Effiziente und sichere Druckumgebungen in der Öffentlichen Verwaltung

Druckdatenschutz auch im Netzwerk

17.03.2009 | Autor / Redakteur: Ralf Kummetz / Gerald Viola

PIN-geschützter Druck sichert die Vertraulichkeit der Daten
PIN-geschützter Druck sichert die Vertraulichkeit der Daten

Der Weg zur Optimierung: Drei Stufen zum Erfolg

Um Workflows und Prozesse in Behörden zu optimieren, ist ein auf die Anforderungen abgestimmtes Konzept zwingend notwendig. Im ersten Schritt erfolgt das Erfassen von Anforderungen und des Ist-Zustands. Auf dieser Basis wird ein Vorschlag für den gezielten Einsatz von Geräten und Funktionen ausgearbeitet. Dabei handelt es sich um einen ganzheitlichen Ansatz: Drucker, Multifunktionsgeräte, Farbe und A3 sind ebenso Bestandteil wie Kommunikationsprozesse, Dokumentenerfassung, Flottenmanagement und Sicherheitskonzepte.

Der zweite Schritt erfasst den Betrieb der Endgeräte. Standardprodukte wie HP WebJet Admin sorgen für enorme Einsparmöglichkeiten. Mit dem netzwerkorientierten Werkzeug verwalten Administratoren die gesamte Geräteflotte effizient, geringere Kosten für Administration und Helpdesk sind die Folge.

Das größte Einsparpotenzial liegt im Bereich der Arbeitsprozesse. Über die HP Managed Print Services wird die Bestellung von Toner, Service und Wartungskits automatisiert. Der Vorteil: Es wird nur wirklich benötigtes Verbrauchsmaterial geliefert – hohe Lagerkosten entfallen ebenso wie die Optimierung von Ressourcen in der Büroadministration. Die damit verbundene verbrauchsorientierte Abrechnung eliminiert zusätzlich versteckte Kosten und zeigt weitere Einsparpotenziale für die Behörde auf. Dieses Abrechnungsmodell honoriert einen kostensparenden Umgang mit Ausdrucken und zeigt, dass die meisten Dokumente mit geringeren Deckungswerten, als bei den starren Klickpreismodellen zugrunde gelegt sind, ausgedruckt werden. Das führt zu erheblichen Kosteneinsparungen gefolgt durch Rückzahlungen beziehungsweise der Verringerung von zukünftigen Monatsraten. Und es ermöglicht natürlich für die Zukunft eine exakte Planung der Budgets in der Druck- und Kopierumgebung.

In einem dritten Schritt werden die internen Arbeitsprozesse in Angriff genommen und weiter verbessert. Dies erfolgt über die Analyse der internen Arbeitsabläufe, um dann Technologien wie Dokumentenerfassung zu implementieren. In vielen Organisationen ist das Zusammenfassen von verschiedenen Funktionen auf wenige Geräteklassen der erste Schritt zur Kosteneinsparung.

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