CeBIT 2011 ECM-Lösungen für die Öffentliche Verwaltung

Autor / Redakteur: Nicole Körber / Gerald Viola

Mit vier speziell auf das Interesse der Besucher zugeschnittenen Ausstellungsbereichen bietet die CeBIT viel Interessantes rund um Informationstechnologien. Für den Öffentlichen Sektor sind unter dem Begriff CeBIT gov die etablierten Bereiche Public Sector Parc und TeleHealth zusammengefasst.

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( Archiv: Vogel Business Media )

Der Public Sector Parc bildet ab, was die Modernisierung in den Öffentlichen Verwaltungen vorantreibt. Die TeleHealth veranschaulicht, welche neuen Technologien die alltägliche Arbeit in Arztpraxen, Kliniken und Apotheken erleichtert. Der Public Sector Parc hat sich mit seinem Angebot in den vergangenen Jahren zu einer der wichtigsten Plattformen für ITK-Anwendungen im Öffentlichen Bereich für EU, Bund, Länder, Gemeinden und Kreise entwickelt und bietet innerhalb der Plattform CeBIT gov ein maßgeschneidertes Themenspektrum für die Zielgruppe der kommunalen Anbieter und Anwender. Hierbei spielen Weiterbildung und Wissensvermittlung sowie Networking eine wesentliche Rolle.

Umfassender Überblick in der Halle 3 bei VOI

Cloud Computing und ECMEnterprise Content Management zählen auf der CeBIT zu den wichtigsten Themen für Verantwortliche von Unternehmen und der Öffentlichen Verwaltung. Insbesondere in Bereichen, in denen viele Informationen auf Papier oder in digitaler Form bearbeitet werden, ermöglichen Informationstechnologien wie Enterprise Content- und Dokumentenmanagementsysteme in nahezu allen Branchen, Kosten zu reduzieren, Zeit zu sparen und Zukunfts- und Rechtssicherheit sowie Ordnung zu schaffen. Die Halle 3 ist als Zentrum für Lösungen und Produkte im Bereich ECM fest etabliert.

Mit einem großen Partnerstand in der Halle 3 (D19) und dem VOI-Forum beteiligt sich der führende Fachverband der ECM-Branche, VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme, an der CeBIT. Modernes Informationsmanagement ist ohne den Einsatz von ECM heute nicht mehr realisierbar. Auf dem VOI-Stand können sich Besucher einen umfassenden Überblick über aktuelle ECM-Lösungen verschaffen. Zentraler Anlaufpunkt ist das VOI-Forum, das der VOI gemeinsam mit seinen Mitgliedern organisiert. Aktuelle Themen rund um ECM werden dort diskutiert und anhand von Praxisbeispielen vorgestellt.

Ebenfalls im Trend liegen mobile Anwendungen. So wird mit sogenannten Apps für iPad & Co. der unbegrenzte Zugriff auf Dokumente, Rechnungen, Verträge oder andere Unternehmensinhalte schnell an jedem Standort und in jeder Zeitzone möglich. Außerdem lassen sich Inhalte auch von unterwegs aktualisieren und für den Workflow in der Firma freigeben. Das beschleunigt Prozesse, führt zu schnelleren Ergebnissen, schafft Wettbewerbsvorteile und steigert die Produktivität.

Der ECM-Anbieter OPTIMAL SYSTEMS präsentiert in Hannover in der Halle 3 (J18) seine Lösungen auf Basis der Suite OS|ECM unter dem Motto „Integration. Mobilität. Wissen“. Die Funktionen werden anhand von Praxisbeispielen aus dem Geschäftsleben auf einer Bühne präsentiert, um die Anwendervorteile der Software darzustellen. Die Live-Show zeigt beispielweise unter dem Titel „Finden statt Suchen“, wie eine intelligente Vernetzung des verfügbaren Wissens die Arbeitsqualität und die Produktivität in Unternehmen erhöht. Um Mobilität geht es in einer der weiteren 10-minütigen Shows „Unterwegs bestens informiert“, die Praxisfälle für die Verwendung der Apps für iPhone, iPad, Android sowie für Windows Phone in den Mittelpunkt stellt.

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Im Blickpunkt: eMail-Archivierung

Außerdem wird hinsichtlich des weiteren Messe-Schwerpunkts „Integration“ die SharePoint-Anbindung thematisiert.

