Elektronische Signatur macht Nachweisführung im Abfallwesen rechtsgültig eGovernment für den Wertstoffkreislauf

Autor / Redakteur: Uwe Kerrinnes, Autor für IT-Themen in Köln / Gerald Viola

Bald ist es so weit und es ist kein Scherz: Bis zum 1. April 2010 müssen alle deutschen Entsorger und Einsammler eine eigene Infrastruktur für die elektronische Nachweisführung von überwachungsbedürftigen Abfällen vorweisen. Gleiches gilt für Erzeuger und Beförderer. Das Verfolgen der Abfallflüsse in der Entsorgungskette wird damit einfacher und sicherer.

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Signaturkarte für Abfall und Mahnbescheid
Signaturkarte für Abfall und Mahnbescheid
( Archiv: Vogel Business Media )

Nach Schätzungen der Industrie- und Handelskammer Leipzig sind rund 100.000 Unternehmen von der Neuregelung betroffen. Ab 1. Februar 2011 müssen außerdem alle die digitalen Dokumente rechtsgültig signieren können. Geeignete Lösungen hierzu gibt es bereits, unter anderem in der Justiz (Kasten: Mahnbescheid per elektronischer Signatur).

Modulare Lösung

Infraserv Höchst und das Recklinghäuser Unternehmen Infotech haben zum Beispiel für alle am Abfallkreislauf beteiligten Unternehmen gemeinsam ein modulares System zur elektronischen Nachweis- und Aktenführung entwickelt.

Die Nutzer erhalten mit ZEDAL exakt die Bausteine, die sie für ihre individuellen Betriebsabläufe benötigen. Die Lösung erfüllt neben sämtlichen Anforderungen der „Verordnung zur Vereinfachung der abfallrechtlichen Überwachung“ auch spezifische landesrechtliche Vorschriften.

Neben den rechtlich geforderten Daten zur Vorab- und Verbleibskontrolle haben die am Abfallkreislauf beteiligten Firmen auch Zugriff auf digitale Akten. Hier legen sie bei Bedarf Dokumente in beliebigen Dateiformaten (Word, PowerPoint, PDF etc.) ab und bearbeiten sie gemeinsam mit anderen Unternehmen im sicheren virtuellen Raum. Auch Bevollmächtigte, Labore und weitere am Prozess beteiligte Stellen mit den entsprechenden Rechten können die Informationen abrufen und bearbeiten. Das System speichert die Versionen der Daten automatisch, sodass sich alle Änderungen transparent nachvollziehen lassen.

Die Nutzer greifen auf die Lösung über einen lokal installierten Client oder über ein Inter- oder Intranetportal zu. Nutzt ein Unternehmen bereits ein anderes System für das Nachweisverfahren, kann es die Lösung über einen kostenfreien Standardadapter in der gewohnten Arbeitsumgebung einsetzen.

Die Server für die Applikation laufen im Haus oder bei einem gegenüber der Entsorgungswirtschaft neutralen ICT-Provider. Der jeweilige Provider archiviert alle Daten für die Zeit der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist und darüber hinaus rechtssicher.

Somit ist ein Unternehmen jederzeit in der Lage, den zuständigen Behörden auf Knopfdruck die vorgeschriebenen Register vorzulegen. Als ultimative Absicherung bietet das ZEDAL-System einen zusätzlichen Schutz bei Insolvenz eines Providers. Die Teilnehmer sind insoweit durch einen Betriebssicherungsfonds geschützt, der den Weiterbetrieb des ZEDAL-Systems garantiert.

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Rechtsgültige elektronische Signatur

Wie schon auf dem Papier müssen die am Abfallkreislauf beteiligten Unternehmen vom Erzeuger über den Beförderer bis zum Entsorger die Abfallnachweise auch künftig rechtskräftig unterschreiben. Hierzu haben alle Stellen in der Wertstoffkette signaturfähige Chipkarten und das dazugehörige Lesegerät. Um eine qualifizierte elektronische Unterschrift auf ein digitales Dokument zu setzen, klicken die Mitarbeiter an ihrem PC auf den Button „Signieren“, legen ihre Karte in das Lesegerät und tippen hier ihre persönliche Identifikationsnummer (PIN) ein.

Jede Karte enthält ein Zertifikat, das dem digitalen Identitätsausweis einer Person entspricht (Kasten: In sechs Schritten zur Signaturkarte). Somit lässt sich einwandfrei feststellen, wem Karte und PIN gehören.

Das Zertifikat ermöglicht eine qualifizierte digitale Signatur, denn nur der Eigentümer der Karte kann sie erzeugen.

