Konica Minolta übernimmt Print Services für Wohnungsbaugesellschaft

Drucker im Amt: Systemlandschaft aus einer Hand

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In einem ersten Schritt wurde der Ist-Zustand akribisch dokumentiert: Anzahl und Standorte der Systeme sowie deren Zählerstände. Auf den drei Etagen im Kundenservicezentrum wurden die Laufwege erfasst. In jedem Büro wurde das aktuelle Druckvolumen an jedem Arbeitsplatz analysiert. In persönlichen Gesprächen mit den Mitarbeitern wurde jeweils der tatsächliche Druck-, Fax- und Kopierbedarf ermittelt.

Auch direkte Kosten für Verbrauchsmaterial, Reparaturen und Lagerhaltung sowie indirekte Kosten für Energieverbrauch, Administrationsaufwand und Trainings flossen in die Bestandsaufnahme ein. Die aufgenommenen Daten wurden analysiert und bewertet:

  • Wie funktional und ökonomisch ist dieser aktuelle Zustand?
  • Wie könnte er besser aussehen?
  • Wie passt diese Option zum Betriebsalltag der Mitarbeiter?
  • Hilft eine Druckinsel im Flur der zweiten Etage mit einem Arbeitsgruppensystem bizhub C280 oder ist seine Leistung an dieser Stelle überdimensioniert und ergeben sich daraus für die Mitarbeiter längere Wege als vorher?

Stück für Stück entstand so in Arnstadt eine absolut passgenaue Print-Infrastruktur, die Arbeitsökonomie und Kosteneffizienz vereint. Nach der Installation durchlief sie eine Testphase: Dabei ging es nicht nur um die reibungslose technische Funktion und das Zusammenspiel der Systeme. Es wurden zudem auch alle Handlungsanweisungen dokumentiert, um als Basis für die Mitarbeiterschulung zu dienen.

Höhere Produktivität und geringere Kosten

Die tägliche Praxis im Büroalltag der Wohnungsbaugesellschaft sieht nun anders aus: Es sind weniger Systeme vorhanden, dennoch ist es nicht mehr so weit bis zum nächsten Drucker. Alle aufgestellten Office-Lösungen sind effizient ausgelastet und in ihrer Leistungsfähigkeit passgenau auf ihre spezielle Aufgabe abgestimmt. Service und Support kommen aus einer Hand.

„Höhere Arbeitsproduktivität und Effizienz der Mitarbeiter und gleichzeitig reduzierte Betriebskosten. Das klang für uns als mittelständisches Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl an Mitarbeitern und Druckern zu Beginn schon etwas sehr optimistisch. Doch letztendlich trifft das den Kern“, sagt Andreas Adolf schmunzelnd.

„Bisher liefen bei uns im Haus Maschinen sechs unterschiedlicher Hersteller. Jetzt besitzen wir eine einheitliche Systemlandschaft. Allein schon die externe Wartung aus einer Hand erleichtert uns die internen Abläufe und reduziert Kosten.“

Über den Betrachtungszeitraum von 72 Monaten werden so durchschnittlich 22 Prozent der monatlichen Druckkosten eingespart. Konkret heißt das: Die ursprünglichen, sich monatlich auf knapp 1.300 Euro belaufenden Druck- und Kopierkosten wurden um etwa 330 Euro reduziert.

Andreas Adolf betont abschließend noch einen anderen Aspekt: „Dienstleistung und Beratung sind immer auch Vertrauenssache. Von Anfang an hat die Chemie zwischen Konica Minolta und uns gestimmt. Sowohl bei Beratung, Umsetzung und Service fühlen wir uns jederzeit gut aufgehoben. Das war und ist für uns von zentraler Bedeutung.“

Das ist auch eine gute Basis für die weitere Zusammenarbeit. Denn Optimized Print Services endet nicht nach der Implementierung der Systeme und dem Training der Nutzer. Als kontinuierlicher Prozess angelegt, führt künftig jede Änderung der Arbeitsabläufe in der Wohnungsbaugesellschaft Arnstadt für das Konica Minolta-Team zur gleichen Fragestellung: Wie passen wir die Druckprozesse erneut optimal an?

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