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Baden-Württembergs Universalprozess eGovernment als Baukastensystem

| Autor: Manfred Klein

Mit dem Universalprozess will Baden-Württemberg eGovernment für seine Kommunen einfach zugänglich machen. eGovernment Computing sprach mit dem Landes-CIO Stefan Krebs und mit Projektleiter Marius Herr über die Vorzüge des Universalprozesses.

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Landes-CIO Stefan Krebs (l.) und Marius Herr sehen im Universalprozess einen Katalysator für eGovernment
Landes-CIO Stefan Krebs (l.) und Marius Herr sehen im Universalprozess einen Katalysator für eGovernment
(© Innenministerium BW)

Herr Krebs, was genau ist der Universalprozess, und wie kam es zu seiner Entwicklung?

Stefan Krebs: Mit dem Universalprozess können Behörden ihren Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen beinahe alle Verwaltungsleistungen auf unserer zentralen, landeseigenen eGovernment-Plattform www.service-bw.de digital anbieten. Im Grunde ist der Universalprozess ein umfangreicher Baukasten, mit dessen Hilfe jede Behörde eigenständig schnell Online-Verwaltungsleistungen zusammenstellen kann.

Die Idee zum Universalprozess hatten wir bereits seit geraumer Zeit. Als im März dieses Jahres aufgrund der Corona-Pandemie immer mehr Behörden des Landes ihre Türen schließen mussten, wurde klar, dass wir eigentlich sofort sehr viele Online-Verwaltungsleistungen benötigen. Eine funktionierende Verwaltung ist einer der Grundpfeiler, um gut durch eine Krise zu kommen. Und auch in einer Pandemie steht das Leben nicht völlig still. Bürgerinnen und Bürger müssen etwa nach einem Umzug ihre neue Anschrift melden oder die Geburt eines Kindes anzeigen. Unser Universalprozess versprach hier schnelle digitale Hilfe in der Krise.

In wenigen Tagen hat unser Team im Ministerium daher in Zusammenarbeit mit der BITBW –unserem Landesbetrieb für IT in Baden-Württemberg – den Universalprozess auf service-bw entwickelt und mit einigen besonders engagierten Kommunen getestet. Von Beginn an war das Interesse am Universalprozess sehr groß. Zusammen mit den Kommunen haben wir in einem sehr agilen Verfahren den Universalprozess getestet und immer weiterentwickelt. Das war wirklich großartig!

Die schnelle Umsetzung des Universalprozesses war aber nur möglich, weil wir service-bw schon seit Jahren weiterentwickeln. Dank der geschaffenen Grundlagen können wir jetzt mit Online-Verwaltungsleistungen in die Fläche gehen: Jede Bürgerin und jeder Bürger kann sich ein Nutzerkonto, jede Kommune ein Behördenkonto einrichten. Service-bw verfügt für fast alle Verwaltungsleistungen über gepflegte und aussagekräftige Leistungsbeschreibungen und gerade was die Usability betrifft, verbessern wir service-bw ständig.

Der Universalprozess scheint ein Problem elegant zu lösen, das bei der OZG-Umsetzung immer wieder für Verzögerungen sorgt, nämlich die Anpassung an unterschiedliche Gegebenheiten in den einzelnen Kommunen beziehungsweise Verwaltungsvorschriften. Wie löst der Universalprozess dieses Problem?

Stefan Krebs: Das ist richtig. Gerade rein kommunale Leistungen, die nicht bundesrechtlich normiert sind, können sich von Kommune zu Kommune erheblich unterscheiden. Entsprechend müssen auch die Online-Anträge individuell gestaltet werden. Mithilfe unseres Universalprozesses ist das kein Problem und eine Angelegenheit von wenigen Stunden. Durch das Baukastenprinzip können sich die Kommunen Online-Verwaltungsleistung ganz einfach nach ihren Bedürfnissen zusammenstellen.

Marius Herr: Wir reagieren mit dem Universalprozess aber noch auf eine weitere Erfahrung, die wir gemacht haben: die unterschiedliche Priorisierung von Verwaltungsleistungen. Gerade bei rein kommunalen Leistungen gibt es große Unterschiede bei der Entscheidung, welche Leistung zuerst digitalisiert werden soll. Die Ressourcen zur Digitalisierung von Verwaltungsleistungen sind begrenzt. Wir möchten nicht, dass Kommunen auf die Fertigstellung einer digitalen Verwaltungsleistung warten müssen, die bei ihnen zum Beispiel sehr gefragt ist und dringend benötigt wird. An dieser Stelle hilft wieder der Universalprozess: Jede Kommune kann die gewünschte Leistung eigenständig auf service-bw digitalisieren und ihren Bürgerinnen und Bürgern anbieten. Mit diesem „bottom-up“-Ansatz möchten wir das Engagement der Kommunen bei der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen noch stärker unterstützen und fördern.

Dennoch stellt sich die Frage, ob mit dem Universalprozess nicht eine zweite Baustelle neben der OZG-Umsetzung aufgemacht wird, die der OZG-Umsetzung Ressourcen entzieht. Was antworten Sie hier den Kritikern?

Stefan Krebs: Ganz im Gegenteil: Der Universalprozess ist keine zweite Baustelle, sondern ein weiteres Mittel, um bei der OZG-Umsetzung schneller voranzukommen und das Angebot an Online-Verwaltungsleistungen zu erhöhen. Die Erarbeitung nutzerzentrierter Standardprozesse ist wichtig und gut, daran besteht keinerlei Zweifel. Sie nimmt allerdings mehr Zeit in Anspruch. Mit dem Universalprozess kann eine Kommune in kurzer Zeit eine Verwaltungsleistung auf service-bw digital zur Verfügung stellen, die ebenfalls die Anforderungen des OZG erfüllt.

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