Zukunftsfähige Verwaltungs-IT

ECM-Strategie für die digitale Behörde

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  • Digitale Datenströme nutzen: Angesichts der rasant wachsenden Datenbestände haben es auch Mitarbeiter im öffentlichen Sektor immer schwerer, die Information zu finden, die sie benötigen. Werden Inhalte nicht angemessen verwaltet oder gesichert, weil sie zwischen lokalen Laufwerken, Mobile Devices, eMails und privaten Clouddiensten verteilt sind, entstehen gravierende Compliance-Risiken. Modernes ECM löst darum den geschlossenen Charakter elektronischer Dokumente auf und nutzt Metadaten, beispielsweise Zugriffsweg oder Standortdaten, um Geschäftsprozesse aktiv zu unterstützen. Content wird dadurch zur richtigen Zeit zur richtigen Person innerhalb der richtigen Anwendung gebracht.
  • Bestehende IT-Infrastrukturen übernehmen: Um die häufig miteinander in Konflikt stehenden Bedürfnisse der Mitarbeiter zu erfüllen – diejenigen, die im Büro arbeiten und diejenigen, die im Außendienst oder aus dem Home Office ihre Arbeit verrichten – bedarf es einer integrationsfähigen Plattform. Außerdem muss die IT dafür sorgen, dass der Content sicher ist und im Einklang mit den internen Vorgaben der Behörde sowie gesetzlichen Vorschriften verwaltet wird.

Weil ältere ECM-Plattformen nicht auf die Skalierung in der Cloud ausgelegt sind, bieten sie nur rudimentäre Unterstützung für mobile Anwendungen. Einige Behörden nutzen daher bereits eine hybride Architektur, bei der Inhalte sowohl an physischen Speicherorten als auch in der Cloud aufbewahrt werden. Hierfür müssen beide Repositories nahtlos miteinander synchronisieren. Ein modernes ECM-System sollte daher in der Lage sein, die Vorteile aus Lizenzinstallationen und Cloud-Lösungen miteinander zu verbinden.

Die Behörden legen dann fest, welche Inhalte geteilt werden dürfen und welche auf internen Systemen innerhalb der Firewall verbleiben. Die öffentliche Verwaltung muss eine integrationsfähige Plattform schaffen, auf deren Basis sich digitales Content Management steuern lässt und gleichzeitig klare Prozesse abgebildet werden können. Ist beides gegeben, können Mitarbeiter in der öffentlichen Verwaltung ihre Arbeit effizient und effektiv verrichten.

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