E-Mail Archiving | E-Mail-Archivierung

Die E-Mail-Archivierung ist ein systematischer Ansatz für die Speicherung und den Schutz der in E-Mails enthaltenen Daten, sodass sie zu einem späteren Zeitpunkt wiedergefunden werden

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xSuite Group GmbH

Die E-Mail-Archivierung ist ein systematischer Ansatz für die Speicherung und den Schutz der in E-Mails enthaltenen Daten, sodass sie zu einem späteren Zeitpunkt wiedergefunden werden können. In der Vergangenheit haben sich Unternehmen oft auf die End-User verlassen, wenn es um die Pflege der eigenen E-Mail-Archive ging. Die IT-Abteilung hat E-Mail zwar per Backup gesichert, damit lässt sich das Löschen von E-Mail inklusive der Attachments nicht verhindern. Außerdem lassen sich die auf Band gespeicherten E-Mails weder indizieren noch durchsuchen.

In Hinblick auf die heutigen regulatorischen Anforderungen sind viele IT-Abteilungen gezwungen, das komplette E-Mail-Archiv en gros zu verwalten, sodass Nachrichten innerhalb von Minuten wiedergefunden werden können.

Software-Anwendungen, die E-Mail auf Basis von Richtlinien verwalten, geben IT-Administratoren die Möglichkeit, große E-Mail-Archive zu verwalten, gleichzeitig den Speicherplatz auf den produktiven Mail-Servern freizugeben und die Datensicherungszeiten zu reduzieren. Diese Anwendungen umfassen in der Regel Funktionen für das Indizieren und Durchsuchen der Daten, Zugriffsprotokolle, die eine Datenspur ermöglichen für den Fall, dass eine E-Mail von den Gesetzeshütern angefordert wird und eine Lifecycle-Management-Komponente, die wie eine Art Verkehrspolizei für alle beim Unternehmen eintreffenden E-Mails fungiert.

Die Lifecycle-Management-Komponente basiert auf Regeln, die vom Administrator definiert werden. Sie legt fest, welche E-Mail-Nachrichten archiviert werden müssen, migriert die Nachrichten auf das wirtschaftlichste und effizienteste Speichermedium und löscht Nachrichten automatisch, die nicht mehr benötigt werden.

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