Gesetzeskonforme Dokumentendigitalisierung

Durchgängiger Workflow sichert hohe Beweiswirkung

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Gesetzeskonform ohne Strukturänderungen

Die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben bei der Dokumentendigitalisierung erforderte in der Vergangenheit den Aufbau komplexer IT-Infrastrukturen mit separaten Signatur-Servern. „Bei Server-Anwendungen hat man häufig eine fest installierte Signaturkarte. Man muss in diesem Fall über organisatorische und technische Rahmenbedingungen sicherstellen, dass die zugeführten Dateien auch autorisiert sind“, erklärt Enrico Entschew.

Im Fall integrierter Scan- und Signaturlösungen sind demgegenüber keine strukturellen Änderungen der bestehenden IT-Architektur notwendig. „Der Inhaber der Signaturkarte kann von seiner gewohnten Arbeitsplatzumgebung aus – beispielsweise im Posteingang – durch einfaches Einschieben der Signaturkarte in ein entsprechendes Lesegerät die Datenerfassung mit anschließender Signatur durchführen“, beschreibt Angelo Grodzki, Produktmanager beim Satz-Rechen-Zentrum die Vorteile.

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Auf diese Weise kann die Erzeugung personengebundener Signaturen im Massenbelegverfahren unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften gewährleistet werden. Signiert werden jeweils nach Stichprobenprüfung freigegebene Stapel. Angelo Grodzki: „In der Praxis haben sich Sichtkontrollen zwischen 2 und 5 Prozent der gescannten Seiten bewährt.“ Die Protokolle dieser Kontrollen sollten zur Beweissicherung, das heißt zur Erhöhung des Beweiswertes, automatisch archiviert werden, eine Option, die in Crosscap Professional beispielsweise integriert ist. Während des Signaturvorganges können bereits weitere papiergebundene Dokumente gescannt werden. Vor der Übergabe der originär elektronisch signierten Dokumente kann sich zudem eine automatisierte Verifikation mit Erzeugung umfangreicher Prüfdokumentationen anschließen.

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