu intensivieren und dabei unsere Modernisierungskompetenz und unsere Praxiserfahrung aus einer Vielzahl erfolgreich abgeschlossener Projekte einzubringen.

Wie werden die Mitarbeiter des Bundesverwaltungsamtes in die Strategie und ihre Weiterentwicklung eingebunden?

Verenkotte: Wir haben vorab einen Entwurf der Strategie in unserem Intranet veröffentlicht und deren Zweck erklärt. Gleichzeitig haben wir alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu aufgerufen, Ergänzungs- und Änderungsbedarf mitzuteilen oder einfach nur ihre Meinung zu äußern. Wir haben hierauf zahlreiche Rückmeldungen erhalten, welche auch kritische, überwiegend aber positive und insgesamt sehr konstruktive Anmerkungen enthielten. Mir war es dabei wichtig, Transparenz zu erzeugen und Verständnis zu wecken.

Des Weiteren sollte das kreative Potenzial aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Berücksichtigung finden. Transparenz ist wichtig und schafft Raum zur Identifikation und Motivation. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen und müssen sich in ihrer Gesamtheit bewusst sein, wofür ihre Behörde steht und welchen Sinn ihre Arbeit hat.

Sie wollen zu positiven Zielen beitragen, eigenständig Entscheidungen treffen und selbständig sowie effizient handeln. Darauf basiert die emotionale Bindung zur Behörde, aus der sich wiederum das Engagement der Mitarbeiter ableitet: „Warum tun wir das, was wir heute tun?“

Hierzu ist es unerlässlich, sowohl das Ziel als auch den Weg zu beschreiben und dieses allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu übermitteln. Die fertige Strategie ist das lohnende Ergebnis dieser Vorgehensweise. Dasselbe soll für den Umsetzungsprozess gelten, im Verlaufe dessen die Ziele den sich ändernden Rahmenbedingungen angepasst und weiterentwickelt werden müssen.

Auch hierzu möchte ich im Rahmen der Evaluierung in einen offenen Dialog mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter treten und diese am Gesamtprozess teilhaben lassen.

Die Fragen stellte Manfred Klein

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