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Hard- und Software für die Bundesverwaltung Effiziente Beschaffung

Autor: Susanne Ehneß

Der Aufbau der „Zentralstelle IT-Beschaffung“ beim Bundesinnenministerium geht stetig voran. Die meisten Planstellen sind mittlerweile besetzt.

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Die ZIB koordiniert die Ausschreibung von IT-Rahmenverträgen für die Bundesverwaltung
Die ZIB koordiniert die Ausschreibung von IT-Rahmenverträgen für die Bundesverwaltung
(© irynaalex - stock.adobe.com)

Zum 1. Januar 2017 hat die Zentralstelle IT-Beschaffung (ZIB) beim Beschaffungsamt des Bundesinnenministeriums (BMI) als zentraler Dienstleister für die IT-Beschaffungen der Bundesverwaltung ihre Arbeit in Bonn aufgenommen. Im Juli 2020 wurde eine weitere Dienststelle in Erfurt offiziell eröffnet.

In Bonn und Erfurt sind insgesamt 70 Arbeitsplätze für die ZIB vorgesehen, aktuell sind 56 dieser Planstellen besetzt. Zwar sei die volle Leistungsfähigkeit (in quantitativer Hinsicht) erst mit Besetzung der noch offenen 14 Stellen erreicht, doch könne man laut ZIB derzeit „grundsätzlich alle uns nach der Soll-Konzeption der IT-Beschaffungsbündelung übertragenen Aufgaben in qualitativer Hinsicht erfüllen“. „Daher priorisieren wir die Verfahren derzeit noch stark danach, inwieweit sie für die IT-Konsolidierung des Bundes besondere Effizienzgewinne und Mehrwerte bringen“, erklärt die Zentralstelle.

Bei der Suche nach geeigneten Mitarbeitern gibt sich die Zentralstelle betont locker. „Bei der ZIB gibt es gestaltbare Strukturen und Prozesse, nicht starre Routinen“, heißt es im Rahmen der Stellenausschreibungen. Man sei eher ein stabiles Start-up denn eine Behörde.

Kaufkräftig

Das Beschaffungsamt kümmert sich um die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für Behörden, Stiftungen und Organisationen des Bundes. Jedes Jahr setzt das Beschaffungsamt Einkaufsprojekte im Wert von mehreren Milliarden Euro um. Das Spektrum reicht dabei von Software- und Hardware-Projekten über Spezialausrüstung für Sicherheitskräfte bis hin zu Fahrzeugen für den Katastrophenschutz oder maritimen Einsatzschiffen für die Bundes­polizei.

Die ZIB ist ein Teilprojekt der IT-Konsolidierung des Bundes und sieht sich als „Mittler zwischen Markt und Bedarfsträger“. Sie hat derzeit unter anderem folgende Aufgaben:

  • Bedarfserhebung und Ausschreibung von Rahmenverträgen für Hardware, Software, Informations- und Kommunikationstechnik sowie IT-Dienstleistungen und IT-nahe Dienstleistungen (IKT) in der unmittelbaren Bundesverwaltung,
  • Marktbeobachtung und Berücksichtigung von Technologie-Entwicklungen,
  • Vertragsmanagement und Unterstützung bei Problemen bei der Vertragserfüllung.

In einem zweiten Schritt (Stufe 2a) sollen dann Ausschreibungen von planbaren Einzelvergaben mit einem Volumen ab dem jeweils gültigen EU-Schwellenwert übernommen werden. Die Planung für die dritte Stufe (Stufe 2b) sieht vor, dass die ZIB die Ausschreibung von Rahmenverträgen und Einzelvergaben ab einer individuell pro Ressort vereinbarten Wertgrenze übernimmt.

Effizienz und Souveränität

Zentrales IT-Thema des Bundes ist das Lizenzmanagement. Im Rahmen der IT-Konsolidierung wurde hierfür 2018 das Projekt „Lizenzmanagement Bund“ im BMI ins Leben gerufen. Als ein erstes Ergebnis hat das Projekt das „Soll-Konzept Lizenzmanagement“ erarbeitet, das 2019 von der Konferenz der IT-Beauftragten beschlossen wurde. Das Projekt hat eine Laufzeit bis 2023.

Wie hoch die angepeilten Einsparungen ausfallen werden, kann die Bundesregierung nicht beziffern. „Eine Quantifizierung der Einsparungen ist aufgrund der fehlenden, ressortübergreifenden Datenlage gegenwärtig nicht möglich“, heißt es dazu. Einer Gartner-Studie zufolge können durch optimiertes Lizenzmanagement in Unternehmen bis zu 30 Prozent der Software-Kosten gespart werden – die Bundesregierung hofft daher auf „erhebliche Einsparungen“.

„Über die Zentralisierung von Ausschreibungen kann unter anderem das Ziel zur Stärkung der digitalen Souveränität des Bundes gefördert werden“, ergänzt die Bundesregierung. Dabei werde mit den Bedarfsträgern abgestimmt, ob ein Bedarf bezüglich quelloffener Software besteht oder in welchen Anwendungsfällen der Einsatz solcher Lösungen realisierbar ist.

Für Bedarfe des Informationstechnikzentrums Bund (ITZBund) ist digitale Souveränität ein Ziel der IT-Strategie „ITZBund 2020 bis 2024“. In den Architekturrichtlinien für die Bundes-IT werden quelloffene Lösungen gefordert: „Mit dem Beschluss des Eckpunktepapiers ‚Stärkung der Digitalen Souveränität der Öffentlichen Verwaltung‘ des IT-Rats vom 24.03.2020 und des IT-Planungsrats vom 4. Mai 2020 haben Bund, Länder und Kommunen sich zum Ziel gesetzt, die digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung gemeinsam und kontinuierlich zu stärken. Die Verwendung von offenen Standards und Schnittstellen ist zur Erreichung dieses Ziels von herausragender Bedeutung.“

„Grundsätzlich ist zu sagen, dass die Verwendung bestimmter Software sehr individuell zu betrachten ist und stark von den umzusetzenden fachlichen Anforderungen und Funktionen abhängt. Die Technik folgt immer der Fachlichkeit“, betont die Bundesregierung. Für Behörden bietet die ZIB als Unterstützung entsprechende Rahmenverträge zum Thema „Beratung zu IT-Standards, offenen Standards, Open-Source-Software, Kollaborationsplattformen und soziale ­Medien“ über das Kaufhaus des Bundes (KdB) an.

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