Gesetzeskonforme Dokumentendigitalisierung Durchgängiger Workflow sichert hohe Beweiswirkung

Redakteur: Manfred Klein

Arbeitsabläufe effizienter gestalten, den Kundenservice verbessern und Papierberge vermeiden: das sind nur einige Vorteile, die Behörden durch eine Digitalisierung papierbasierender Dokumente bereits beim Posteingang erzielen. In der zum 1. Januar 2008 in Kraft getretenen Erweiterung des § 110d, Viertes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV) hat der Gesetzgeber die Anforderungen an die elektronische Datenerfassung präzisiert.

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Die rechtssichere Digitalisierung von Dokumenten garantiert das definierte Ineinandergreifen der verschiedenen Systeme
Die rechtssichere Digitalisierung von Dokumenten garantiert das definierte Ineinandergreifen der verschiedenen Systeme
( Archiv: Vogel Business Media )

Eine zentrale Bedeutung nimmt dabei die qualifizierte Elektronische Signatur ein. Da dieser Paragraf großen Teilen des behördlichen Umfeldes als Wegweiser dient, sind viele Institutionen gefordert, ihre bislang praktizierten Verfahren auf den Prüfstand zu stellen.

Die Einbindung Elektronischer Signaturen in Verwaltungsprozesse bietet eine Reihe von Vorteilen. Im Rechnungswesen beispielsweise gewährleisten mit Elektronischen Signaturen versehene Rechnungen, dass die Vorsteuer abgezogen werden darf (UstG, § 14), sowie umfangreicher Papieraustausch und Aufwendungen für das Papierhandling (Portokosten und spätere Lagerung) vermieden werden. Auch in den Bereichen Datenerfassung und Datenarchivierung wächst die Bedeutung der Elektronischen Signatur.

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Lücken öffnen Angriffsflächen

Im Vierten Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV), § 110a, geht der Gesetzgeber auf die alternativ zur Papierform zulässige Aufbewahrung von Dokumenten in elektronischer Form ein und beschreibt die notwendigen Rahmenbedingungen. Je nach Anwendungsfall ist unter anderem der Einsatz qualifizierter Elektronischer Signaturen (siehe Kasten) verbindlich vorgeschrieben oder wird empfohlen. Den vier verschiedenen Arten der Elektronischen Signatur liegen unterschiedlich sichere Verfahren zur Signaturerstellung zugrunde, die im Streitfall unterschiedliche Beweiswerte haben.

So verlangt beispielsweise § 36 der Allgemeinen Verwaltungsvorschriften über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung (SRVwV), dass die Dokumente mit einer qualifizierten Elektronischen Signatur zu versehen sind, wenn sie vor Ablauf der entsprechenden Aufbewahrungsfrist vernichtet werden sollen. Um eine hohe Beweiswirkung der Elektronischen Signatur sicher zu stellen, hat der Gesetzgeber den diesbezüglichen § 110d des SGB V zum 1. Januar 2008 erweitert. Um Manipulationen zu verhindern, wird in der Neufassung eine Prüfung auf Übereinstimmung des elektronischen Abbildes mit dem papierbasierenden Original unmittelbar nach Herstellung der Wiedergabe und vor Vergabe der Signatur eingefordert.

Ein Aspekt, der bei Verwendung eines separaten Signatur-Servers oft nicht umgesetzt werden kann. „Bislang wurden gescannte Dokumente üblicherweise in Datenbanken oder im Filesystem gesammelt, um sie viel später en bloc über eine Signatur-Applikation zu signieren“, erläutert Enrico Entschew, Senior Partner Manager beim Anbieter von Signaturlösungen Secrypt. Aktuelle Software-Lösungen wie Crosscap Professional schließen diese Lücke im Bearbeitungsablauf, indem sie beide Abläufe, Digitalisieren und Signieren, kombinieren und für einen durchgängigen und sicheren Workflow sorgen. Zum Einsatz kommen dabei Signaturmodule spezialisierter Anbieter wie der Secrypt GmbH. Mittels komplexer Selbstprüfungsmechanismen werden eventuelle Manipulationsrisiken an der Signatur-Software ausgeschlossen.

