Gesetzeskonforme Dokumentendigitalisierung

Durchgängiger Workflow sichert hohe Beweiswirkung

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Lücken öffnen Angriffsflächen

Im Vierten Buch Sozialgesetzbuch (SGB IV), § 110a, geht der Gesetzgeber auf die alternativ zur Papierform zulässige Aufbewahrung von Dokumenten in elektronischer Form ein und beschreibt die notwendigen Rahmenbedingungen. Je nach Anwendungsfall ist unter anderem der Einsatz qualifizierter Elektronischer Signaturen (siehe Kasten) verbindlich vorgeschrieben oder wird empfohlen. Den vier verschiedenen Arten der Elektronischen Signatur liegen unterschiedlich sichere Verfahren zur Signaturerstellung zugrunde, die im Streitfall unterschiedliche Beweiswerte haben.

So verlangt beispielsweise § 36 der Allgemeinen Verwaltungsvorschriften über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung (SRVwV), dass die Dokumente mit einer qualifizierten Elektronischen Signatur zu versehen sind, wenn sie vor Ablauf der entsprechenden Aufbewahrungsfrist vernichtet werden sollen. Um eine hohe Beweiswirkung der Elektronischen Signatur sicher zu stellen, hat der Gesetzgeber den diesbezüglichen § 110d des SGB V zum 1. Januar 2008 erweitert. Um Manipulationen zu verhindern, wird in der Neufassung eine Prüfung auf Übereinstimmung des elektronischen Abbildes mit dem papierbasierenden Original unmittelbar nach Herstellung der Wiedergabe und vor Vergabe der Signatur eingefordert.

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Ein Aspekt, der bei Verwendung eines separaten Signatur-Servers oft nicht umgesetzt werden kann. „Bislang wurden gescannte Dokumente üblicherweise in Datenbanken oder im Filesystem gesammelt, um sie viel später en bloc über eine Signatur-Applikation zu signieren“, erläutert Enrico Entschew, Senior Partner Manager beim Anbieter von Signaturlösungen Secrypt. Aktuelle Software-Lösungen wie Crosscap Professional schließen diese Lücke im Bearbeitungsablauf, indem sie beide Abläufe, Digitalisieren und Signieren, kombinieren und für einen durchgängigen und sicheren Workflow sorgen. Zum Einsatz kommen dabei Signaturmodule spezialisierter Anbieter wie der Secrypt GmbH. Mittels komplexer Selbstprüfungsmechanismen werden eventuelle Manipulationsrisiken an der Signatur-Software ausgeschlossen.

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