Für Kommunen und Öffentliche Verwaltungen dürften Lösungen rund um die digitale Schriftgutverwaltung, den elektronischen Post- und Rechnungseingang und die eMail-Archivierung besonders interessant sein. Zu den Schwerpunkten der Ausstellung gehören insbesondere eGovernment-Themen wie die sichere und verbindliche digitale Kommunikation mit den Behörden (De-Mail, elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach – EGVP). Interessenten können sich über die Vorteile einer sicheren und rechtsverbindlichen De-Mail gegenüber einer standardmäßigen eMail informieren.

Vollständig browserbasierend und ohne Programmierung integriert das neue DocuWare-Modul Smart Connect die Dokumentenmanagement-Lösung direkt in eine führende Anwendung, beispielsweise eine Software für kommunales Rechnungswesen. Ob Rechnungen geprüft oder Nachfragen geklärt werden sollen – erforderliche Dokumente sind über einen einzigen Button-Klick verfügbar.

Umständliche Tastenkombinationen sind passé – Anwender können in beliebige Softwarelösungen für Kommunen jetzt einen einzigen Button genau dort positionieren, wo er komfortabel im Zugriff ist. Ob Dokumente gesucht oder zur Archivierung indexiert werden sollen; über den Smart-Connect-Button werden in beiden Fällen Begriffe direkt aus der Benutzeroberfläche verwendet. Die Handhabung des neuen webbasierenden Zusatzmoduls ist ganz einfach und erfordert keine aufwendige Client-Installation.

Als erstes wird mithilfe eines Assistenten vom IT-affinen Anwender eine Konfiguration erstellt. Diese hält fest, welche Inhalte aus der Fremdanwendung verwendet werden sollen und ob eine Suche oder eine Indexierung erfolgen soll. Des Weiteren wird ein Smart-Connect-Button festgelegt, über den sich die Konfiguration aufrufen lässt. Die Beschriftung des Buttons und seine Position auf der Benutzeroberfläche bestimmt der Anwender selbst.

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Der ganze Vorgang mit einem einzigen Mausklick

Der Nutzen des neuen Zusatzmoduls: Anwender können sich aus jedem beliebigen Programm heraus mit nur einem einzigen Mausklick alle im Dokumenten-Pool archivierten Unterlagen zu einem aktuellen Vorgang anzeigen lassen beziehungsweise Dokumente zu einem Prozess zugehörig ablegen. Auch mehrere Buttons sind auf einer Bildschirmmaske möglich. Zu sehen ist DocuWare Smart Connect erstmals in Halle 3 (G20).

Als Spezialist für Posteingangslösungen und vollständig elektronische Aktenführung zeigt die codia Software GmbH am Gemeinschaftsstand der d.velop AG (Halle 3, H20) ECM-Lösungen auf Basis der ECM-Plattform d.3. „Smart Government“ heißt das Messe-Motto von codia, unter dem die Experten für Rechnungsverarbeitung, Dokumentenmanagement und DOMEA maßgeschneiderte ECM-Lösungen für die Öffentliche Verwaltung zeigen.

So demonstriert codia den kompletten Prozess der digitalen Rechnungsbearbeitung, vom Erfassen der Eingangsbelege mit automatischer Erkennung bis hin zur revisionssicheren Belegablage im d.3-System. Informieren können sich die CeBIT-Besucher auch über die Integration des ECM-Systems d.3 in eine Vielzahl kommunaler Fachverfahren.

Das Satz-Rechen-Zentrum (SRZ) zeigt am Stand in der Halle 3 (G30) integrierte Scan- und Signaturlösungen zu einer effizienten und revisionssicheren Digitalisierung von Papierdokumenten. Der Einsatz elektronischer Signaturen bei der Dokumentenerfassung schafft eine hohe Rechtssicherheit im Streitfall und spart langfristig Kosten durch den Abbau von Papierarchiven. Bislang wurden gescannte Dokumente üblicherweise in einem separaten Arbeitsschritt signiert.

Die Software-Lösung „Crosscap Professional“ des Berliner Satz-Rechen-Zentrums schließt diese Lücke im Arbeitsprozess, indem sie beide Abläufe (Einscannen und Signieren) kombiniert und für einen durchgängigen und sicheren Workflow sorgt. Dafür ist die Capture-Software mit einem Signaturmodul ausgestattet. Mit dieser Vorgehensweise entspricht sie den strengen Rechtsvorschriften des Sozialversicherungs- und Gesundheitswesens an die elektronische Archivierung.

