Brandenburgische Technische Universität

Dokumentenmangement verkürzt hochschulinterne Geschäftsprozesse

| Autor / Redakteur: Frank Zscheile / Gerald Viola

Das DMS kommt auch für die Ablage von Veranstaltungsanmeldungen zum Einsatz und ermöglicht so einem großen Nutzerkreis orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf die Anmeldungen. „Im nächsten Schritt werden wir die Umsetzung des Genehmigungsdurchlaufs als Workflow realisieren“, erklärt Yvonne Buder.

Aktuell erfolgt auch die Einrichtung eines digitalen Vertragsmanagements mit d.3. Diese ermöglicht einen transparenten Überblick über alle aktiven Verträge, Fristen sowie Laufzeiten über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg. Das System soll laufend über aktuelle Vorgänge und Vertragsverpflichtungen informieren. Kündigungs- oder Verlängerungstermine können nicht mehr ungesehen verstreichen, denn d.3 gibt Verträge rechtzeitig vor Frist­ablauf automatisch in die Wiedervorlage.

In Vorbereitung ist die Erstellung eines hochschulweiten Aktenplans. „Hierfür müssen wir noch diverse Vorüberlegungen anstellen“, sagt Yvonne Buder, Mitarbeiterin in der Stabsstelle Controlling, Innenrevision und Bauplanung: „Welche Dokumente und Akten werden im d.3-System benötigt? Welche Attributfelder sollen den Dokumenten und Akten zugeordnet werden, wie soll ihre h­ierarchische Struktur aussehen?“ Fest steht jedoch, dass der einheitliche Aktenplan auf Basis des d.3-Systems zügig eingerichtet werden soll.

Eigene Anwendungen per HIS-Connector angebunden

Das Thema der Rechnungsbearbeitung mittels früher Erfassung hat die BTU zunächst zurückgestellt. Gleichwohl nutzt sie den von codia entwickelten Connector zur HIS-Software, der bundesweit führenden Hochschulanwendung der HIS GmbH, die in verschiedenen Modulen auch in Cottbus im Einsatz ist. Der im d.3-System integrierte HIS-Connector ist ein Datendienst zur Übernahme relevanter Datenfelder aus der HIS-Datenbank.

Er lässt sich jedoch auch für andere Anwendungen nutzen. Die BTU bindet das d.3-System damit an ein Fachverfahren an, eine Kalkulationsdatenbank für die Nachweisführung zur EU-Trennung.

Für jede Kalkulationsnummer wird über den HIS-Connector im d.3 automatisch eine Kalkulationsakte angelegt, in der wiederum sämtliche digitalen kalkulationsbezogenen Dokumente abgelegt werden, auf die aus der Fachanwendung heraus zugegriffen werden kann – „ein gutes Beispiel dafür, wie über den HIS-Connector auch andere Anwendungen als die HIS-Software durch DMS-Funktionen ergänzt werden können“, sagt Yvonne Buder.

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