Einblicke in die ECM-Landschaft auf der CeBIT Effektive Prozesse: Schnell, mobil und sicher zum eGovernment

Autor / Redakteur: Bianka Boock / Gerald Viola

Schneller, effizienter, nutzerfreundlicher – so sollen Verwaltungen kommunizieren. Das geplante eGovernment-Gesetz verstärkt diese Forderung. Verwaltungsprozesse zwischen Bürgern, Unternehmen und Verwaltungen müssen digital abgebildet werden. Dabei leistet Software für Enterprise Content Management (ECM) wertvolle Dienste.

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CeBIT und Public Sector Parc: vom 5. bis 9. März in Hannover
CeBIT und Public Sector Parc: vom 5. bis 9. März in Hannover
(Foto: Deutsche Messe)

Sie hilft beispielsweise bei der Migration von Dokumenten aus dem Papierformat in ein digitales Format und bei der Bereitstellung von Informationen in einem elektronischen Format – bei gleichzeitigem Schutz vertraulicher Informationen.

Davon können sich die Besucher der CeBIT vom 5. bis 9. März 2013 in Hannover überzeugen. In Halle 3 vermitteln ECM-Hersteller und Experten des BITKOM und VOI, welche Aufgabenstellungen der Öffentliche Sektor unter Einbeziehung von ECM-Lösungen wie lösen kann.

Grundlage für das eGovernment bildet die Digitalisierung von Dokumenten wie Bauakten oder großformatigen Plänen. Je mehr von ihnen gescannt oder digital erzeugt werden, desto entscheidender ist das gewählte, endgültige Dateiformat. PDF/A stellt hier aufgrund seiner Vorzüge auch bei Öffentlichen Verwaltungen das richtige Format dar.

Deshalb zeigt LuraTech dazu (Halle 3, D34/1) seinen PDF Compressor, mit dem PDF/A-Dokumente erstellt werden können. Der PDF Compressor ist aufgrund seiner flexiblen Architektur leicht in Fachanwendungen integrierbar und gescannte Dokumente werden auf ein Minimum ihrer ursprünglichen Größe komprimiert.

InoTec (Halle 3, Stand G30) stellt den Prototyp eines neuen Produk­tionsscanners für Anwendungen mit einem sehr hohen Belegaufkommen vor. Eine Besonderheit ist die Kombination aus Scangeschwindigkeit und Auflösung. So verarbeitet er Dokumente in Farbe mit einer Geschwindigkeit von bis zu 300 Blatt pro Minute (600 Images) bei 300 dpi. Bei der Entwicklung des Geräts wurde zudem auf eine zuverlässige Papierverarbeitung, Bedienerfreundlichkeit sowie einen langen Nutzungszyklus großer Wert gelegt.

Durch digitale Signaturen und elektronische Workflows können Öffentliche Verwaltungen ihre Papierprozesse erheblich reduzieren. Dies demonstriert der Signatur-Spezialist signotec (Halle 3, Stand D25). Highlight ist das neue „Alpha“ – das erste echte Din-A4-Unterschriften-Pad für paralleles Unterschreiben von PDF und Originaldokument.

Die Unterschriften-Pads Sigma und Omega werden im Öffentlichen Sektor unter anderem in Einwohnermeldeämtern für die Beantragung neuer Personalausweise und Reisepässe eingesetzt. signotec gehört zu den wenigen ausgesuchten Unternehmen, dessen Produkte von der Bundesdruckerei für das digitale Antragsverfahren freigegeben sind.

Umfassende Funktionen auf einer Plattform

Eine weitere Antwort auf die aktuelle Herausforderung, alte administrative Strukturen zu einer bürgernahen Serviceorganisation umzugestalten, hat die ALOS GmbH (Halle 3, Stand D20). „Der Schlüssel zu einer verbesserten Service-Qualität, Kosteneinsparungen, mehr Effizienz und damit zu Bürgernähe und einem schlanken Staat liegt in der elektronischen Vorgangsbearbeitung, kurz: elektronische Archivierung statt Papierarchiv“, kündigt das Unternehmen an. Dafür stellt ALOS auf der CeBIT SharePoint oneECM vor.

