Bayerischer Landtag Effektive Verwaltungsarbeit mit der eAkte

Autor / Redakteur: Wolfgang Kühnert * / Susanne Ehneß

Der Bayerische Landtag steigt auf elektronische Akten um. Durch die Einführung der eAkte sollen die Bearbeitungsprozesse deutlich papierreduzierter ablaufen und insgesamt beschleunigt werden. Materna hat das Parlament bei der Konzeption und Einführung unterstützt sowie das passende Produkt auf SharePoint-Basis geliefert.

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Bayerischer Landtag
Bayerischer Landtag
(Bild: Rolf Poss)

Der Bayerische Landtag ist das Parlament des Freistaates Bayern. Zentrale Aufgaben des Landtags sind die Regierungsbildung, die Gesetzgebung und die Kontrolle der Staatsregierung. Damit die 180 Abgeordneten ihre Aufgaben erfüllen können, erhalten sie Unterstützung vom Landtagsamt. 200 Mitarbeiter liefern dem Parlament IT-gestützte Dienstleistungen.

2013 wurde im Landtagsamt ein Projekt zur Einführung elektronischer Akten gestartet, um behördenintern effizienter arbeiten zu können. In einer ersten Pilotphase führte die Behörde das eAkte-Basispaket von Materna in der Registratur und in einem Teil der Zentralabteilung ein. Anfang des Jahres 2016 ging sie dann in den Regelbetrieb über.

Das Ziel des Landtagsamtes war, auf einen Nachweis aller Dokumente, die in der Akte enthalten sind, elektronisch zugreifen zu können, um die papierlastigen Bearbeitungsprozesse zu minimieren. Langfristig wollen die IT-Dienstleister des Landtages die Papierakte so weit ablösen, dass sie nur noch in Ausnahmefällen angelegt wird.

Paradigmenwechsel

Geht über die zentrale Stelle in der Registratur ein Dokument ein, muss es zur vollständigen Bearbeitung an verschiedene Mitarbeiter weitergeleitet werden. Auch Anfragen, die den Bayerischen Landtag per eMail erreichen, sollen künftig elektronisch bearbeitet und beantwortet werden können. Ursprünglich wurden eingehende eMail-Eingänge registriert, ausgedruckt und an den jeweiligen Sachbearbeiter durch die Hauspost zugestellt.

Mit der Lösung zur elektronischen Aktenführung können diese Prozesse nun in digitaler Form medienbruchfrei und schneller abgewickelt werden. Statt auf den Papierlauf zu warten, informiert das System die Mitarbeiter automatisch über neue Eingänge, sodass sie direkt aus der eMail heraus auf die im System hinterlegten Dokumente zugreifen können. Mitarbeiter der verschiedenen Ebenen können alle Dokumente und zugehörige Daten aus ihrer gewohnten Anwendungsoberfläche elektronisch einsehen, bearbeiten, strukturiert ablegen und für die weitere Bearbeitung bereitstellen.

Damit ist ein für die Behörde entscheidender Schritt erreicht: Mitarbeiter können zentral eingehende Dokumente nun wesentlich schneller bearbeiten. Um Medienbrüche zu vermeiden, sollen in einer weiteren Ausbaustufe über das eAkte-System auch einfache Workflows, zum Beispiel Prozesse zur Kenntnisnahme, abgebildet werden.

In der Pilotgruppe erreichte die elektronische Akte schnell eine hohe Akzeptanz. Nach nur drei Tagen waren die Mitarbeiter in der Registratur bereits überzeugt, dass sie bestens unterstützt werden.

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Digitale Transformation zur eAkte

Auch bisher verfügte die Behörde bereits über eine elektronische Registratur, die eingehende Dokumente verschlagwortete. In einer Datenbank konnten die Mitarbeiter der Registratur nachsehen, in welchem Regal die gewünschte Akte zu finden ist. Die Dokumente selbst gab es jedoch nur in Papier-Form. Dieses Verfahren war schon einige Jahre alt und technisch überholt. Zudem hatte das Landtagsamt bereits in anderen Abteilungen SharePoint-Technologien mit integrierter Dokumentenablage eingeführt.

Der nächste logische Schritt bestand darin, auch die Registratur auf den neuesten Stand der Technik zu bringen. Die SharePoint-Lösung wurde bereits als elektronisches Aktensystem genutzt und war speziell an die Anwendungsbedürfnisse der Mitarbeiter angepasst. Das System enthielt eine ganze Reihe von Workflows, die speziell auf den parlamentarischen Prozess der Petitionsverwaltung angepasst waren.

Vorausschauende Planung

Das Landtagsamt stand damit vor der schwierigen Herausforderung, seine IT-Infrastruktur auf die geplante Funktionsausweitung vorzubereiten. Die Behörde verfügt über ein Testsystem und ein Produktivsystem, das aus einem Datenbank-Server und aus einem SharePoint-Server besteht. Im Vorfeld der Projektplanung zur Einführung der eAkte migrierte sie auf das Betriebssystem Windows 7 und aktualisierte die Office-Produkte auf die Version 2010.

Bei der Planung hat sich das Projektteam neben technischen Aspekten an erster Stelle mit der entscheidenden Frage befasst, wie sich die Behörde organisatorisch aufstellen und die eAkte nutzbringend für sich einsetzen kann

Unter technischen Gesichtspunkten gab es die Anforderung, dass das eAkte-System eng mit der Microsoft-Office-Landschaft in Verbindung steht. Das Landtagsamt suchte ein möglichst intuitiv zu bedienendes Tool für die Mitarbeiter. Das eAkte-Basispaket konnte mit der hohen Office-Integration und der professionellen Produktpflege punkten. Zudem brauchte der Behörden-Dienstleister einen Partner, der flexibel auf seine Anforderungen reagiert und die Lösung aus der Sicht des Anwenders entwickelt.

Weitere Schritte

Nach dem erfolgreichen Abschluss der Pilotphase haben wir die elektronische Akte nach und nach in allen Bereichen der Zentralabteilung und in allen Fachbereichen eingeführt.

In der künftigen IT-Planung bildet die Anbindung des eAkte-Systems an eine Archivierungslösung einen besonderen Schwerpunkt. Der Bayerische Landtag verwaltet sein Archiv selbst und gibt seine Unterlagen nicht an das Hauptstaatsarchiv ab. Um die Langzeitarchivierung effizient und sicher zu gestalten, gehen die Überlegungen dahin, als Mandant an eine bereits bestehende Archivlösung anzudocken. Damit die Übergabe der Daten und Dokumente reibungslos funktioniert, ist eine Archiv-Schnittstelle von essenzieller Bedeutung.

Weitere interessante Aspekte sind für das Landtagsamt Erweiterungen der eAkte-Funktionalitäten um Module für die strukturierte Vorgangsbearbeitung. Behördenmitarbeiter können interaktiv aus Microsoft Office heraus Umlaufmappen für die gemeinsame Bearbeitung erstellen. Durch die Verwendung von Vorlagen und einen automatisierten Prozessablauf werden die Arbeitsabläufe noch weiter vereinfacht und beschleunigt.

* *Wolfgang Kühnert, Leiter des IT-Referats im Landtagsamt

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