Wege aus der Wirtschaftskrise eGovernment als Schlüsselfaktor der Modernisierungsstrategie

Redakteur: Manfred Klein

Die Wirtschaftskrise hat auch Berlin getroffen. Allerdings sieht sich der CIO der Bundeshauptstadt, Staatssekretär Ulrich Freise, bei der Bewältigung der angespannten Situation in einer vergleichsweise komfortablen Lage, da das Land sich in den Bereichen eGovernment und Verwaltungsmodernisierung seiner Ansicht nach sehr gut positioniert hat.

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Staatssekretär Ulrich Freise setzt auf eine effiziente Steuerung der Verwaltung und ihrer IT
Staatssekretär Ulrich Freise setzt auf eine effiziente Steuerung der Verwaltung und ihrer IT
( Archiv: Vogel Business Media )

Freise beschreibt die Lage so: „Mit der Reduzierung von 23 auf zwölf Bezirke, der Ausgliederung oder Bündelung zahlreicher öffentlicher Leistungen, der Absenkung des Personalbestands von etwa 207.000 im Jahr 1990 auf aktuell knapp 107.000 und der organisatorischen Ausgliederung von Beteiligungsunternehmen sind die maßgeblichen aufgabenkritischen Konsolidierungsschritte bereits erbracht.

Für die Ausgabenseite werden sich positive Effekte in Zukunft vor allem durch effizientere Arbeitsprozesse einstellen. Dabei spielen die durchgängig IT-gestützte und medienbruchfreie Abwicklung von Geschäftsprozessen sowie die Vereinheitlichung von eGovernment-Strukturen – beides Vorhaben aus dem aktuellen Modernisierungsprogramm ServiceStadt Berlin – angesichts der politisch beschlossenen weiteren Absenkung des Personalbestands eine entscheidende Rolle für das Funktionieren der Berliner Verwaltung.

Die erfolgreiche Umsetzung der zahlreichen eGovernment-Projekte im Modernisierungsprogramm ist ein Schlüsselfaktor dieser Strategie. Weitere Effizienzgewinne erhofft sich der Senat durch die fortgesetzte Bündelung von Querschnittsaufgaben in Dienstleistungszentren. Die Vorteile der Konzentrierung operativer, standardisierbarer Tätigkeiten liegen zum einen in der Entlastung der Fachbereiche, zum anderen wachsen innerhalb der Dienstleistungszentren die Spezialkenntnisse.“

Zudem verfüge Berlin mit dem Modernisierungsprogramm ServiceStadt Berlin 2007 – 2011 in der aktuellen Legislaturperiode über eine verwaltungsübergreifende Modernisierungsagenda. „Das Programm enthält zahlreiche eGovernment- beziehungsweise IT-Projekte, darunter auch die fünf Leitprojekte. Es ist allerdings kein reines IT-Programm, da nach den Erfahrungen der letzten Jahre das Modernisierungspotenzial von IT- und eGovernment-Elementen nur im Zusammenhang mit strukturellen, organisatorischen, personellen und rechtlichen Änderungen ausgeschöpft werden kann“, so Freise.

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Bedingungen für neue IT-Projekte

So müssen für eine Aufnahme in das Modernisierungsprogramm die Projekte und Vorhaben bestimmte Kriterien erfüllen. Für IT-Projekte werden insbesondere die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit des IT-Einsatzes, der Nutzen für Mitarbeiter und Kunden, die Flexibilität und Interoperabilität der IT-Systeme sowie die Umsetzungsfähigkeit und Wirkung der einzelnen IT-Programmbestandteile als Prüfraster angelegt. Verankert sind die programmatischen Ziele, die mit dem verstärkten IT-Einsatz verfolgt werden, zudem im Regierungsprogramm zur aktuellen Legislaturperiode sowie der darauf beruhenden Arbeitsplanung.

Trotz des angesprochenen Personalabbaus ist es so gelungen, eine stärkere Serviceorientierung der Berliner Verwaltung – ein erklärtes Ziel des Senats – zu erreichen.

Möglich war dies jedoch nur durch effizientere Arbeitsprozesse, die wiederum nur durch eine entsprechende IT-Unterstützung umzusetzen waren. In Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer Institut (Fokus) wurde daher zur Nutzenbestimmung ein Kriterienkatalog zur Auswahl und Beschaffung von IT-Systemen entwickelt. Dieser berücksichtigt Kriterien wie Wirtschaftlichkeit, Kundenorientierung, Beschäftigtenorientierung, Herstellerunabhängigkeit, Sicherheit und anderes.

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eGovernment aus dem Katalog

Der Katalog soll dazu führen, dass die Softwareauswahlprozesse in den dezentralen Standorten der Berliner Verwaltung strukturierter und nachvollziehbarer gemacht werden können und zu einer stärkeren Vereinheitlichung der dezentralen Entscheidungsprozesse führen. Unter Berücksichtigung der strategischen IT-Ziele der Berliner Verwaltung sind im Rahmen des Kataloges zudem klare Richtlinien entstanden, die helfen sollen, die IT-Landschaft der Berliner Verwaltung zu harmonisieren, ohne den Entscheidungsspielraum der dezentralen Bereiche bei der Softwarebeschaffung zu beschränken.

