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Effiziente und sichere Druckumgebungen in der Öffentlichen Verwaltung Druckdatenschutz auch im Netzwerk

Autor / Redakteur: Ralf Kummetz / Gerald Viola

Ohne Zweifel fordern Bürger von ihren Behörden heute mehr Leistungen als je zuvor. Die Erwartungen sind dabei sehr komplex und vielfältig. Ähnlich wie bei Banken oder Telekommunikationsunternehmen wünschen sich die Bürger einen einfachen und übersichtlichen Zugriff auf Informationen und Services aus einer Hand. Dazu sind schnelle und automatisierte Prozesse beim Ablegen und Abrufen von Dokumenten notwendig.

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Es liegt an den Behörden, ihre Abteilungen und Agenturen so zu strukturieren, dass sie schnell reagieren und Informationen besser kommunizieren können. Ein hoher Sicherheitsanspruch hat höchste Priorität.

Diese Anforderungen treffen die Behörden in einer denkbar ungünstigen finanziellen Lage sowie schwierigen Budget-Zyklen. Gerade die IT-Abteilung erfährt einen enormen Druck zur Kostensenkung, Konsolidierung der Hardware, Vereinfachung von Prozessen, Verbesserung der Netzwerksicherheit und zur Verschlankung des Managements. Besonders bei der Verwaltung von Bildbearbeitungs- und Druck-Ressourcen haben es die IT-Administratoren häufig mit einer Ansammlung stark verteilter Druckeinrichtungen zu tun, die im Laufe der Zeit entsprechend dem individuellen Bedarf der Abteilungen angeschafft und an das Netzwerk angeschlossen wurden.

Die Kosten für Drucker und Kopierer bleiben im Dunkeln

Die meisten großen Organisationen haben keine Vorstellung davon, wie hoch die Kosten für ihre Druckerumgebung sind. Laut einer Studie des Marktforschungsinstitutes IDC aus dem Jahr 2005 werden die meisten Drucker fünf Prozent der Zeit von Einzelpersonen genutzt. Für eine effektive Umgebung sind 12 bis 25 Prozent Auslastungszeit pro Gerät erforderlich. Zudem kosten veraltete Druck-, Kopier- und Scan-Einrichtungen mehr Geld als neuere Geräte, bieten dabei aber keine ausreichenden Verwaltungsfunktionen.

Nur ein Drittel aller Behörden protokollieren ihre Kosten für IT-Helpdesk und Support im Zusammenhang mit Druckerlösungen. Die Studie zeigt außerdem, dass Produktion, Verteilung und Speicherung, sowie der Abruf und die Neuverwendung von Informationen ein bis fünf Prozent des Budgets einer Behörde ausmachen, wenn sie nicht effizient verwaltet werden.

Die Herausforderung liegt ganz klar darin, einen detaillierten Überblick über die Ressourcen der Druck- und Kopierumgebung organisationsübergreifend zu erhalten, und eine Strategie zu entwickeln, durch sich die Druckerarchitektur kostengünstig verwalten, unterstützen und sichern lässt.

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