Moderne Verwaltungsarbeit mit SIMSme Business[Gesponsert]

Effizient im Innen- und Außendienst

| Autor: Marco Hauprich

(© Deutsche Post)

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Termine vereinbaren, Personal koordinieren, sich mit anderen ­Dezernaten austauschen – der Einsatz von Messengern kann den Behördenalltag enorm erleichtern.

Chat-Apps können Mitarbeitern von Verwaltungen die Arbeit erheblich vereinfachen. In vielen ­Bereichen wie Bau, Verkehr oder Soziales hat die digitale Echtzeitkommunikation deutliche Vorteile.

Beispielsweise, wenn das Ordnungsamt wegen Ruhestörung in einem Mehrfamilienhaus unterwegs ist: Die kontrollierte Wohnung ist zugemüllt, die angetroffenen Kinder scheinen verwahrlost. Der Mitarbeiter fotografiert die Zustände und leitet die Bilder via Messenger direkt an das Jugendamt weiter. Aufgrund dieses ersten Eindrucks ergreifen die Kollegen entsprechende Sofortmaßnahmen. So lassen sich mittels Messenger schnelle Prozesse und Lösungen realisieren.

Datenschutz einhalten

Doch es gibt Fallstricke: vorneweg der behördliche Datenschutz. Personenbezogene Daten von Bürgern, Unternehmen und Mitarbeitern dürfen für unberechtigte Dritte nicht zugänglich sein. Die Vorschriften der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) legen sehr strenge Maßstäbe an die Datenübermittlung und an die notwendigen Schutzmaßnahmen an. ­Viele Chat-Anwendungen – allen voran WhatsApp – erfüllen diese strengen Vorschriften in der Regel nicht. Mit SIMSme Business, dem Messenger der Deutschen Post, gehen Behörden hingegen auf Nummer sicher.

Denn die App wird ausschließlich auf Servern im Inland betrieben, bietet Ende-zu-Ende-Verschlüs­selung, Selbstzerstörungsfunk­tionen für Nachrichten und ist nach dem Zero-Knowledge-Ansatz konzipiert.

Medienbrüche ­vermeiden

Von dem sicheren Messenger profitieren nicht nur Mitarbeiter, die viel im Außendienst unterwegs sind. Er kann auch nachgelagerte Prozesse beschleunigen.

Hier hilft der SIMSme Business Web Messenger. Die Browser-Version der für beliebig viele Lizenzen ausgelegten Chat-App funktioniert ohne Software-Installation. So können selbst Mitarbeiter ohne Diensthandy SIMSme Business nutzen, weil der Messenger in der Web Version auch auf dem Computer funktioniert. Alle Nachrichten, Daten und Kontakte laufen synchron auf bis zu zehn Geräten wie Smartphone, Tablet oder Rechner.

Die Nutzung am Computer ist ­außerdem besonders bequem. ­Längere Texte sind zügig über die Tastatur getippt. Dokumente und Chats lassen sich jederzeit im ­Gesamtsystem der Behörde archivieren, umgekehrt können Ver­waltungsmitarbeiter Dateien aus Dokumentenmanagement und ­E-Akte ganz einfach per Drag-and-drop einbinden und versenden. Und auch mit bestehenden MDM-Systemen ist der Business Messenger kompatibel.

Das macht SIMSme Business für Kommunen zu einem starken und verlässlichen Partner.

Mehr Infos ...

... finden Sie unter www.sims.me/business und www.sims.me/business/de/web-messenger

Der Autor

Marco Hauprich, Senior Vice President Digital Labs, Deutsche Post

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