Nach dem deutschen Signaturgesetz (SigG) darf nur ein Trustcenter (wie zum Beispiel das Trust Center der Deutschen Telekom AG) Zertifikate ausgeben. Die heutige Bundesnetzagentur erteilte dem durch die T-Systems betriebenem Zertifizierungsdiensteanbieter hierzu bereits 1998 die bundesweite Genehmigung. Sie ist mit strengen Sicherheitsauflagen verbunden.

Grünes Licht für die Sicherheit

Wenn ein Dokument rechtsgültig unterschrieben wurde, sehen die Anwender das bei ZEDAL anhand einer Ampelfunktion im System. Zeigt sie grün, können sie mit den Unterlagen weiterarbeiten. ZEDAL prüft hierzu bei jedem Dokument automatisch, ob das Zertifikat Gültigkeit besitzt. Eine Einzelsignaturkarte läuft beispielsweise nach drei Jahren ab. Der Besitzer muss dann das Zertifikat vom Trustcenter erneuern lassen und eine neue Karte bestellen. Die Signaturkartenverwaltung in ZEDAL erinnert ihn rechtzeitig daran.

Die automatische Signaturprüfung kontrolliert außerdem, ob der Inhalt des unterzeichneten Dokuments nicht an irgendeiner Stelle im Netz manipuliert wurde. Die Stelle, die das Dokument zuletzt signiert und weitergeleitet hat, überträgt hierzu ihr Zertifikat zusammen mit dem Dokument. ZEDAL checkt ihre gegenseitige Übereinstimmung.

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Auch Mehrfachsignaturen sind möglich

Um zum Beispiel an der Waage in den Entsorgungsstationen eine hohe Umschlaggeschwindigkeit zu erzielen, lassen sich dort auch Karten mit Mehrfachsignatur einsetzen. Die Mitarbeiter müssen ihre PIN dann nur einmal im Lesegerät eingeben und können gleich eine größere Zahl von Belegen nacheinander rechtskräftig abzeichnen. So entstehen an der Waage keine langen Wartezeiten.

Auf der anderen Seite lässt sich der Aktionsradius der elektronischen Signatur auch von vornherein begrenzen. Das Trustcenter setzt hierzu einen Vermerk auf das Zertifikat, zum Beispiel, dass ein Mitarbeiter nur Transaktionen im Wert von maximal 500 Euro ausführen darf. Es ist aber auch möglich, einem Stellvertreter Handlungsvollmacht zu erteilen. Das lässt sich ebenso im Zertifikat einrichten und speichern.

Digitaler Nachweis schneller und günstiger

Ein vollständig elektronisches Nachweisverfahren – von seiner Entstehung über den Abtransport, die Zwischenlagerung, den Weitertransport bis hin zur Endlagerung oder Vernichtung – vermeidet Berge an Papier und schont so neben der Umwelt auch das Budget, da unter anderem die Druck- und Versandkosten wegfallen.

Das gesetzlich vorgeschriebene Weiterleiten der Dokumente an die zuständige Behörde erfolgt im ZEDAL-System durch automatischen Versand an die zentrale Kommunikationsstelle der Länder (ZKS) ohne Medienbrüche. Damit sind auch keine Papierkopien mehr nötig. Ist ein Nachweis des genauen Entsorgungszeitpunkts nötig, lässt sich der Begleitschein mit einem elektronischen Zeitstempel versehen.

Das rein digitale Verfahren beschleunigt – im Vergleich zum gewohnten Postumlauf – schließlich sämtliche Prozesse bis zur Abrechnung. Alle zu einem Entsorgungsprozess existierenden Dokumente lassen sich zudem ohne langes Suchen per Mausklick auf den Rechner laden. Die verantwortlichen Behörden kontrollieren online per Mausklick, wo sich welche Abfälle gerade im Wertstoffkreislauf befinden. Das soll ihre illegale Beseitigung nahezu unmöglich machen.

Die Kontrolle funktioniert im gesamten Bereich der Europäischen Union, denn viele Abfalltransporte finden grenzüberschreitend statt. ZEDAL hält hierzu alle in den Mitgliedsstaaten nötigen Formulare bereit. Auch die Zertifikate behalten ihre Gültigkeit über die Bundesrepublik hinaus. So kann jedes EU-Land die Lösung einsetzen. Damit hat ZEDAL das Zeug zu einem Exportschlager, denn die zuverlässige Kontrolle der Abfallströme ist ein wichtiger Umweltfaktor. Einfach zu bedienende, günstige Online-Verfahren kommen allen Beteiligten entgegen.

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