eSignatur Effiziente Verwaltung mit elektronischer Unterschrift

Autor / Redakteur: Carsten Heiermann / Ira Zahorsky

Die Pandemie hat viele Branchen gezwungen, neue Lösungen und Arbeitsweisen zu finden, da alte analoge Prozeduren, etwa die Einholung einer Unterschrift, so nicht mehr möglich waren. eSignaturen bieten gerade der öffentlichen Verwaltung sowie den Bürgern Vorteile.

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In der Verwaltung kann die eSignatur zahlreiche Prozesse verkürzen.
In der Verwaltung kann die eSignatur zahlreiche Prozesse verkürzen.
(© andrew_rybalko - stock.adobe.com)

Elektronische Signaturen, kurz eSignaturen, sind eine Methode der Zustimmung zu einem Vertrag oder Formular, also die Unterzeichnung einer Vereinbarung. Beispiele für einfache elektronische Signaturen sind etwa das Zustimmen durch Klicken eines Buttons, das Unterschreiben auf einem Touchpad-Bildschirm, oder das Eintippen des Namens in ein elektronisches Formular.

Fortgeschrittene elektronische Signaturen erfordern eine zusätzliche Identitätsüberprüfung der unterzeichnenden Person. Sie muss ihre Identität durch Eingabe eines Kennworts, eines Verifizierungscodes, einer persönlichen Identifikationsnummer (PIN) oder eines anderen Mittels bestätigen. Solch fortgeschrittene eSignaturen werden besonders in stark regulierten Branchen verwendet. Qualifizierte elektronische Signaturen sind die höchste Form der elektronischen Identifizierung. Sie sind rechtlich gleichgesetzt mit handschriftlichen Unterschriften.

Rechtlich bindend und sicher

Durch die eIDAS-Verordnung des Europäischen Parlaments und des Europäischen Rates sind digitale Signaturen in der gesamten Europäischen Union, also auch in Deutschland, rechtsverbindlich geworden. Darüber hinaus wurden ähnliche Gesetze schon in mehr als sechzig anderen Ländern auf der ganzen Welt verabschiedet. Elektronische Signaturen haben so die gleiche Rechtsgültigkeit wie traditionelle händische Unterschriften auf einem Blatt Papier. Ein weiterer Vorteil von eSignaturen sind die zusätzlichen Informationen und Daten, die über das Dokument und den Genehmigungsprozess verfügbar sind. Elektronisch unterzeichnete Dokumente bieten zum Beispiel einen Stempel mit Zeit und Datum der Unterschrift.

Sensible Dokumente erfordern natürlich umfassenden Datenschutz, der sonst, wenn nicht ernst genommen, schnell zum Sicherheitsrisiko werden kann. Für staatliche wie kommunale Institutionen und Behörden eliminiert der elektronische Unterschriften-Workflow Risiken wie den Verlust von Unterlagen oder die Weitergabe durch Außenstehende. Außerdem sind elektronische Signaturen dauerhaft les- und nachvollziehbar. Das Scannen von Dokumenten kann dazu führen, dass händische Unterschriften verblassen. Dies birgt ein größeres Risiko für Fälschungen, da es oft keine Möglichkeit gibt, nachzuverfolgen, wer Zugang zu einem Dokument hatte.

Steigende Nachfrage seit Pandemiebeginn

Mit der steigenden Notwendigkeit von Homeoffice und digitaler Kommunikation mit Bürgern und Bürgerinnen aus der Ferne – ausgelöst durch die Covid-19-Pandemie – ist die Nachfrage nach eSignaturen stark angestiegen. In einer kürzlich durchgeführten Studie von Foxit zum papierlosen Büro und elektronischen Dokumenten gaben etwa 53 Prozent der Befragten an, dass ihr Bedarf an Möglichkeiten zur elektronischen Unterschrift seit der Pandemie gestiegen ist. Der technologische Fortschritt der letzten Jahre macht sie effizienter, sicherer, nachvollziehbarer und rechtsverbindlicher denn je.

Effizienzgewinn durch eSignatur

Der Prozess beim Unterschreiben eines PDF-Formulars ist für viele Menschen zeitaufwändig und involviert mehrere Geräte. Ausdrucken, ausfüllen, einscannen, hochladen, per Mail versenden: Wenn die Originalunterschrift auf Papier verlangt ist, kommen außerdem Zeit und Kosten für den Versand hinzu. Sind sogar mehrere Unterschriften erforderlich, muss das Dokument an die nächste beteiligte Partei weitergeleitet werden, was noch mehr Zeit und Kosten bedeutet.

Zwar mögen die Kosten überschaubar erscheinen, doch die Zahl der Beteiligten und die Häufigkeit können für die öffentliche Hand hohe jährliche Gesamtkosten bedeuten. Mithilfe von eSignaturen lassen sich lineare Prozesse in der Unterschriftenkette eliminieren. Alle zuständigen Mitarbeiter und beteiligte Personen erhalten das digitale Dokument gleichzeitig. Der Gesamtprozess wird beschleunigt und Genehmigungen effizienter. eSignaturen machen manuelle Unterschriften langfristig überflüssig und reduzieren Transaktionen auf wenige Minuten statt mehrere Tage.

Ökonomisch und ökologisch sinnvoll

Zusätzlich zum erhöhten Zeitaufwand beim manuellen Unterschreiben sind die erforderlichen Geräte, wie beispielsweise Drucker, Faxgeräte und Scanner, teuer und für viele Menschen eine Hürde. Laut Electronic Signature & Records Association kann die Zeit bis zur Unterzeichnung bindender Vereinbarungen um etwa 83 Prozent verkürzt werden. Außerdem werden Einsparungen bei den Dokumentenkosten von bis zu 86 Prozent kalkuliert.

Die Verwendung von weniger Geräten und der Verzicht auf Papier ist aber nicht nur kosteneffizient, sondern auch viel umweltfreundlicher. Durch den Wegfall der benötigten Geräte wird der CO₂-Fußabdruck reduziert, insbesondere wenn man die Quantität täglich anfallender Transaktionen bedenkt. Laut Global E-waste Monitor (GEM) 2020 wurden im Jahr 2019 auf der ganzen Welt rund 118,2 Milliarden Pfund Elektroschrott erzeugt – so viel wie noch nie und 21 Prozent mehr als nur fünf Jahre davor.

Für Institutionen, die durch Automatisierung noch effizienter werden und Kosten sparen wollen, bieten eSignaturen also ein hohes Maß an Sicherheit, sparen Zeit und Kosten, und sind in der Europäischen Union rechtlich bindend. Das Resultat bedeutet eine effizientere Verwaltung und eine noch bessere Compliance.

Der Autor
Carsten Heiermann ist Chief Evangelist bei Foxit, einem Anbieter von PDF-Produkten und Dienstleistungen. Seit 1995 beschäftigt sich Carsten Heiermann mit Themen rund um Kompression, Standardisierung, elektronische Dokumentenerfassung und -konvertierung. Er gründete die LuraTech-Gruppe, die 2015 von Foxit übernommen wurde.

Bildquelle: Foxit

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