Eine systematische Nutzenbestimmung für grundsätzliche Entscheidungen gibt es darüber hinaus auch im Rahmen einzelner Projekte. Ein Beispiel ist das Projekt Online-Dienste. Hier wurde systematisch eine Balanced Score Card entwickelt und angewendet.

Darüber hinaus wurde bei der Umsetzung dieser IT-Strategie darauf geachtet, die verschiedenen Ressorts und Behörden der Landesverwaltung Berlin in den Reformprozess einzubinden. Das beginnt schon beim Programm ServiceStadt Berlin. Bei diesem handelt es sich um ein vom Berliner Senat bereits am 12. Juni 2007 beschlossenes landesweites Modernisierungsprogramm, in das alle Ressorts und Bezirke einbezogen sind.

Der Reformprozess wird zudem vom Staatssekretärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung gesteuert, dem neben den Staatssekretärinnen und Staatssekretären auch vier Bezirksbürgermeister/-innen angehören und an dessen Sitzungen auch die Vorsitzende des Hauptpersonalrats sowie ein Vertreter des Landes Brandenburg teilnehmen. Darüber hinaus werden die Gremien der Projekte (Projektgruppe, Abstimminstanz, Entscheidungsinstanz) themenspezifisch von Vertretern verschiedener Behörden sowohl aus der Haupt- als auch der Bezirksverwaltung besetzt, sodass eine breite Vernetzung gewährleistet ist. Projekte, die in der Federführung von Bezirken liegen, werden vorher grundsätzlich vom Rat der Bürgermeister beschlossen mit der Maßgabe, dass die Ergebnisse der Projekte im Anschluss von allen Bezirken umgesetzt werden. Damit wird der Prozess auch auf Bezirksebene auf eine breite Basis gestellt.

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Change Management als Basis des Erfolgs

Einmal jährlich findet auf Einladung der Innenverwaltung eine „Leitungstagung“ statt, in der die Spitzenführungskräfte aus der gesamten Berliner Verwaltung über aktuelle Reformthemen informiert werden und diese in Foren diskutieren können. Auch ein Newsletter sowie die Beteiligung des Landes Berlin an der Messe Moderner Staat dienen der permanenten und verwaltungsübergreifenden Information über die Verwaltungsentwicklung.

Schließlich wird der gesamte Prozess zentral von dem Reformbereich der Innenverwaltung gesteuert. Projekte können dadurch bei Bedarf miteinander verzahnt und gegebenenfalls gebündelt werden. Gleichzeitig sorgt eine breite Berichterstattung (halbjährlich) gegenüber Senat und Abgeordnetenhaus über sogenannte Fortschrittsberichte, die über die Internetseite www.berlin.de/verwaltungsmodernisierung unter dem Menüpunkt „Publikationen“ eingesehen werden können, für die notwendige Transparenz.

Eine zentrale Rolle spielt zudem die Zusammenarbeit und Einbindung in die einzelnen IT-Projekte mit dem zentralen IT-Dienstleister des Landes. Als öffentliches Unternehmen steht das IT-Dienstleistungszentrum Berlin im Wettbewerb zu privaten Lösungsanbietern. Den Behörden der Hauptstadt ist somit freigestellt, mit welchem Dienstleister sie ihre IT-Projekte umsetzen oder auf welches Angebot für Hard- und Softwaredienstleistungen sie zurückgreifen möchten. Nicht verhandelbar ist hingegen die Anbindung der Verwaltungen und Behörden an das Berliner Landesnetz für die Sprach- und Datenkommunikation, das vom ITDZ Berlin betrieben und zur Verfügung gestellt wird.

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Maßgeblicher Partner bei Reformen

Dementsprechend ist das ITDZ Berlin in aktuelle IT-Projekte der Berliner Verwaltung unterschiedlich intensiv eingebunden. In einigen Fällen agiert der Dienstleister als zentraler IT-Partner, der die Projektleitung berät und die Anschaffung der IT-Infrastruktur sicherstellt. In anderen Projekten ist das ITDZ ausschließlich als Partner bei der Beschaffung der IT-Infrastruktur involviert oder dafür zuständig, die neue IT-Anwendung in eine bestehende Infrastruktur zu integrieren.

Dennoch ist das ITDZ der zentrale IT-Partner des Landes bei der Gestaltung des Reformprozesses der Berliner Verwaltung. Der Dienstleister unterstützt das Land beispielsweise bei Prozessen wie der Zentralisierung der IT-Infrastruktur, indem er Lösungsmöglichkeiten und Preismodelle für die zentrale Datenverwaltung aufzeigt.

