Mit der eAkte zum zeitgemäßen Verwaltungsarbeitsplatz

eAkte – Grundlage der eVerwaltung

| Autor / Redakteur: Dr. Carsten Jürgens / Susanne Ehneß

Zentraler Aktenschrank

Der Autor: Dr. Carsten Jürgens, Direktor Geschäftsfeldentwicklung Öffentliche Auftraggeber bei Computacenter
Der Autor: Dr. Carsten Jürgens, Direktor Geschäftsfeldentwicklung Öffentliche Auftraggeber bei Computacenter (Bild: Computacenter)

Die Liste kann beliebig verlängert werden, zeigt aber eines: Die eAkte muss als „zentraler Aktenschrank“ einer Behörde verstanden werden, auf den die Mitarbeiter mit ihren gewohnten Anwendungen zurückgreifen können. Und zwar in dem Umfang, der jeweils in der Rolle oder dem Aufgabengebiet notwendig ist. Denn wer braucht beim Zugriff auf eine Akte sämtliche Metadaten? Wann wird die Funktion gebraucht, einen Vorgang zdA zu legen?

Auf der anderen Seite müssen die Applikationen für die eAkte „ertüchtigt“ werden. Das kann eine einfache „Öffnen“- oder „Speichern unter“-Funktion sein, die direkt in die eAkte führt, oder aber eine volle Integration eines Fachverfahrens, das seine Daten mit den Metadaten der Vorgänge und Dokumente abgleicht und sich mit dem Aktensystem synchronisiert.

Und hier bieten die neuen App-Funktionen in den Standardanwendungen neue Möglichkeiten: Das kann beispielsweise eine direkte Verbindung zur eAkte in Outlook sein, die interaktiv das Aktenzeichen in der Mail erkennt und direkt den richtigen Vorgang bereitstellt, in den die Mail abgelegt werden kann. Oder eine Zeichnungs-App, die ein elektronisches Mitzeichnen ermöglicht und in der Akte hinterlegt.

eAkte optimiert die Verwaltungsprozesse

Dieser Service-orientierte Ansatz richtet sich am modularen Organisationskonzept einer modernen eVerwaltung aus. Separate Bausteine für die eAkte stellen Funktionen als „Dienste“ zur Verfügung. Werden Schnittstellenvorgaben wie CMIS befolgt, kann so sehr flexibel agiert werden. Modulare Einführungsstrategien, angepasstes Provisioning, überschaubare Migrationsszenarien, kalkulierbare Budgets und risikoärmere Investitionen sind die Konsequenz.

Geschäftsprozesse können mit der eAkte frei und effizient gestaltet werden – ohne den Vorgaben der alten Papierwelt oder dominanter Enterprise-Anwendungen entsprechen zu müssen. Das Beste daran: die Arbeit mit der eAkte ist damit sogar sehr anwenderfreundlich.

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Das Problem ist, dass die Einführung der eAkte eine organisatorische Aufgabe ist, die niemand mal...  lesen
posted am 30.07.2014 um 08:55 von Unregistriert

Dabei vergessen Sie, dass ein Großteil der Behörden gar nicht wirklich Akten führen. Darüber...  lesen
posted am 25.07.2014 um 11:19 von Unregistriert


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