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Integrierte eAkte Effiziente Prozessunterstützung

Durchgängig automatisierte Prozesse in Verwaltungen ermöglichen bessere Services mit schnellen und transparenten Reaktionen.

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In Infoma new­system integriert, gewährleistet die E-Akte effiziente Prozessunterstützung
In Infoma new­system integriert, gewährleistet die E-Akte effiziente Prozessunterstützung
(© Axians Infoma)

Digitalisierung muss sowohl extern als auch intern erlebbar sein. Die Etablierung durchgängig automatisierter Strukturen in kommunalen Verwaltungen erleichtert und beschleunigt Arbeitsabläufe für die Mitarbeiter; Bürger und Unternehmen profitieren von verbesserten Services mit schnellen und transparenten Reaktionen auf ihre Anliegen.

Die Effizienzvorteile für die Verwaltungen durch die Automatisierung von Abläufen sind enorm. Für Axians Infoma hat daher die papierlose Bearbeitung aller Verwaltungsprozesse oberste Priorität und ist entsprechend in der konsequent fortgeschriebenen digitalen Agenda formuliert. Unter dem Leitmotiv „Digitale Prozesse verbinden.“ begleitet das Ulmer Unternehmen mit übergreifenden ­Lösungen und zukunftsorientierten Digitalisierungskomponenten die Kommunen in die digitale Transformation.

Ein maßgeblicher Faktor auf dem Weg zu optimierten durchgängigen Bearbeitungsprozessen kommt dabei der elektronischen Akten­bearbeitung zu. In Infoma new­system integriert, gewährleistet die E-Akte effiziente Prozessunterstützung. Ihre Vorteile liegen auf der Hand: Aktenberge werden reduziert, die Bearbeitungsgeschwindigkeiten deutlich erhöht, medien­bruchfreie Geschäftsprozesse ermöglicht.

Dokumente ablegen, suchen und bearbeiten erfolgt komfortabel in der gewohnten Umgebung – ohne auf ein DMS-System zugreifen zu müssen. Dabei gehen die in Infoma newsystem erzeugten Dokumente wie Steuerbescheide, Eingangsrechnungen, Mahnungen, Stundungen etc. ohne zusätzlichen manuellen Schritt automatisch in die jeweilige Akte.

Alle Dokumententypen können ­revisionssicher in beliebigen DMS-Systemen bzw. Hardware-/Software-Archivlösungen archiviert werden.

Für Infoma Partnergroup-Mitglied ekom21 Grund genug, die Einführung der elektronischen Akte bei rund 250 Kunden in den nächsten zweieinhalb Jahren zu realisieren. Ausschlaggebend bei der Entscheidung des größten kommunalen IT-Dienstleisters in Hessen waren ­sowohl die Integrationsfähigkeit als auch die einfache Installation sowie die komfortable Handhabung für die Anwender. Vorgesehen sind zunächst die im Paket angebotenen E-Akten für den Finanz- und Steuerbereich sowie die Anlagenbuchhaltung. Weitere ­Akten, wie Adressverwaltung, Vollstreckung, Liegenschafts- und Gebäudemanagement sowie Zentrale Vertragsverwaltung, werden darüber hinaus bei Bedarf umgesetzt. Zwanzig Kunden der ekom21 sind bereits im Produktivbetrieb.

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