Mit der eAkte zum zeitgemäßen Verwaltungsarbeitsplatz

eAkte – Grundlage der eVerwaltung

| Autor / Redakteur: Dr. Carsten Jürgens / Susanne Ehneß

Die eAkte ist die Voraussetzung einer modernen Verwaltung
Die eAkte ist die Voraussetzung einer modernen Verwaltung (Foto: Computacenter)

Die eAkte erlaubt Verwaltungen schneller und effizienter zu agieren als bisher. Sie schafft ihnen damit die Spielräume, die sie brauchen, um mit weniger Mit­arbeitern das geforderte Mehr an Aufgaben überhaupt bewältigen zu können. Doch noch immer gilt die eAkte als umständlich zu handhaben und bezüglich der Datensicherheit als nicht zuverlässig genug.

Jederzeit griffbereit – die Idee hinter der eAkte ist so simpel wie komplex: Alle Informationen zu einem Vorgang sollen so miteinander verknüpft und zentral abrufbar sein, dass dem Anwender eine ganzheitliche Sicht und ein schneller Einblick in den Vorgang möglich ist.

Dass die traditionelle, papierbasierte Schriftgutverwaltung nicht mehr zu den modernen – elektronischen und mobilen – Arbeitsmethoden passt, ist unumstritten. Auch wenn der traditionellen Aktenführung das Image des „altbackenen, verstaubten Behördentums“ anhaftet, wahrt gerade die Schriftgutverwaltung mit ihren drei großen Prämissen „Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit“ den Kern der rechtsstaatlichen Behördenkultur. Nur so ist Verwaltungshandeln transparent.

Obwohl sie genau diese Lücke schließen kann, hat es die elektronische Variante der Schriftgutverwaltung, die eAkte, noch nicht auf jeden Arbeitsplatz geschafft. Im Gegenteil: Ihr haftet das Bild einer komplizierten, umständlich zu bedienenden und den Arbeitsfluss hemmenden Anwendung an.

Basis eines modernen Arbeitsplatzes

Das passt natürlich nicht zu einem zeitgemäßen Arbeitsplatz, der bekanntlich alles andere als kompliziert ist: Stationäre und mobile Arbeitsmittel werden kombiniert, die Elemente der klassischen PC-Arbeitsplätze wie zentral verwaltete Office-Systeme, Fachanwendungen, zentrale Ablagen und Collaboration-Plattformen schauen sich die anwenderfreundlichen Errungenschaften der mobilen Betriebssysteme ab: einfache Bedienung, kleine, handliche „Apps“, die der User selber bei Bedarf aus dem App Store installieren und auch wieder löschen kann – und das unter flexibler Nutzung zentraler Infrastrukturen.

Diese Philosophie kommt immer mehr auch auf dem klassischen Desktop zum Tragen: Office 2013 bietet eine App-Schnittstelle, um spezielle Funktionen in die Anwendungen einzubinden, Sharepoint 2013 erlaubt in klassischer Portal-Denke per App das Zusammenstellen unterschiedlicher Funktionsblöcke auf einer Seite. Der Benutzer wird so wieder Herr über seinen Arbeitsplatz.

Was also sollte die eAkte mitbringen, um zeitgemäß und benutzerfreundlich zu sein? Um ihre Funktion als zentrales Schriftgutverwaltungssystem zu erfüllen, muss sie allen Anwendungen jederzeit zur Verfügung stehen. Und sie hat weitere infrastrukturelle Aufgaben zu erfüllen, beispielsweise die Steuerung der Zugriffsrechte auf Vorgänge und Dokumente oder die Schnittstelle zu digitalem Posteingang, eMail, DE-Mail und gescannter Papierpost.

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Das Problem ist, dass die Einführung der eAkte eine organisatorische Aufgabe ist, die niemand mal...  lesen
posted am 30.07.2014 um 08:55 von Unregistriert

Dabei vergessen Sie, dass ein Großteil der Behörden gar nicht wirklich Akten führen. Darüber...  lesen
posted am 25.07.2014 um 11:19 von Unregistriert


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