Die ELO Digital Office GmbH (Halle 3, Stand F30) bietet mit ELOprofessional eine Software zur Verarbeitung des Posteingangs in Öffentlichen Verwaltungen. Die eingehende, gescannte Papierpost, alle elektronischen Dokumente und Faxe durchlaufen eine Textanalyse und werden inhaltlich im Archiv und der Datenbank gespeichert.

Per Workflow verteilt ELO die Eingangspost an die jeweiligen Mitarbeiter. Das ELO-Archiv arbeitet zudem mit den Produkt- und Aktenplänen der Verwaltung, was eine vertraute Arbeitsweise ermöglicht. Die Struktur ist flexibel erweiterbar. Mobiler Zugriff von außen ist ebenfalls möglich. Mit der kostenlosen App „ELO for Mobile Devices“ können die Nutzer per i­Phone oder iPad auf wichtige Akten und Vorgänge zugreifen.

HELD (Halle 3, Stand D 19) zeigt mit REGISAFE in der dritten Dimension, was mobiles Arbeiten mit e­inem innovativen DMS heute bedeutet. Einzigartig dabei ist der Lösungsansatz, der vor allem den datenschutzrechtlichen Aspekten Rechnung trägt.

Eine App vereint das mobile Arbeiten im Bereich der Bürokommunikation mit der Nutzung der elektronischen Vorgangsakte, ohne dass die entsprechenden Daten auf dem mobilen Smartphone oder Tablet gespeichert werden müssen. HELD stellt zwei neue Leistungsmerkmale dieser Version vor: REGISAF­E Web, ein neu entwickelter Web-C­lient, sowie Apps für Android und iOS.

Am DATABUND-Gemeinschaftsstand (Halle 7, Stand B62) zeigt indes die codia Software GmbH ihre Lösungen für den digitalen Posteingang und die vollständige elektronische Aktenführung. Neues gibt es aus den Bereichen digitale Rechnungsverarbeitung, Vorgangsbearbeitung und Fachverfahrensintegration. „ECM für Hochschulen“ heißt ein weiterer Schwerpunkt von codia, im Rahmen dessen der Anbieter über realisierte Projekte im Hochschulbereich informiert.

Um durchgängige dokumentenbasierte Prozesse in SAP und anderen ERP-Systemen geht es bei der WMD Vertrieb GmbH. Am Partnerstand der EASY SOFTWARE AG (Halle 3, Stand 18) stellt WMD die x­Suite-Produktfamilie vor. Diese umfasst ERP-unabhängige Lösungspakete für workflowgestützte Rechnungs- und Posteingangsverarbeitung, digitales Aktenmanagement, eMail-Archivierung und vieles mehr.

Das Modul xFlow Invoice für die Rechnungsbearbeitung befindet sich deutschlandweit in rund 50 Öffentlichen Einrichtungen im Einsatz. Es unterstützt die besonderen Anforderungen der Drittmittelverarbeitung, bei der Eingangsrechnungen gegen Fördermittel von Drittmittelgebern gebucht werden.

Digitale Behördengänge für mehr Bürgernähe

Die DM Dokumenten Management GmbH (Halle 3, Stand D34) zeigt mit lobodms ein Dokumentenmanagementsystem, mit dem Öffentliche Einrichtungen ein leistungsfähiges und effizientes Kommunikationsinstrument erhalten, sowie die Bürgernähe durch eine Online-Auskunftsbereitschaft mit Direktzugriff auf alle Dokumente und Informationen erreichen können. Es unterstützt Mitarbeiter in Verwaltungen in den Bereichen Dokumenten- und Informationsverwaltung, Sitzungsorganisation / Protokollverwaltung sowie Projekt- / Geschäftsverwaltung.

Der integrierte Ansatz erlaubt es, Dokumente aus unterschiedlichen Prozessen zentral abzulegen. Der Anschluss an bestehende Systeme schafft die Option, Informationen aus allen Bereichen der Verwaltung zusammenzuziehen.

