Entlastung durch Digitalisierung[Gesponsert]

E-Rechnungen mit KI-Unterstützung kontieren

| Autor: Volker Flohr*

Sopra Steria Consulting hat spezielle Produkte und KI-Lösungen zur teilautomatisierten Rechnungskontierung entwickelt
Sopra Steria Consulting hat spezielle Produkte und KI-Lösungen zur teilautomatisierten Rechnungskontierung entwickelt (© Sopra Steria)

Der elektronische Versand und Empfang von Rechnungen (E-Rechnung) reduziert nicht nur Porto und spart Ressourcen. Spürbare Mehrwerte für die öffentliche Verwaltung lassen sich durch eine Teilautomatisierung der Backoffice-Prozesse erzielen.

In Deutschland werden Schätzungen zufolge jährlich mehr als 30 Milliarden Rechnungen postalisch versandt. 103 Millionen Rechnungen pro Jahr entfallen auf die öffentliche Verwaltung. Insbesondere die bereits unter Druck stehende kommunale Verwaltungsebene steht mit knapp 76 Millionen Rechnungen im Jahr vor einer enormen operativen Herausforderung, den Verwaltungsaufwand sinnvoll zu reduzieren.

Mit der Einführung der E-Rechnung soll sich die Zahl drastisch verringern. Ein spürbarer Mehrwert lässt sich mit einer weitergehenden Digitalisierung des Prozesses bis ins Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (HKR) erreichen.

Durch KI unterstützte Rechnungskontierung

In einem Standardprozess eines HKR-Verfahrens müssen schnell bis zu 15 Felder manuell ausgefüllt werden – unabhängig davon, ob Rechnungsdaten per Hand oder elektronisch per XRechnung vorliegen. Dazu zählen beispielsweise Angaben für das Sachkonto, die Haushaltsstelle oder die Kostenstelle.

Mit Hilfe von Machine Learning (ML) und durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) kann diese Tätigkeit erheblich automatisiert werden, sodass sich die behördliche Rechnungskontierung wesentlich effizienter und trotzdem ausreichend rechtssicher umsetzen lässt.

Sopra Steria Consulting hat spezielle Produkte und KI-Lösungen zur teilautomatisierten Rechnungskontierung entwickelt, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Behörden spürbar von repetitiven Arbeiten zu entlasten.

Die vorhandenen Daten aus vorgenommenen Rechnungskontierungen werden extrahiert und als Trainingsdaten den ML-Algorithmen zur Verfügung gestellt. Diese erkennen Muster und Gesetzmäßigkeiten der haushaltskonformen Kontierung und erzeugen statistische Modelle. Daraus entstehen vortrainierte ML-Modelle, die sich sofort in IT-Rechenzentren der ­öffentlichen Hand einsetzen lassen. Diese Modelle werden mit behördenspezifischen Daten „nachtrainiert“ und erlauben damit eine Vorhersage, welche Kontierung zur vorliegenden Eingangsrechnung der jeweiligen behördlichen Stelle passt.

Buchhalter in der Behörde erhalten somit Buchungsvorschläge, die sie mit und ohne Änderung in die entsprechenden Transaktionen übernehmen können. Der Prozess der Kontierung im HKR-Verfahren wird damit teilautomatisiert. Die rechtlichen Bestimmungen der Bundes- und Landeshaushalts­ordnungen begrenzen den Grad der Automatisierung.

Der Nutzen der Lösung im Überblick. Sie ...

  • verkürzt Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten im Prozess.
  • verbessert Arbeitsabläufe, Qualität, Kommunikation und Informationsfluss.
  • verringert die Arbeitsbelastung in der Buchhaltung.
  • stellt das Wissen der Verwaltung zur Verfügung.
  • steigert die Anwenderakzeptanz.
  • erhöht die Datenqualität der Haushaltsdaten.
  • schafft Freiräume für Buchhalter.
  • setzt Kapazitäten für High-­Value-Tasks frei.

In einem Proof of Concept erreichten die Lösungen mit einer Wahrscheinlichkeit von mehr als 95 ­Prozent eine korrekte Vorhersage der Kontierungsdaten, ohne dass besondere Optimierungs- und Nachbearbeitungsprozesse der Echtdaten erforderlich waren.

Das Beispiel zeigt: Die Potenziale digitaler Vorhaben wie der Einführung von E-Akte und E-Rechnung lassen sich dann ausschöpfen, wenn Digitalisierung weit in die Backoffice-Prozesse hineinreicht und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlastet. Erst damit trägt sie maßgeblich zu Entbürokratisierung der öffentlichen Verwaltung bei.

*Volker Flohr ist Senior Manager Public Sector bei Sopra Steria Consulting. Er ist verantwortlich für das Thema Plattformmanagement in der öffentlichen Verwaltung.

Kontakt: public-sector.de@soprasteria.com

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