Gesetzeskonform ohne Strukturänderungen

Die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben bei der Dokumentendigitalisierung erforderte in der Vergangenheit den Aufbau komplexer IT-Infrastrukturen mit separaten Signatur-Servern. „Bei Server-Anwendungen hat man häufig eine fest installierte Signaturkarte. Man muss in diesem Fall über organisatorische und technische Rahmenbedingungen sicherstellen, dass die zugeführten Dateien auch autorisiert sind“, erklärt Enrico Entschew.

Im Fall integrierter Scan- und Signaturlösungen sind demgegenüber keine strukturellen Änderungen der bestehenden IT-Architektur notwendig. „Der Inhaber der Signaturkarte kann von seiner gewohnten Arbeitsplatzumgebung aus – beispielsweise im Posteingang – durch einfaches Einschieben der Signaturkarte in ein entsprechendes Lesegerät die Datenerfassung mit anschließender Signatur durchführen“, beschreibt Angelo Grodzki, Produktmanager beim Satz-Rechen-Zentrum die Vorteile.

Auf diese Weise kann die Erzeugung personengebundener Signaturen im Massenbelegverfahren unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gewährleistet werden. Signiert werden jeweils nach Stichprobenprüfung freigegebene Stapel. Angelo Grodzki: „In der Praxis haben sich Sichtkontrollen zwischen 2 und 5 Prozent der gescannten Seiten bewährt.“ Die Protokolle dieser Kontrollen sollten zur Beweissicherung, das heißt zur Erhöhung des Beweiswertes, automatisch archiviert werden, eine Option, die in Crosscap Professional beispielsweise integriert ist. Während des Signaturvorganges können bereits weitere papiergebundene Dokumente gescannt werden. Vor der Übergabe der originär elektronisch signierten Dokumente kann sich zudem eine automatisierte Verifikation mit Erzeugung umfangreicher Prüfdokumentationen anschließen.

Gut beraten Einstiegshürden überwinden

Obwohl die gesetzlichen und technischen Voraussetzungen für einen breiten Einsatz Elektronischer Signaturen in der Datenerfassung gegeben sind, wird das Thema von den Behörden eher zögerlich angegangen, so die Einschätzung von Angelo Grodzki: „Um Berührungsängste abzubauen, bietet das Satz-Rechen-Zentrum deshalb neben Hardware- und Software-Produkten auch maßgeschneiderte Beratungs- und Dienstleistungspakete an, beispielsweise wenn es darum geht, Verwaltungsmitarbeiter bei der Beantragung von Karten für die qualifizierte Signatur zu unterstützen.“

Der zukünftige Besitzer eines Schlüsselpaares zur Erzeugung qualifizierter Signaturen erhält das Schlüsselpaar durch die Beantragung bei einem Trustcenter. Qualifizierte Zertifikate werden ausschließlich an natürliche, nicht an juristische Personen ausgegeben. Es bedarf eines sehr umfangreichen Identifizierungsprozesses des Antragstellers durch das Trustcenter. Dies wird durch persönliches Vorstellen beim Trustcenter, bei einer Registrierungsstelle beziehungsweise durch das PostIdent-Verfahren mit einhergehender Rechtsbelehrung bei der Antragstellung umgesetzt. Der Antragsteller kann das gewünschte Zertifikat bei Antragstellung in seinen Rechtsfolgen beschränken, beispielsweise „Dieses Zertifikat dient ausschließlich der Dokumentation, das ein elektronisches Abbild mit dem papiergebundenen Ursprungsdokument übereinstimmt“, sodass bei späterer Signaturerzeugung signierte Rechnungen entsprechende Rechtsfolgen entfalten, aber Verträge beispielsweise nicht.

„Der Einsatz integrierter Scan- und Signaturlösungen trägt maßgeblich dazu dabei, die Massenbelegerfassung zu beschleunigen und sichert Signaturgesetz-konform, das heißt, mit höchstem Beweiswert, die vollständige Authentizität und Integrität der Dokumente. Für Behörden und Öffentliche Verwaltungen bedeutet das eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis“, resümiert Angelo Grodzki.?

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