Das jadice web toolkit der levigo solutions GmbH (Halle 3 Stand D34) ist eine flexibel anpassbare HTML5-Portallösung zur Dokumentbetrachtung und -bearbeitung. Sie läuft beim Benutzer komplett im Browser und kommt damit ohne eine Installation spezieller Anzeige- oder Technologieerweiterungen wie Acrobat, Flash oder Java auf dem Client aus.

Durch Nutzung der AJAX-Technologie liefert das jadice web toolkit auf allen Arten von Endgeräten schnellen Zugang. Damit ist es für die Erstellung sicherer Portale geeignet, über die den Bürgern jederzeit alle Arten ihrer eigenen Dokumente zur Verfügung stehen – auf allen Plattformen und Endgeräten. Ebenso können Vertreter von Regierungsbehörden im Außeneinsatz mittels Webbrowser über diese Portale sicher für sie relevante Dokumente einsehen und bearbeiten.

Für das effiziente Suchen, Finden und Analysieren von Informationen entwickelt die IntraFind Software AG Produkte und Lösungen. Als langjähriger Partner öffentlicher Auftraggeber bietet IntraFind professionelle und nachhaltige Software, die die hohen Anforderungen an Vertraulichkeit, Sicherheit und Kostentransparenz im Öffentlichen Sektor berücksichtigt.

Auf der CeBIT präsentiert IntraFind (Halle 3, Stand D34/1) die Lucene-basierte Enterprise-Search-Lösung iFinder, die intelligent und anwenderfreundlich die Suche in verschiedenen Datenquellen unterstützt. Darüber hinaus erleichtert iFinder die Suche in Online-Portalen und kann eingesetzt werden, um Behördengänge für Bürger durch den schnellen und umfassenden Zugang zu Formularen und Anträgen zu erleichtern.

ECM-Forum hat den Öffentlichen Sektor im Blick

Zusätzlich zu den Angeboten der Aussteller vermitteln vom 5. bis 8. März Experten Wissenswertes im ECM-Forum (Halle 3, Stand D17), das der BITKOM und der VOI gestalten. Es steht unter dem Motto „Shared Content“ und umfasst Fachvorträge, Best-Practice-Beispiele sowie Podiumsdiskussionen.

Am 5. März beispielsweise gehen die Diskutanten von 13.30 bis 14 Uhr der Frage nach: „Was bringt die digitale Post?“, zu der auch De-Mail zählt. Sie ist im eGovernment-Gesetz dafür vorgesehen, in Verbindung mit der Online-Ausweisfunktion des neuen Personalausweises die persönliche Unterschrift auf Papier bei der Kommunikation mit Behörden zu ersetzen.

Am 7. März von 10.30 bis 11 Uhr setzen sich die Diskussionsteilnehmer mit dem rechtssicheren (ersetzenden) Scannen – TR RESISCAN auseinander, bei dem es darum geht, gescannten Dokumenten die gleiche rechtliche Beweiskraft zukommen zu lassen wie originalen Papierbelegen.

Die Verarbeitung elektronischer Rechnungen wird am 6. März thematisiert. Dabei steht ein Datenmodell zum Austausch elektronischer Rechnungen im Zentrum, das Behörden, Unternehmen und Verbände wie der VeR – Verband elektronische Rechnung – gemeinsam entwickelt haben.

Die Zentralen User Guidelines des Forums elektronische Rechnung Deutschlands (ZUGFeRD) sind ein wichtiger Schritt hin zu weniger Bürokratie, wie Wirtschaftsminister Dr. Philipp Rösler erklärte.

Bevor dieses Format zwischen 12.30 und 13 Uhr im Forum „Marktplatz Kommune“ in Halle 7 Gegenstand ist, steht im ECM-Forum in Halle 3 von 11 bis 11.30 Uhr eine Diskussion dazu auf dem Programm. Somit ergänzt das Geschehen in Halle 3 das Angebot im Public Sector Parc auf ideale Weise und trägt entscheidend dazu bei, das Themenfeld eGovernment umfassend abzubilden.

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