Konica Minolta übernimmt Print Services für Wohnungsbaugesellschaft Drucker im Amt: Systemlandschaft aus einer Hand

Redakteur: Gerald Viola

Die Wohnungsbaugesellschaft Arnstadt verwaltet als kommunales Unternehmen rund 3.700 Wohn- und Gewerbeeinheiten unterschiedlichster Kategorie. Dabei produziert sie ein Druckvolumen von rund 23.000 Seiten pro Monat. Im Juli 2010 begann beim langjährigen Konica Minolta-Kunden nach einer umfassenden Bestandsaufnahme die Umsetzungsphase der Optimized Print Services.

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( Archiv: Vogel Business Media )

Die maßgeschneiderte Komplettlösung aus insgesamt elf Systemen ersetzt die alte Infrastruktur sechs verschiedener Hersteller. Die Folge: Effizientere Arbeitsprozesse durch optimierte Systemstandorte und den Komplettservice. Durch weniger und optimal ausgelastete Systeme konnten durchschnittlich 22 Prozent der monatlichen Druckkosten eingespart werden.

Ein Bummel durch das 1.300 Jahre alte, am Fuße des Thüringer Waldes gelegene Arnstadt zeigt schmale Gassen, selbstbewusste Renaissancebauten, wertvolle sakrale Bauwerke und moderne Wohnungen neben historischen Bürgerhäusern.

Das Spektrum des Immobilienbestands der kommunalen Wohnungsbaugesellschaft der Stadt spiegelt das wider: Die rund 3.700 Wohnung Gewerbeeinheiten bieten einen reizvollen Mix aus Historie und Modernität, sei es in landschaftlich attraktiven oder auch zentrumsnahen Lagen. 28 Mitarbeiter beschäftigt das Unternehmen, dessen einziger Gesellschafter die Stadt ist.

Als Dienstleister für die Kommune Arnstadt verwaltet die Gesellschaft zusätzlich städtische Gärten und Garagenstandorte. Auch jenseits städtischer Dienste betätigt sich das Unternehmen und bietet seine Expertise rund um die professionelle Wohnungswirtschaft erfolgreich am Immobilienmarkt an: Die WBG Arnstadt ist als Sanierungsträger zugelassen, modernisiert vorrangig ihren eigenen Wohnungsbestand und errichtet Neubauten.

Effizienzdefizite durch heterogene Systemlandschaft

„Mit nur 28 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in vier Sachgebieten verwalten wir rund 3.700 Wohneinheiten und sind zusätzlich noch als Dienstleister am Drittmarkt tätig. Das geht nur mit einem eingespielten Team. Da können wir es uns nicht leisten, ineffektiv zu arbeiten. Unsere gesamten internen Prozesse müssen effizient ablaufen. Dazu gehört auch die optimal angepasste IT-Infrastruktur. Sie muss Teil der Lösung sein und darf uns nicht zusätzlich Arbeit bescheren. Das gilt insbesondere auch für die tägliche Produktion unserer Printdokumente“, sagt Andreas Adolf, Geschäftsführer der Wohnungsbaugesellschaft.

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Natürlich spielen für den gelernten Diplom-Ingenieur auch die Kosten eine zentrale Rolle: „Neben dem kaufmännischen Bereich fällt im Sachgebiet Wohnungsverwaltung täglich eine Vielzahl von Dokumenten, wie Mietverträge oder Rechnungen für Neben- und Betriebskosten an. Druckkosten sind deshalb ein nicht unwesentlicher Teil unserer eigenen Betriebskosten. Die müssen wir deshalb ständig im Blick halten.“ Ein Handicap dabei stellte die bisherige Gerätelandschaft dar.

Sie war „historisch“ entstanden und bestand zu Beginn des Projekts aus 21 Systemen sechs unterschiedlicher Lieferanten. So kamen vier Kopierer, sieben Farbdrucker, acht Schwarzweißdrucker und zwei Faxe zusammen. Das erforderte eine aufwendige Verwaltung. Ressourcen wurden gebunden und höherer Zeitaufwand entstand durch die Bearbeitung einer Vielzahl von Rechnungen, unterschiedliche Ansprechpartner sowie andersartige Bedienweisen. Auch Verbrauchsmaterialien mussten jeweils einzeln bestellt und abgerechnet werden.

Ist-Zustand wird zu passgenauer Systemlandschaft

Vier Arbeitsgruppensysteme (bizhub C280 und C220) übernehmen seit Oktober 2010 für vorerst 72 Monate das Gros der monatlich rund 23.000 Ausdrucke. Die Systeme sind speziell für Büros und Arbeitsgruppen konzipiert, in denen sie mittlere Volumen in Farbe und Schwarzweiß drucken.

