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Effiziente und sichere Druckumgebungen in der Öffentlichen Verwaltung

Druckdatenschutz auch im Netzwerk

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Wo bleibt die Sicherheit?

Sicherlich denkt man beim Thema IT-Sicherheit nicht sofort an die Druck- und Kopierumgebung. Typische Schwachstellen sind dennoch offensichtlich: Vertrauliche Dokumente dürfen nicht jedermann zugänglich sein, die Gerätekonfiguration nicht von jedem vorgenommen werden. Weitere Punkte sind die Verteilung von vertraulichen Informationen, Network Sniffing oder auch der Diebstahl von Hardware.

Die Konsolidierung auf einen kleineren Gerätepark bringt automatisch die Frage nach der Sicherheit der Dokumente mit sich. Stand bisher fast jedem Mitarbeiter ein Drucker an seinem Arbeitsplatz zur Verfügung, sind die Wege zum Ausdruck nach der Reduzierung auf weniger Geräte nun länger. Hier muss sichergestellt sein, dass die Ausdrucke auch nur bei dem Mitarbeiter landen, der sie in Auftrag gegeben hat. Für HP sind die Sicherheitsaspekte fester Bestandteil seiner Multifunktionsgeräte und Lösungen. Die HP LaserJet Drucker und MFPs unterstützen eine breite Palette von standardmäßigen Sicherheitsprotokollen. Darüber hinaus bieten sie praxisorientierte Sicherheitsfunktionen und -lösungen. Folgende Aspekte spielen bei der Entwicklung einer Sicherheitsstrategie eine große Rolle: Ein Missbrauch zum Beispiel zum privaten Zweck muss von der ersten Minute der Inbetriebnahme unmöglich und der Druck von vertraulichen Daten jederzeit garantiert sein.

Druckdaten sind im Netzwerk auf vielfältige Weise gefährdet: ein Dokument bleibt im Ausgabeschacht eines Druckers liegen oder ist ein temporäres oder permanentes Überbleibsel nach Scan-, Kopier- oder Druckdatenspeicherung. Der PIN-geschützte Druck verhindert das erste Problem: Mithilfe dieser Funktion wird ein Druckjob nur gedruckt, wenn der Mitarbeiter eine ihm zugewiesene Identifikationsnummer (PIN) über das Bedienfeld eingibt. HP unterscheidet zwischen privaten und gespeicherten Jobs. Private Jobs werden automatisch aus dem Speicher gelöscht, nachdem eine Freigabe zum Druck erfolgt ist, gespeicherte Aufträge bleiben erhalten. Jobs lassen sich auch auswählen und löschen, ohne zuvor gedruckt zu sein. Der PIN-Code lässt sich bereits in den Grundeinstellungen des Druckertreibers vom Nutzer auf seinem PC fest einstellen. Er kann aber auch bei jedem Druck geändert werden. Druckjobs, die mit demselben PIN gespeichert wurden, lassen sich gemeinsam auslösen. Weitere Möglichkeiten für die Authentifizierung des Nutzers sind beispielsweise die Eingabe eines Benutzernamens und Passworts, Zugangskarten oder der biometrische Fingerabdruck. Neben der Sicherheit und einer geringeren Anzahl an vergessenen Dokumenten besteht ein weiterer Vorteil der Authentifizierung durch den Nutzer in der Nutzung eines jedes Gerätes – unabhängig von dessen Standort.

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