In den vergangenen Jahren stand das ITDZ dem Land hier bei maßgeblichen Reformprojekten, wie dem Pilotbetrieb der Behördenrufnummer 115 oder der Einführung der europäischen Dienstleistungsrichtlinie, kompetent zur Seite.

Die Landeshauptstadt achtet zudem darauf, dass die verschiedenen Projekte miteinander sinnvoll vernetzt werden.

Dazu Ulrich Freise: „Mit dem Modernisierungsprogramm ServiceStadt Berlin reagiert der Senat auf die Erkenntnis, dass eine effiziente und serviceorientierte Verwaltung im Zeitalter der Globalisierung zu einem wichtigen Standortfaktor herangewachsen ist. Effizient können Arbeitsprozesse nur sein, wenn ihnen eine geeignete IT zugrunde liegt. Serviceorientiert kann eine Verwaltung nur sein, wenn sie alle Zugangskanäle gleichermaßen kundenorientiert ausgestaltet. Insbesondere der Ausbau von eGovernment muss vor diesem Hintergrund vorangetrieben werden. Dies gilt mit Blick auf das Ziel der Bürgernähe ebenso wie mit Blick auf das Ziel der Wirtschaftsfreundlichkeit.“

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eGovernment als Motor der Wirtschaft

Und der Senat verfolgt das Ziel einer lebenswerten und wirtschaftlich prosperierenden Metropole auch mit dem Masterplan Industriestadt Berlin 2010 – 2020. Nachdem Berlin seine traditionelle Rolle als Industriemetropole aufgrund der „Insellage“ nach dem Zweiten Weltkrieg weitgehend eingebüßt hat, ist mit der Konzentration auf die Zukunftsindustrien nach Ansicht der Verantwortlichen heute wieder eine nachhaltige wirtschaftliche Basis für die industrielle Produktion gelegt.

Schon jetzt sei Berlin bundesweit ein führender Standort für neu gegründete innovative Unternehmen aus der Informations- und Kommunikationstechnologie. An diese Erfolge knüpft der Masterplan an. Er ist ein wichtiger Baustein, der von weiteren Projekten und Vorhaben zur Stärkung des Wirtschaftsstandortes wie dem Einheitlichen Ansprechpartner für die Wirtschaft im Rahmen der Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie, dem Unternehmensservice von Berlin Partner GmbH und den Bezirken zur Betreuung ansässiger Unternehmen, dem gemeinsam mit der Industrie- und Handelskammer sowie der Handwerkskammer geschaffenen Startercenter, der Online-Auskunft aus dem Gewerberegister, dem Bürokratieabbau nach dem Standard-Kosten-Modell oder optimierten Arbeitsprozessen bei der landeseigenen Förderbank flankiert wird.

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Der Blick in die Zukunft

Will man beschreiben, welche Zielsetzungen, die eGovernment- und IT-Strategie des Landes Berlin für die Zukunft verfolgt, ist wohl der Begriff Nachhaltigkeit angebracht.

Denn „zahlreiche im eGovernment-Masterplan aus dem Jahre 2002 dargelegte Prinzipien besitzen mit Blick auf künftige Ziele, die Strategie und die Handlungsfelder unverändert Gültigkeit“, wie Freise ausführt.

Gleichzeitig betont Ulrich Freise, dass eGovernment für sich keinen Mehrwert bringt. „Erst die Einbettung in eine neue Verwaltungsarchitektur, zu der auch die Strukturen, die Prozesse, das Recht und die Personalkomponente gehören, kann dazu beitragen, den Nutzen moderner Informationstechnik tatsächlich zu heben.“ Diese Logik liege dem aktuellen Modernisierungsprogramm ServiceStadt Berlin bereits zugrunde. Konsequenterweise seien in der Senatsverwaltung für Inneres und Sport jüngst die Arbeitsbereiche landesweite Verwaltungsentwicklung, strategische Organisationsprojekte, eGovernment und Informationstechnik zusammengeführt worden.

Zudem soll der eGovernment-Strategie des Landes demnächst ein eGovernment-Gesetz zur Seite gestellt werden. Das Gesetz soll den rechtlichen Rahmen für den Ausbau von eGovernments in Berlin schaffen und daneben Aspekte der Verwaltungsorganisation aufgreifen. Diese Strategie unterstreiche, so Freise, dass eGovernment Teil eines umfassenden Verständnisses sei, das über die reine Nutzung technischer Mittel hinaus den Umbau von überkommenen Verfahren und Strukturen unter Nutzung der neuen technischen Möglichkeiten in den Blickpunkt rückt.

Mögliche Inhalte des Gesetzes sind ein Ausbau elektronischer Kommunikationsmöglichkeiten einschließlich partizipativer Elemente, Regelungen zur landesweiten IT-Steuerung sowie die Verankerung verwaltungsorganisatorischer Grundsätze, etwa des Leitbilds eines One-Stop-Goverment. Damit, so Freise, abschließend, werde das Gesetz zum Kernelement der landesweiten IT- und eGovernment-Strategie.

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