Baden-Württembergs Universalprozess eGovernment als Baukastensystem

Autor: Manfred Klein

Mit dem Universalprozess will Baden-Württemberg eGovernment für seine Kommunen einfach zugänglich machen. eGovernment Computing sprach mit dem Landes-CIO Stefan Krebs und mit Projektleiter Marius Herr über die Vorzüge des Universalprozesses.

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Landes-CIO Stefan Krebs (l.) und Marius Herr sehen im Universalprozess einen Katalysator für eGovernment
Landes-CIO Stefan Krebs (l.) und Marius Herr sehen im Universalprozess einen Katalysator für eGovernment
(© Innenministerium BW)

Herr Krebs, was genau ist der Universalprozess, und wie kam es zu seiner Entwicklung?

Stefan Krebs: Mit dem Universalprozess können Behörden ihren Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen beinahe alle Verwaltungsleistungen auf unserer zentralen, landeseigenen eGovernment-Plattform www.service-bw.de digital anbieten. Im Grunde ist der Universalprozess ein umfangreicher Baukasten, mit dessen Hilfe jede Behörde eigenständig schnell Online-Verwaltungsleistungen zusammenstellen kann.

Die Idee zum Universalprozess hatten wir bereits seit geraumer Zeit. Als im März dieses Jahres aufgrund der Corona-Pandemie immer mehr Behörden des Landes ihre Türen schließen mussten, wurde klar, dass wir eigentlich sofort sehr viele Online-Verwaltungsleistungen benötigen. Eine funktionierende Verwaltung ist einer der Grundpfeiler, um gut durch eine Krise zu kommen. Und auch in einer Pandemie steht das Leben nicht völlig still. Bürgerinnen und Bürger müssen etwa nach einem Umzug ihre neue Anschrift melden oder die Geburt eines Kindes anzeigen. Unser Universalprozess versprach hier schnelle digitale Hilfe in der Krise.

In wenigen Tagen hat unser Team im Ministerium daher in Zusammenarbeit mit der BITBW –unserem Landesbetrieb für IT in Baden-Württemberg – den Universalprozess auf service-bw entwickelt und mit einigen besonders engagierten Kommunen getestet. Von Beginn an war das Interesse am Universalprozess sehr groß. Zusammen mit den Kommunen haben wir in einem sehr agilen Verfahren den Universalprozess getestet und immer weiterentwickelt. Das war wirklich großartig!

Die schnelle Umsetzung des Universalprozesses war aber nur möglich, weil wir service-bw schon seit Jahren weiterentwickeln. Dank der geschaffenen Grundlagen können wir jetzt mit Online-Verwaltungsleistungen in die Fläche gehen: Jede Bürgerin und jeder Bürger kann sich ein Nutzerkonto, jede Kommune ein Behördenkonto einrichten. Service-bw verfügt für fast alle Verwaltungsleistungen über gepflegte und aussagekräftige Leistungsbeschreibungen und gerade was die Usability betrifft, verbessern wir service-bw ständig.

Der Universalprozess scheint ein Problem elegant zu lösen, das bei der OZG-Umsetzung immer wieder für Verzögerungen sorgt, nämlich die Anpassung an unterschiedliche Gegebenheiten in den einzelnen Kommunen beziehungsweise Verwaltungsvorschriften. Wie löst der Universalprozess dieses Problem?

Stefan Krebs: Das ist richtig. Gerade rein kommunale Leistungen, die nicht bundesrechtlich normiert sind, können sich von Kommune zu Kommune erheblich unterscheiden. Entsprechend müssen auch die Online-Anträge individuell gestaltet werden. Mithilfe unseres Universalprozesses ist das kein Problem und eine Angelegenheit von wenigen Stunden. Durch das Baukastenprinzip können sich die Kommunen Online-Verwaltungsleistung ganz einfach nach ihren Bedürfnissen zusammenstellen.

Marius Herr: Wir reagieren mit dem Universalprozess aber noch auf eine weitere Erfahrung, die wir gemacht haben: die unterschiedliche Priorisierung von Verwaltungsleistungen. Gerade bei rein kommunalen Leistungen gibt es große Unterschiede bei der Entscheidung, welche Leistung zuerst digitalisiert werden soll. Die Ressourcen zur Digitalisierung von Verwaltungsleistungen sind begrenzt. Wir möchten nicht, dass Kommunen auf die Fertigstellung einer digitalen Verwaltungsleistung warten müssen, die bei ihnen zum Beispiel sehr gefragt ist und dringend benötigt wird. An dieser Stelle hilft wieder der Universalprozess: Jede Kommune kann die gewünschte Leistung eigenständig auf service-bw digitalisieren und ihren Bürgerinnen und Bürgern anbieten. Mit diesem „bottom-up“-Ansatz möchten wir das Engagement der Kommunen bei der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen noch stärker unterstützen und fördern.

Dennoch stellt sich die Frage, ob mit dem Universalprozess nicht eine zweite Baustelle neben der OZG-Umsetzung aufgemacht wird, die der OZG-Umsetzung Ressourcen entzieht. Was antworten Sie hier den Kritikern?

Stefan Krebs: Ganz im Gegenteil: Der Universalprozess ist keine zweite Baustelle, sondern ein weiteres Mittel, um bei der OZG-Umsetzung schneller voranzukommen und das Angebot an Online-Verwaltungsleistungen zu erhöhen. Die Erarbeitung nutzerzentrierter Standardprozesse ist wichtig und gut, daran besteht keinerlei Zweifel. Sie nimmt allerdings mehr Zeit in Anspruch. Mit dem Universalprozess kann eine Kommune in kurzer Zeit eine Verwaltungsleistung auf service-bw digital zur Verfügung stellen, die ebenfalls die Anforderungen des OZG erfüllt.