Neben umfangreichen Bildbearbeitungsoptionen bietet Crosscap Professional auch Funktionen für die Text- und Barcode-Erkennung. Die Bedienoberfläche ist an Standard-Office-Produkte angelehnt, entsprechend gering ist der Einführungs- und Bedienaufwand. Über verschiedene Schnittstellen gelingt die einfache Anbindung an ECM-, ERP- oder CRM-Anwendungen.

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Mit Microsoft und MATERNA in die Cloud

Ein Ausflug in die Halle 9 lohnt sich für Vertreter der Öffentlichen Verwaltung allemal. Hier zeigt beispielsweise der IT-Dienstleister MATERNA im Public Sector Parc (C68) sein Lösungsportfolio für eine moderne Verwaltung. Neu im Portfolio sind das eAkte-Basispaket sowie Lösungsszenarien zum Einsatz von Cloud Computing in Behörden.

Das Paket ermöglicht eine elektronische Aktenführung und ist vollständig in die Microsoft-Office-Umgebung integriert. Erstmals ist damit für die Öffentliche Verwaltung eine Lösung verfügbar, um elektronische Akten direkt aus einer Microsoft-Anwendung heraus zu nutzen. Das eAkte-Basispaket basiert auf Microsoft SharePoint und ermöglicht somit auch das gemeinschaftliche Arbeiten an Dokumenten bis hin zur elektronischen Aktenablage. Darüber hinaus informiert MATERNA über Einsatzmöglichkeiten von Cloud Computing in der Öffentlichen Verwaltung. Hierbei stehen der Aufbau dynamischer IT-Infrastrukturen und die IT-Automatisierung im Fokus.

Zu den neuen Funktionen zählt die Veraktung beziehungsweise Ablage von eMails und deren Anlagen zu einer elektronischen Akte, ein standardisierter Aktenplan mit automatischem Aktenzeichengenerator sowie die optionale Integration des eAkte-Basispakets in Produkte wie das DOMEA-basierende Dokumentenmanagement- und Archivsystem von OpenText.

Auch präsentiert MATERNA das aktuelle Beratungsangebot zur Realisierung von Private-Cloud-Lösungen in der Öffentlichen Verwaltung. Das heißt, MATERNA erarbeitet die notwendigen Voraussetzungen für die Nutzung oder Bereitstellung von Services aus der Cloud. Dazu zählt beispielsweise eine Reifegradanalyse zu der vorhandenen Infrastruktur und zu bestehenden Prozessen.

Konkret berät MATERNA in den vier Disziplinen, die für den Aufbau einer Private Cloud notwendig sind: Dies sind die Themen IT-Service-Portale, IT-Service-Management, IT-Automatisierung und dynamische IT-Infrastruktur. Wie diese Themen zusammenspielen, zeigt das Unternehmen am Beispiel seiner Lösung „Training in a Cloud“, eine Komplettlösung für IT-basierende Schulungen. Bundesbehörden, die sich für die Content-Management-Lösung Government Site Builder (GSB) interessieren, werden hier ebenfalls fündig. MATERNA informiert über die aktuelle GSB Version 4.1, die jetzt beispielsweise auch Funktionen für Social Bookmarking und die Erstellung von Umfragen enthält.

Von der Digitalisierung über die automatische Bildbearbeitung und Indexierung bis zur Präsentation im geschützten Bereich wird die gesamte Verarbeitungskette vorgestellt. Unter dieser Prämisse zeigt ImageWare (Halle 9, SB36) die mit Fraunhofer IAIS entwickelte Präsentationsplattform MyBib eRoom erstmals der Öffentlichkeit. Das System stellt digitalisierte Dokumente wie Bücher, Bilder oder Schriftdokumente in einem geschützten elektronischen Bereich bereit. Die Präsentation zeigt die Digitalisierung von Vorlagen mit dem „ScanRobot“, einem Scan-Roboter von Treventus.

Dieses speziell für Massendigitalisierungsverfahren konzipierte Scansystem kann bis zu 2.500 Seiten pro Stunde bearbeiten. Die Images werden anschließend in die von ImageWare entwickelte Scan- und Capturingsoftware BCS-2 importiert. Dort erfolgt eine OCR-Erkennung und die Indexierung mit anschließendem Export der Daten in den elektronischen Lesesaal MyBib eRoom.

Nur in diesem geschützten Bereich können sie gelesen werden. Und nur authentifizierte Benutzer können an registrierten Arbeitsplätzen zum Beispiel auf Lehrbücher, Zeitschriften, Verträge, Pläne und andere sensible Dokumente zugreifen.

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