Ergänzt werden sie durch sechs leistungsstarke Farblaserdrucker und All-in-One-Systeme der Modelle bizhub C10P und C20 sowie einen Schwarzweißlaserdrucker bizhub 40P. Diese Hardwarezusammenstellung und auch ihre Aufstellung im Gebäude ist das Ergebnis einer umfangreichen Analyse und eines detaillierten Beratungs- und Planungsprozesses durch Konica Minolta im Rahmen von Optimized Print Services.

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In einem ersten Schritt wurde der Ist-Zustand akribisch dokumentiert: Anzahl und Standorte der Systeme sowie deren Zählerstände. Auf den drei Etagen im Kundenservicezentrum wurden die Laufwege erfasst. In jedem Büro wurde das aktuelle Druckvolumen an jedem Arbeitsplatz analysiert. In persönlichen Gesprächen mit den Mitarbeitern wurde jeweils der tatsächliche Druck-, Fax- und Kopierbedarf ermittelt.

Auch direkte Kosten für Verbrauchsmaterial, Reparaturen und Lagerhaltung sowie indirekte Kosten für Energieverbrauch, Administrationsaufwand und Trainings flossen in die Bestandsaufnahme ein. Die aufgenommenen Daten wurden analysiert und bewertet:

  • Wie funktional und ökonomisch ist dieser aktuelle Zustand?
  • Wie könnte er besser aussehen?
  • Wie passt diese Option zum Betriebsalltag der Mitarbeiter?
  • Hilft eine Druckinsel im Flur der zweiten Etage mit einem Arbeitsgruppensystem bizhub C280 oder ist seine Leistung an dieser Stelle überdimensioniert und ergeben sich daraus für die Mitarbeiter längere Wege als vorher?

Stück für Stück entstand so in Arnstadt eine absolut passgenaue Print-Infrastruktur, die Arbeitsökonomie und Kosteneffizienz vereint. Nach der Installation durchlief sie eine Testphase: Dabei ging es nicht nur um die reibungslose technische Funktion und das Zusammenspiel der Systeme. Es wurden zudem auch alle Handlungsanweisungen dokumentiert, um als Basis für die Mitarbeiterschulung zu dienen.

Höhere Produktivität und geringere Kosten

Die tägliche Praxis im Büroalltag der Wohnungsbaugesellschaft sieht nun anders aus: Es sind weniger Systeme vorhanden, dennoch ist es nicht mehr so weit bis zum nächsten Drucker. Alle aufgestellten Office-Lösungen sind effizient ausgelastet und in ihrer Leistungsfähigkeit passgenau auf ihre spezielle Aufgabe abgestimmt. Service und Support kommen aus einer Hand.

„Höhere Arbeitsproduktivität und Effizienz der Mitarbeiter und gleichzeitig reduzierte Betriebskosten. Das klang für uns als mittelständisches Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl an Mitarbeitern und Druckern zu Beginn schon etwas sehr optimistisch. Doch letztendlich trifft das den Kern“, sagt Andreas Adolf schmunzelnd.

„Bisher liefen bei uns im Haus Maschinen sechs unterschiedlicher Hersteller. Jetzt besitzen wir eine einheitliche Systemlandschaft. Allein schon die externe Wartung aus einer Hand erleichtert uns die internen Abläufe und reduziert Kosten.“

Über den Betrachtungszeitraum von 72 Monaten werden so durchschnittlich 22 Prozent der monatlichen Druckkosten eingespart. Konkret heißt das: Die ursprünglichen, sich monatlich auf knapp 1.300 Euro belaufenden Druck- und Kopierkosten wurden um etwa 330 Euro reduziert.

Andreas Adolf betont abschließend noch einen anderen Aspekt: „Dienstleistung und Beratung sind immer auch Vertrauenssache. Von Anfang an hat die Chemie zwischen Konica Minolta und uns gestimmt. Sowohl bei Beratung, Umsetzung und Service fühlen wir uns jederzeit gut aufgehoben. Das war und ist für uns von zentraler Bedeutung.“

Das ist auch eine gute Basis für die weitere Zusammenarbeit. Denn Optimized Print Services endet nicht nach der Implementierung der Systeme und dem Training der Nutzer. Als kontinuierlicher Prozess angelegt, führt künftig jede Änderung der Arbeitsabläufe in der Wohnungsbaugesellschaft Arnstadt für das Konica Minolta-Team zur gleichen Fragestellung: Wie passen wir die Druckprozesse erneut optimal an?

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