Marius Herr: Der Universalprozess war von Anfang an als „Minimum Viable Product“, kurz „MVP“ ausgelegt. Das bedeutet, dass wir mit minimalem Aufwand ein funktionierendes Produkt für einen Großteil der Kommunen entwickeln. Ein MVP muss noch nicht von Anfang an alle Ausbaustufen und Module der Zielversion enthalten.

Es soll zunächst getestet werden, ob die Idee gut ist und es sich lohnt, diese weiter zu verfolgen. Bei unserem Universalprozess ist das definitiv der Fall. Gemeinsam mit den Kommunen, dem kommunalen IT-Dienstleister Komm.ONE und dem IT-Dienstleister des Landes BITBW arbeiten wir iterativ mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen die geplanten Ausbaustufen ein und machen so die Handhabung deutlich komfortabler. Das ist effizient und gleichzeitig effektiv.

Ein zweiter Kritikpunkt kam vonseiten des Datenschutzes. Dort wurde die Befürchtung geäußert, die Bürgerdaten seien bei der Antragstellung in den Kommunen nicht sicher genug. Wie wollen Sie die Befürchtungen zerstreuen?

Stefan Krebs: Grundsätzlich sind die Kommunen, ob die Anträge per eMail, per Fax oder durch persönliche Vorsprache vor Ort eingehen, für die Verarbeitung von Daten selbst verantwortlich. Wir können nicht in jeder Amtsstube den Sachbearbeitern über die Schulter schauen. Wir haben aber auch keinen Anlass zu einem grundlegenden Misstrauen, dass die Kommunen sich nicht an die gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz halten. Dasselbe gilt auch für Online-Anträge, die über service-bw gestellt werden.

Wofür wir selbst sorgen, ist die Sicherheit bei der Datenübertragung: Bei allen Anträgen, die über service-bw gestellt werden, halten wir selbstverständlich ein sehr hohes Niveau beim Schutz der Daten ein – egal ob der Universalprozess zugrunde liegt oder nicht. Die Antragsteller und die Behörden erhalten über service-bw einen Kommunikationskanal, der viel sicherer ist als der gewöhnliche eMailverkehr.

Das heißt, gerade weil die Antragstellung über service-bw erfolgt, sind die Daten der Bürgerinnen und Bürger sowie der Unternehmen besonders geschützt. Unser Team im Haus arbeitet ferner kontinuierlich an transparenten und leicht verständlichen Erklärungen, welche Daten wie verarbeitet werden und wer jeweils dafür verantwortlich ist. Eine vergleichbare Kombination aus hohem Schutzniveau und großer Transparenz gegenüber den Antragstellern werden Sie bei sonstigen Antragsformen – per eMail, per Telefon und selbst bei persönlichem Erscheinen – kaum finden.

Mittlerweile erfreut sich der Universalprozess steigender Zugriffszahlen. Wie stellt sich die Akzeptanz bei Bürgern und Kommunen mittlerweile dar?

Stefan Krebs: In den ersten 48 Stunden nach Bereitstellung haben bereits rund 30 Kommunen im Land den Universalprozess für mindestens eine Verwaltungsleistung auf service-bw aktiviert. Bis heute ist die Zahl der nutzenden Kommunen auf über 100 angewachsen. Einige von ihnen stellen mit dem Universalprozess über 300 unterschiedliche Verwaltungsleistungen online zur Verfügung. Darüber hinaus gibt es auch Leistungen, die von Regierungspräsidien oder von Landratsämtern angeboten werden und für die Bürgerinnen und Bürger aus dutzenden Kommunen verfügbar sind. Insgesamt können so auf Basis des Universalprozesses Online-Anträge in mehreren hundert Kommunen des Landes gestellt werden.

Vor dem Hintergrund dieser erfolgreichen Entwicklung stellt sich die Frage, wie es mit dem Universalprozess und der OZG-Umsetzung in den kommenden Monaten in Baden-Württemberg weitergehen wird. Welches sollen die nächsten Projektschritte sein und wie soll der Universalprozess in der OZG-Umsetzung aufgehen?

Stefan Krebs: Wir werden den Universalprozess kontinuierlich weiterentwickeln und verbessern. Bereits in den ersten Tagen haben wir viele gute Ideen von den Kommunen erhalten, was wir noch optimieren können. Die Vorschläge haben wir umgehend aufgenommen und gemeinsam mit den Entwicklerinnen und Entwicklern umgesetzt. Dieses agile Vorgehen führen wir weiter. Eine ePayment-Komponente steht für den Universalprozess bald bereit. Wir werden Stück für Stück neue Module hinzunehmen.

Die begonnene Entwicklung von Standardprozessen setzen wir ebenfalls wie geplant fort. Wir haben uns gemeinsam mit den Kommunalen Landesverbänden und unseren IT-Dienstleistern bewusst für eine Doppelstrategie entschieden. Mit dem Universalprozess und den OZG-Standardprozessen verfolgen wir nun zwei Entwicklungslinien, mit denen wir das OZG in Baden-Württemberg zügig umsetzen werden. Wir wollen allen Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen des Landes Online-Verwaltungsleistungen schnellstmöglich zugänglich machen. Unser Vorgehen ist daher ganz im Sinne unseres Ziels: eGovernment für alle.

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