enaio®: Praxisbeispiel aus Offenbach[Gesponsert]

ECM-Software erobert bundesweit 25 Jobcenter

| Autor: André Stäbe*

ECM-Nutzen aus Sicht der Anwender
ECM-Nutzen aus Sicht der Anwender (Bild: SoftSelect 2014, AWW u.a.)

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In Deutschland kümmern sich derzeit 104 Jobcenter um die Belange von mehr als vier Millionen Arbeitssuchenden.

Die wichtigsten Verantwortungsbereiche beinhalten die Leistungsgewährung sowie die Arbeitsvermittlung. Beide Bereiche sind verbunden mit einem enormen Verwaltungsaufwand sowie komplexen Bearbeitungsprozessen, die den Einsatz einer zentralen Technologie notwendig machen. Daher setzen immer mehr Jobcenter auf die Enterprise Content Management (ECM)-Software enaio® von OPTIMAL SYSTEMS. In insgesamt 25 Einrichtungen hat enaio® bereits zur Digitalisierung des internen Informationsmanagements beigetragen.

Im hessischen Offenbach nutzt das kommunale Jobcenter MainArbeit – neben einigen weiteren Einrichtungen in der Region – enaio® als Basissystem für die digitale Organisation der Verwaltung. Am Beispiel dieses Jobcenters zeigt sich anschaulich, wie die Einführung digitaler Akten in den Fachabteilungen zu komfortableren Arbeitsprozessen beigetragen hat.

Sichtbar werden die Fortschritte insbesondere bei der Posteingangsbearbeitung, wie Stefanie Stein, IT-Projektleiterin bei MainArbeit, bemerkt: „Bei uns landet jetzt die Eingangspost ohne Zwischenschritte direkt in der richtigen Fallakte. Gleichzeitig wird sie im digitalen Postfach des zuständigen Mitarbeiters angezeigt.“ Ein deutlicher Effizienzgewinn, angesichts von 700 Posteingängen täglich und 10.000 monatlich versendeten Bescheiden.

Auf die enaio®-basierte digitale Akte kann von jedem Arbeitsplatz gleichzeitig zugegriffen werden, sofern die entsprechenden Berechtigungen vorliegen. Dazu bietet sie für den Leistungs- und den Vermittlungsbereich einen besseren Überblick. Zusammengehörende Dokumente sind schneller auf dem Bildschirm, sodass Mitarbeiter nicht mehr in dicken Aktenbänden suchen müssen. Der notwendige Informationsaustausch zwischen Fachbereichen erledigt sich praktisch von selbst. „Die zuständigen Mitarbeiter informieren sich mit einem Haken in der Indexmaske über neu eingegangene Dokumente. Die Übermittlung von Informationen wird dadurch stark beschleunigt. Und auch die Suche nach zurückliegenden Vorgängen, zum Beispiel nach Anträgen oder Abrechnungen, wird zukünftig schneller gehen“, erklärt Stefanie Stein die Vorteile des neuen Systems. Vorteile, von denen in naher Zukunft auch weitere Jobcenter profitieren werden.

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* Autor: André Stäbe, Teamleiter Vertrieb/Partnermanager, OPTIMAL SYSTEMS
Vertriebsgesellschaft mbH Hannover.

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